15.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности банка возникают расчетные взаимоотношения с подотчетными лицами. Подотчетными лицами явля­ются работники банка, состоящие в списочном составе и получившие де­нежные средства (аванс) на осуществление предстоящих расходов. Де­нежные средства в подотчет могут выдаваться:

• на командировочные расходы;

• хозяйственные нужды.

1. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по аван­сам, выданным на командировочные расходы. Работники банка могут на­правляться в служебные командировки на основании приказа руководите­ля. Согласно ст. 263 Трудового кодекса Республики Беларусь запрещается направлять в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. В соответствии с этой же статьей жен­щины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет, могут направляться в служебную командировку только с их согласия.

Помимо издания приказа при направлении работника в командировку за границу руководитель дополнительно устанавливает задание по коман­дировке, в котором указывается цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора, условия поставки, форма и вид платежа. Задание должно быть подписано руководителем и командированным ра­ботником.

Если командирование за границу осуществляется на основании при­глашения зарубежной организации, направление работников в команди­ровку за границу производится на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение. Наниматель обязан вести регистрацию указан­ных приглашений и обеспечивать их сохранность.

Работники, отбывающие в командировку как за границу, так и в преде­лах Республики Беларусь, должны регистрироваться в специальных жур­налах установленной формы.

Руководитель банка обязан назначить ответственное лицо по организа­ции командировок за границу и их контролю, а также определить форму письменного отчета и порядок его представления работником по возвра­щении из командировки. Данный порядок следует определять в локальном нормативном акте «Порядок направления в служебные командировки со­трудников банка».

Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными коман­дировками, производится при условии полного отчета по ранее получен­ным на эти цели суммам.

Аванс на командировочные расходы может быть выдан, в частности:

• наличными денежными средствами;

• путем перечисления денежных средств на корпоративную банков­скую пластиковую карточку (далее - корпоративная карточка);

• путем перечисления денежных средств на личную банковскую пла­стиковую карточку (далее - личная карточка).

Средства на командировочные расходы выдаются командированно­му сотруднику не позднее чем за один день до отъезда в служебную коман­дировку. Аванс выдается в пределах сумм, причитающихся командиро­ванному сотруднику на вышеуказанные расходы и рассчитанных исходя из установленных в соответствии с законодательством норм (за прожива­ние вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения).

При выезде работников в командировку за границу им выдается аванс в иностранной валюте исходя из норм выплат, установленных нор­мативными актами Министерства финансов Республики Беларусь, други­ми актами законодательства, решением Правления банка.

Возмещение командировочных расходов производится на основании авансового отчета, составленного командированным работником по воз­вращении из командировки.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник был командирован в разные населенные пункты или организации, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом населенном пункте (ор­ганизации). Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штам­пом) с обязательным наименованием организации, в которую был коман­дирован работник;

• проездные документы в оригинале, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командирования и обратно;

• оплаченные счета, иные документы в оригинале, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (при командировании за границу - в обязательном порядке, при командировании в пределах Республики Бела­русь - по требованию нанимателя).

Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании банковских пластиковых карточек могут быть иные сроки) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходо­ванных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Возмещение командировочных расходов при поездке за границу произ­водится в соответствии с Инструкцией о порядке и условиях предостав­ления гарантий и компенсаций при служебных командировках за гра­ницу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной 1вщиты населения Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. № 115.

При командировании за границу работникам возмещаются расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - купе).

В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимате­ля расходы по проезду названными видами транспорта могут бьггь возме­щены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). Под исключительным случаем следует по­нимать такие обстоятельства, при которых у работника отсутствует воз­можность приобретения билетов на проезд по тарифу 2-го класса (напри­мер, отсутствие билетов в кассе вокзала). При этом приобретение билетов на проезд на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес- к ласс» должно быть соответствующим образом обосновано и согласовано с нанимателем.

При следовании указанными видами транспорта возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. Стоимость набора пита­ния, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

Возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирова­ния производится за счет суточных.

Если проезд железнодорожным или водным транспортом осуществля­ется в ночное время, то командированному работнику возмещается стои­мость комплекта спальных принадлежностей.

