3.2. Документация банковских операций

Виды документов. Особенность банковских операций, их отличие отопераций прочих хозяйствующих субъектов требуют использованияспециальной документации. Различают кассовые, расчетные и мемориальные документы.

Кассовые документы. С помощью кассовых документов оформляются права приема и выдачи денежной наличности в рублях и в иностранной валюте. Кассовые документы могут быть приходными и расходными. Приходными кассовыми документами являются объявления на взнос наличными, инкассируемые сумки, перепроводимые ведомости, приходно-кассовые ордера и квитанции о приеме денег. Расходными кассовыми документами являются чеки на получение денег, расходно-кассовые ордера.

Расчетные документы. Расчетные документы используются при взысканиипоставщиком платежа за продукцию, выполненные работы, оказанные услуги с их заказчика – покупателя или при погашении обязательств, задолженностиперед бюджетом, Пенсионным фондом, прочими кредиторами, при обслуживаниибанком клиентов или погашении собственных долгов. К расчетным документам относятся платежные требования-поручения, авизо (сообщение) о зачислении или списании средств со счетов клиентов, аккредитивы, расчетные чеки и др.

Мемориальные документы.Мемориальные документы (мемориальные ордера) выписываются банком при оформлении внутрибанковских операций: ссуд выданных, погашенных, процентов начисленных, поступления и выбытияосновных средств, начисления износа, заработной платы и различных начисленийнанее, при учете произведенных расходов, полученных доходов и расчете прибыли.

Кассовые, расчетные и мемориальные документы предназначены для регистрации операций, влияющих на балансовые показатели и подлежащих отражению на балансовых счетах.

Внебалансовые документы. Внебалансовыми документами оформляются операции по выдаче гарантий, поручительств, а также операции, связанные сразличными видами обеспечения, аккредитивами, лизинговыми и факторинговымисделками и др., т.е. с помощью данных документов регистрируетсяинформация, содержащаяся на внебалансовых счетах банка. Выделяют приходныеи расходные внебалансовые ордера, их формы унифицированы, стандартны, реквизиты предусмотрены положением о расчетных документах.

Оформление документов. Все документы, служащие основанием для совершения банковских операций должны иметь подписи должностных лиц учреждений банков оформивших и проверивших их. На документах по операциям, не требующим дополнительного контроля, достаточно одной подписи ответственного исполнителя. В том числе подписями работников банка оформляются экземпляры документов, предназначенные для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также приложения к выпискам из счетов, направляемые их владельцам.

Ответственность должностных лиц. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершенной операции и правильность оформления документа. Работники банка, подписавшие какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Право подписи документов. Право единой подписи денежно-расчетных документов независимо от и сумм предоставляется ответственным исполнителям. На кассовых документах обязательна подпись кассира. Право контрольной (первой) подписи денежно-расчетных документов, подлежащих дополнительному контролю, принадлежит руководителям, главному бухгалтеру либо заместителям. В установленных случаях денежно-расчетные документы заверяются оттиском гербовой печати. Образцы подписей работников банков (единоличная или контрольная подпись) передаются под расписку в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы.