5.2. Бухгалтерський облік грошових коштів

Готівкові кошти (банкноти, монети та дорожні чеки) обліковуються за рахунками розділу 10 Плану рахунків «Готівкові кошти».

Інші цінності, що зберігаються у касі банку, обліковуються на позабалансових рахунках груп: 981 «Інші цінності і документи», 982 «Бланки цінних паперів та бланки суворого обліку».

До касових документів, якими оформляються касові операції, відносять:

заяву на переказування готівки;

прибутково-видатковий касовий ордер;

заяву на видачу готівки;

прибутковий касовий ордер;

видатковий касовий ордер;

грошовий чек;

рахунки на сплату платежів;

документи, установлені відповідною платіжною системою для відправлення переказу готівки на його отримання у готівковій формі;

документи для здійснення валютно-обмінних готівкових операцій.

Банк визначає відповідальних працівників, яким надається право підписувати касові документи за касовими операціями, а також окреслює систему контролю за їх здійсненням.

Касові документи повинні містити такі обов’язкові реквізити:

дату здійснення операції;

зазначення платника та отримувача;

дані паспорта особи-отримувача або документа, що його замінює;

суму касової операції;

підписи платника або отримувача та працівників банку, уповноважених здійснювати касову операцію;

номер рахунка отримувача та назву банку отримувача.

Виправлення в касових документах реквізитів номерів рахунків, назви клієнта, суми, прізвища, імені, по батькові отримувача (платника) не допускаються. Заповнює касові документи клієнт від руки (ручкою) чи з використанням технічних засобів. Можливе їх заповнення працівником банку за згодою клієнта із застосуванням технічних засобів або системи автоматизації банку (САБ).

Реквізити для ідентифікації осіб обов’язково мають бути зазначені в касових документах за допомогою технічних засобів або від руки на підставі пред’явлених клієнтом відповідних документів.

Під час приймання від клієнтів банку касових документів за операціями з готівкою без відкриття рахунка на суму, що перевищує 50 000 грн. або еквівалент цієї суми в іноземній валюті, банк перевіряє належність пред’явленого паспорта або документа, що його замінює, клієнту та відповідність даних документа тим даним, що зазначені в касовому документі.

Грошові чеки дійсні протягом 10 календарних днів з дня їх виписки, не враховуючи дня виписки. Дата на чеку зазначається так: день та рік цифрами, місяць словом. Грошовий чек має містити відбиток печатки та підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) клієнта згідно з карткою зразків підписів. Використання факсиміле не допускається.

Прибутково-видаткові касові ордери застосовуються для оформлення касових операцій з видачі підкріплень готівкою власним філіям (відділенням) та приймання від них готівки, завантаження і розвантаження банкоматів, видачі та приймання готівки під звіт касовим працівникам під час ведення аналітичного обліку, переміщення готівки з рахунка «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування» на рахунок «Банкноти та монети в касі банку», а також для оформлення загальної суми проведених операцій (приймання платежів за рахунками, операціями, виконаними із застосуванням платіжних карток через касу банку та банкомат тощо).

У прибуткових, видаткових та прибутково-видаткових касових ордерах на видачу готівки працівникам банку, а також інкасаторам територіальних управлінь зазначаються прізвище, ім’я, по батькові отримувача, назва документа (посвідчення, перепустка) та його номер (крім операцій з видачі та приймання готівки між касовими працівниками).

У заявах на переказування готівки для нарахування податків, зборів та інших платежів до бюджету і цільових фондів у додаткових реквізитах зазначається код бюджетної класифікації, ідентифікаційний номер (крім тих випадків, за яких фізична особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття ідентифікаційного номера, і в паспорті якої зроблено відповідну відмітку).

Банк може приймати платежі готівкою за рахунками на сплату платежів (квартплата та комунальні послуги, телефонний зв’язок, кабельне телебачення, електроенергія, газ тощо), роздрукованими юридичною особою – отримувачем платежів. Такий документ має містити всі обов’язкові реквізити, які передбачені для виконання цих операцій. Усі операції з приймання платежів готівкою за відповідними рахунками мають фіксуватися в протоколі САБ або реєстрі у формі, яка не допускає зміни його змісту і є документом, що підтверджує виконання зазначених касових операцій.

При здійсненні касових операцій протягом операційного часу відповідальний працівник банку на касових документах проставляє дату здійснення касової операції, а в післяопераційний час – поточну дату і час приймання документів або напис чи штамп «вечірня» або «післяопераційний час».

Виконані протягом операційного часу касові операції відображаються в

бухгалтерському обліку в цей самий день, а в післяопераційний час – не пізніше наступного операційного дня.

Клієнт має право зазначити в заяві на переказування готівки дату валютування, яка не може перевищувати 10 календарних днів після складання касового документа (день складання не враховується). Якщо дата валютування перевищує 10 календарних днів, то банк не приймає касового документа до виконання.

Виплату отримувачам сум переказів готівкою банк здійснює починаючи з визначеної дати валютування. Якщо дата валютування припадає на неробочий день, то банк здійснює виплату переказу починаючи з першого робочого дня, наступного за днем, який визначений датою валютування.

Якщо отримувач переказу протягом 30 робочих днів з дати валютування не отримав суми переказу, то банк отримувача зобов’язаний протягом трьох робочих днів повернути суму переказу банку платника.

Виплата відкликаних (повернутих) коштів готівкою здійснюється фізичним особам та фізичним особам – суб’єктам підприємницької діяльності – як виплата переказу без відкриття рахунка, а юридичним особам – через зарахування на їхні поточні рахунки.

Приймання готівки національної валюти від клієнтів здійснюється через каси банків за такими прибутковими касовими документами:

а) за заявою на переказ готівки від юридичних осіб для зарахування на власні поточні рахунки, від фізичних осіб – на поточні, вкладні (депозитні) рахунки, а також від юридичних та фізичних осіб – на рахунки інших юридичних або фізичних осіб, які відкриті в цьому самому банку або в іншому банку, та на переказ без відкриття рахунка;

б) за рахунками на сплату платежів від фізичних осіб на користь юридичних осіб;

в) за прибутковим касовим ордером – від працівників банку за внутрішньобанківськими операціями;

г) за документами, установленими відповідною платіжною системою, від фізичних і юридичних осіб – для відправлення переказу та виплати його отримувачу готівкою в національній валюті.

Облік готівкових коштів у касових вузлах, операційних відділах філій комерційних банків за операціями фізичних і юридичних осіб та за операціями з видачі готівки інкасаторам для доставки з каси банку до клієнтів – юридичних осіб – здійснюється за окремими аналітичними рахунками балансового рахунку 1001 «Банкноти та монети в касі банку», в територіально відокрем­лених безбалансових відділеннях – за окремими аналітичними рахунками балансового рахунка №1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку».

Облік операцій з купівлі-продажу готівкових коштів у банках та Національному банку України здійснюється з використанням балансових рахунків 1811 «Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою» та 1911 «Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою».

Розглянемо основні проведення з обліку грошових коштів:

1. Приймання готівки до операційної каси банку і зарахування прийнятої суми на поточні рахунки підтверджується записом:

а) для юридичних осіб:

Д-т рахунків: 1001 А «Банкноти та монети в касі банку», 1002 А «Банкноти та монети в касі відділень банку»;

К-т рахунків: 2520 П «Поточні рахунки клієнтів, які утримуються за рахунок Державного бюджету України», 2530 П «Кошти бюджетних установ, що включаються до спеціального фонду Державного бюджету України», 2600 АП «Кошти на вимогу суб’єктів господарювання», 2650 АП «Кошти на вимогу небанківських фінансових установ»;

б) у разі приймання готівки від фізичних осіб:

Д-т рахунків: 1001, 1002;

К-т рахунків: 2620 АП «Кошти на вимогу фізичних осіб», 2625 АП «Кошти на вимогу фізичних осіб для здійснення операцій з використанням платіжних карток», 2630 П «Короткострокові вклади (депозити) фізичних осіб», 2635 П «Довгострокові вклади (депозити) фізичних осіб».

2. Якщо готівка приймається від юридичних і фізичних осіб для зарахування на рахунки інших юридичних та фізичних осіб:

Д-т рахунків: 1001, 1002;

К-т рахунків: 2520, 2530, 2600, 2620, 2650, 2902 П «Кредиторська заборгованість за прийняті платежі».

3. Операції з приймання готівки в національній валюті від фізичних та юридичних осіб та готівки в іноземній валюті від фізичних осіб для здійснення переказу без відкриття рахунка відображаються проведенням:

Д-т рахунків: 1001, 1002;

К-т рахунків: 2902, 2909 П «Інша кредиторська заборгованість за операціями з клієнтами банку».

4. Для виплати переказу отримувачу готівки складається зворотне проведення:

Д-т рахунків: 2902, 2909;

К-т рахунків: 1001, 1002.

5. Сплачені готівкою суми комісійної винагороди банку відображаються бухгалтерським проведенням:

Д-т рахунків: 1001, 1002

К-т рахунка 6110 П «Комісійні доходи від розрахунково-касового обслуговування клієнтів».

Через установлений банком режим роботи операційної каси значний обсяг готівки не може бути оприбуткований і зарахований на поточні рахунки юридичних осіб у день її приймання.

Готівка, що надходить у банк після закінчення операційного часу, зараховується до вечірньої каси, а наступного дня підлягає перерахуванню та оприбутковується до операційної каси.

За таких обставин мова йде про операції з інкасації готівки у клієнтів банку, які виконуються відповідно до вимог Інструкції з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів в установах банків України (затверджена постановою правління НБУ від 3 грудня 2003 р. №520).

6. Процедурі інкасації відповідають такі проведення:

а) приймання готівки на інкасацію:

Д-т рахунка 1005 А «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»;

К-т рахунка 2600 АП «Кошти на вимогу суб’єктів господарювання»;

б) оприбуткування готівки до операційної каси банку після її перерахування:

Д-т рахунків: 1001, 1002;

К-т рахунка 1005;

в) при виявленні надлишку грошей в інкасаторських сумках:

Д-т рахунка 1001;

К-т рахунка 2600;

г) при виявленні нестачі грошей в інкасаторських сумках:

Д-т рахунка 2600;

К-т рахунка 1005.

З каси банку готівка національної валюти видається за такими видатковими документами:

за грошовими чеками – юридичним особам, їх відокремленим підрозділам, а також підприємцям;

за заявою на видачу готівки – фізичним особам з поточних, вкладних (депозитних) рахунків та фізичним і юридичним особам переказ без відкриття рахунків;

за документами на отримання переказу готівкою в національній валюті, установленими відповідною платіжною системою, – фізичним і юридичним особам (з надання юридичною особою доручення на уповноважену особу);

за видатковим касовим ордером – працівникам банку за внутрішньобанківськими операціями.

Якщо клієнт отримує готівку за кількома видатковими документами з різних рахунків, то готівка видається за кожним документом окремо.

Виплата готівки іноземної валюти з поточних, вкладних (депозитних) рахунків або фізичним особам за переказами без відкриття поточних рахунків проводиться з каси банку за наявності цієї валюти в повній сумі.

Як правило, операційна каса починає працювати після видачі касиром готівки в підзвіт. За браку готівки у касира для здійснення касового обслугову­вання клієнтів кошти у підзвіт можуть видаватися і протягом операційного дня.

7. Видана готівка у підзвіт обліковується за окремими аналітичними рахунками балансового рахунка 1001 або 1002. При цьому здійснюється бухгалтерський запис:

Д-т рахунків: 1001, 1002 (використовують окремі аналітичні рахунки

для обліку готівки, виданої у підзвіт);

К-т рахунків: 1001, 1002 (використовують окремі аналітичні рахунки для обліку готівки в операційній касі).