14. Бухгалтерским учет материалов 14.1. Организация бухгалтерского учета материалов

Бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) ведется с учетом Закона Республики Беларусь О бухгалтерском учете и отчетно­сти, Инструкции по ведению бухгалтерского учета в банках, располо­женных на территории Республики Беларусь, утвержденной постановле­нием Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 19 сентября 2005 г. № 283 (с изменениями и дополнениями), Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлени­ем Министерства финансов Республики Беларусь от 17 июля 2007 г. № 114 с изменениями и дополнениями), других актов законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов банка.

Основными задачами бухгалтерского учета ТМЦ являются:

• отражение в бухгалтерском учете фактической стоимости ТМЦ;

• правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению, использованию и остаткам ТМЦ;

• контроль за сохранностью ТМЦ в местах хранения (эксплуатации) и mi всех этапах их движения;

• контроль за соблюдением необходимых норм запасов ТМЦ, обеспе­чивающих бесперебойное оказание услуг банком;

• своевременное выявление излишних ТМЦ с целью их возможной реализации или определения иных возможностей вовлечения в хозяйственный оборот;

• проведение анализа эффективности использования ТМЦ.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету ТМЦ:

• сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия ТМЦ как в натуральном, так и в денеж­ном выражении;

• оперативность (своевременность) учета ТМЦ;

• соответствие данных аналитического учета синтетическому учету на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

• соответствие данных складского учета и оперативного учета движе­ния ТМЦ данным бухгалтерского учета.

Необходимыми условиями осуществления контроля за сохранностью ТМЦ являются:

• наличие должным образом оборудованных складов или специально приспособленных площадок (для ТМЦ открытого хранения);

• размещение ТМЦ по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типосорторазмерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида ТМЦ следу­ет прикреплять, ярлык с указанием данных о находящихся товарно- материальных ценностях;

• оснащение мест хранения ТМЦ весовыми, измерительными при­борами;

• определение перечня лиц, ответственных за приемку и отпуск ТМЦ, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за со­хранность вверенных им ТМЦ;

• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов ТМЦ, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз ТМЦ со склада;

• установление четкой системы документооборота и строгого порядка оформления операций по движению ТМЦ;

• проведение в надлежащие сроки в установленном порядке инвента­ризации, а также контрольных выборочных проверок наличия ТМЦ на складе и в эксплуатации и своевременное отражение в бухгалтерском уче­те результатов инвентаризации и проверок.

Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих банку ТМЦ используется балансовый счет 5600 «Материалы». Данный счет предназначен для учета принадлежащих банку:

• материалов для ремонта зданий;

• строительных материалов;

• запасных частей и агрегатов к машинам и оборудованию;

• автомобильных шин;

• инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и дру­гих средств труда, которые включаются в состав средств в обороте;

• инкассаторских сумок;

• мешков для перевозки ценностей;

• упаковочных материалов;

• материалов и приборов для оборудования сигнализации;

• средств индивидуальной защиты;

• форменной одежды, обуви и снаряжения;

• спортивной одежды и инвентаря;

• топлива и смазочных материалов;

• канцелярских принадлежностей;

• печатной продукции;

• продуктов питания, тары;

• прочих материалов (материалов по эксплуатации вычислительной техники, кассового оборудования, средств связи, охраны труда и др.).

Аналитический учет ведется по лицевым счетам «На складе», «У под­отчетных лиц, в ремонте и переработке», «В эксплуатации» по каждому объекту ТМЦ. По лицевому счету «На складе» отражаются товарно- материальные ценности, находящиеся на складе. По лицевому счету «На складе» учет ТМЦ ведется в количественном и суммарном выражении.

По лицевому счету «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке» учитываются топливо и смазочные материалы, талоны на них, получен­ные водителями, а также стоимость других ТМЦ, выданных во временное пользование, в переработку, для ремонта или реализации.

По лицевому счету «В эксплуатации» учитываются инструменты, ин­вентарь, хозяйственные принадлежности и другие средства труда, находя­щиеся в эксплуатации, которые включаются в состав средств в обороте. Данные ТМЦ до передачи их в эксплуатацию учитываются на лицевом счете «На складе» балансового счета 5600 «Материалы». При выдаче со склада их стоимость переносится с лицевого счета «На складе» на лице­вой счет «В эксплуатации» балансового счета 5600 «Материалы».

Для целей своевременного отражения совершенных в банке операций с ТМЦ в бухгалтерском учете в соответствующем отчетном периоде (ме­сяце) первичные учетные документы представляются в бухгалтерскую службу не позднее дня, следующего за днем их оформления (утвержде­ния). Первичные учетные документы, оформленные в последний рабочий день месяца, передаются в бухгалтерскую службу в тот же день.

Полученные первичные учетные документы подвергаются в бухгал­терской службе контролю по существу операций и правильности их оформления. На основании полученных первичных учетных документов бухгалтерская служба не позднее рабочего дня, следующего за днем их поступления, но не позднее последнего рабочего дня месяца, осуществляет от ражение операций по счетам бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет ТМЦ, дебиторской и кредиторской задолженности по хозяйственной деятельности может вестись на открытых на балансе сборных лицевых счетах.

Для проверки равенства суммы, учитываемой на сборном лицевом сче­те по учету ТМЦ, дебиторской и кредиторской задолженности по хозяй­ственной деятельности и общей величины частных сумм, используется ведомость остатков товарно-материальных ценностей, ведомость остатков дебиторской (кредиторской) задолженности и ведомость остатков расхо­дов будущих периодов. Проверка в обязательном порядке осуществляется на 1-е число каждого месяца. В случае выявления несоответствий выясня­ются причины и применяются меры по их устранению.

Ведение аналитического учета ТМЦ, в том числе и внесистемного уче­та, осуществляется в электронном виде на машинных носителях информа­ции с использованием специального программного обеспечения по авто­матизации внутрихозяйственной деятельности.