Также командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэро­порт или пристань (с вокзала, аэропорта или пристани) к местам отправле­ния, назначения или пересадки, если они находятся за пределами населен­ного пункта.

В обязательном порядке наниматель обязан возместить понесенные работ­ником расходы по провозу до 80 кг багажа независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, кото­рым следует работник. При этом необходимо учесть, что такие расхода воз­мещаются в случае выполнения служебного поручения по провозу багажа.

В случае использования работником своих выходных дней в месте ко­мандирования до начала командировки или после ее окончания возмеще­ние расходов по проезду не производится.

11ри направлении работника в командировку за границу на личном авто­транспорте произведенные им расходы, связанные с использованием авто­мобиля (расхода по приобретению топлива и смазочных материалов, плате ia стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхова­нию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынуж­денному мелкому ремонту и иные расходы) возмещаются работнику при наличии договора об использовании личного автотранспортного средства.

При проезде по территории Республики Беларусь оплата суточных произ­водится в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

При проезде и за время пребывания на иностранной территории суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

При этом день пересечения границы при выезде из Республики Бела­русь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностран­ной валюте по нормам возмещения расходов работникам той страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при воз­вращении в Республику Беларусь - в дни, за которые суточные выплачи­ваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командиро­вок в пределах Республики Беларусь.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день ра­ботнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересече­ния границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пере­сечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику вы­плачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачи­ваются в белорусских рублях.

В случае временной остановки и пребывания на территории иностранно­го государства продолжительностью более суток (для выполнения служеб­ного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командиров­ку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения произво­дится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник на­ходился проездом.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта, суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

Если работник направляется в служебную командировку в страну, с которой установлен пограничный контроль, то в этом случае для пра­вильного расчета размера суточных день пересечения границы Республики Беларусь при въезде и выезде определяется по отметкам контрольно- пропускных пунктов в паспорте. При командировании работников в Рос­сию и другие с граны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспор­те не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

Время пересечения границы в таком случае уточняется в справочной службе Белорусской железной дороги или аэропорта.

В тех случаях, когда работники, направленные в командировки, не обеспе­чиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме. Если же при­нимающая сторона берет на себя часть расходов по командировке, следует учитывать, что суточные могут выплачиваться не в полном размере.

Возмещение командировочных расходов в пределах Республики Бела­русь производится в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Рес­публики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства фи­нансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 (с изменениями и дополнениями).

При командировании в пределах Республики Беларусь помимо возмеще­ния командированному работнику стоимости проезда на основании подлин­ных проездных документов, расходов по бронированию билетов также воз­мещаются расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов. В случае использования работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расхода по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются. При направлении в командировку работника на авто­транспорте нанимателя либо на личном автотранспорте банк возмещает рас­ходы, связанные с заправкой автомобиля топливом.

При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь суточные ему выплачиваются в соответствии с дей­ствующим законодательством.

При направлении работника в командировку для участия в совещани­ях, семинарах, сборах и в других случяях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направ­ляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачи­ваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работ­нику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового — 30% от установленной нормы.

Для отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетны­ми лицами используются балансовые счета 6520,6620 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным на командировочные расхода, представлена в табл. 15.2,15.3.

Таблица 15.2 Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным на командировочные расходы в белорусских рублях

Таблица 15.3. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным на командировочные расходы в иностранной валюте

2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным на хозяйственные нужды. Деньги в подотчет работнику банка выдаются на хозяйственные нужды с целью закупки товарно-материальных ценностей. Возмещение расходов на хозяйственные нужды осуществляется в соответствии с авансовым отчетом, заполненным подотчетным лицом. Аван­совый отчет заполняется на основании документов, подтверждающих факт приобретения товарно-материальных ценностей (чеков, копий чеков, товарно- транспортных накладных, товарных накладных, счетов-фактур и др.).

Авансовый отчет подлежит утверждению руководителем банка. На основании утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами осуществляется списание задолженности с подотчетного лица и оприходование приобретенных материалов и про­чих товарно-материальных ценностей.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетны­ми лицами по авансам, выданным на хозяйственные нужды, представлена в табл. 15.4.

Таблица 15.4. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным на хозяйственные нужды