8.3.1. Общие требования к заполнению карточек по есн

Первое требование. Все показатели в карточках рекомендуется отражать в рублях и копейках (абз. 8 - 11 раздела "Общие положения" Порядка заполнения форм). Именно так предписывают делать контролирующие органы (см., например, Письма Минфина России от 07.05.2008 N 03-04-06-02/45, от 17.03.2008 N 03-04-06-02/31, от 01.06.2007 N 03-04-02-02/7, ФНС России от 20.02.2009 N 3-6-02/46, УФНС России по г. Москве от 19.03.2008 N 21-11/025865@).

Однако показатели карточек затем переносятся в налоговую декларацию или расчет авансовых платежей, где все значения указываются в полных рублях (п. 2 разд. 1 Порядка заполнения налоговой декларации по единому социальному налогу для налогоплательщиков, производящих выплаты физическим лицам, утвержденного Приказом Минфина России от 29.12.2007 N 163н; п. 2 разд. 1 Порядка заполнения Расчета авансовых платежей по единому социальному налогу для налогоплательщиков, производящих выплаты физическим лицам, утвержденного Приказом Минфина России от 09.02.2007 N 13н). По общему правилу значение показателя 50 коп. и больше округляется до целого рубля, а значение показателя меньше 50 коп. отбрасывается <2>.

--------------------------------

<2> С 1 января 2008 г. аналогичный порядок округления сумм ЕСН (авансовых платежей) прописан и в Налоговом кодексе РФ. Так, согласно абз. 2 п. 4 ст. 243 НК РФ (в ред. Федерального закона от 24.07.2007 N 216-ФЗ) сумма налога (авансовых платежей по налогу), подлежащая перечислению в федеральный бюджет и соответствующие государственные внебюджетные фонды, определяется в полных рублях. Сумма налога (сумма авансовых платежей по налогу) менее 50 коп. отбрасывается, а сумма 50 коп. и более округляется до полного рубля.

Поэтому округлять значения показателей можно уже на стадии заполнения индивидуальных карточек. Чиновники в некоторых разъяснениях не исключают такую возможность (Письма Минфина России от 07.05.2008 N 03-04-06-02/45, от 17.03.2008 N 03-04-06-02/31), но настоятельно рекомендуют вести индивидуальный учет в рублях и копейках.

Второе требование. Карточки заполняются по итогам каждого месяца перед уплатой авансовых платежей и (или) подачей налоговой отчетности по ЕСН.

Показатели в карточках отражаются за каждый календарный месяц налогового (расчетного) периода в отдельности, а также за весь период нарастающим итогом с его начала. В связи с этим графа 1 таблиц всех карточек имеет такой формат.

Месяц, период

...

1

2

Январь

за месяц

с начала года

Февраль

за месяц

с начала года

...

...

...

Декабрь

за месяц

с начала года

Исключение из данного правила - графы, в которых отражаются ставки налога (графы 8, 10, 12) и тарифы страховых взносов на ОПС (графы 18, 19). В них показатели отражаются только по строке "с начала года".

Значение строки "с начала года" в каждом месяце по общему правилу рассчитывается суммированием показателя строки "за месяц" по истекшему месяцу и показателя строки "с начала года" по месяцу, предшествующему истекшему. Это правило не касается граф, для которых предусмотрен особый порядок заполнения строк. Например, граф, в которых приводятся суммы исчисленных авансовых платежей.

Третье требование. Если в налоговом периоде какие-либо сведения из тех, которые приводятся в карточках перед таблицами, изменились (например, адрес места жительства, должность и др.), то новые данные указываются в карточках через запятую после ранее приведенных данных.

Четвертое требование. Заполнять графы таблиц в карточках нужно только при наличии соответствующих показателей. Если каких-то показателей нет, графу можно оставить пустой, поставить в ней прочерк либо вписать нули. Нули рекомендуем проставлять только там, где в принципе может отражаться конкретная сумма (выплат, налога и т.д.). Например, в графах, где указываются налоговые ставки ЕСН, незаполненные строки лучше оставлять пустыми.