1.5. Хранение документов

Банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских до­кументов и отчетности.

Приказом или распоряжением руководителя определяются места для хранения документов и назначаются лица, ответ­ственные за обеспечение сохранности документов.

Перечень документов с указанием сроков хранения разра­батывается Национальным банком Республики Беларусь.

Выдача документов из мест хранения работникам и другим лицам, допуск к просмотру документов производится только с письменного разрешения руководителя. В конце дня докумен­ты должны быть возвращены в места хранения.

Документы, которые хранятся более длительный период, помещаются в отдельные папки. Это документы по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и дру­гими счетами физических лиц, по кредитам (займам), выдан­ным физическим лицам, по операциям с иностранной валю­той, по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями, по операциям с уставным и резервным фондами, по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями, по операциям с капитальными вложениями и по незавершенному строительству.

Кассовые документы и документы по внутрибанковским операциям помещаются в отдельные папки.

Кассовые журналы по приходу и расходу подшиваются и хранятся отдельно. Формирование кассовых журналов в папки производится в зависимости от объема документов.

Кассовые документы по операциям с наличными белорус­скими рублями и наличной иностранной валютой формируют­ся в отдельные папки за каждый день. При небольшом объеме кассовых документов их можно брошюровать в одну папку за несколько рабочих дней, но не более чем за календарный ме­сяц. Кассовые документы со сроком хранения более 3 лет бро­шюруются в отдельные папки. В общую папку с кассовыми до­кументами подшиваются справки о количестве и суммах кассо­вых документов по приходу и расходу, которые хранятся в от­дельных папках, заверенные подписями лиц, формировавших эти папки, и главным бухгалтером или лицом, им уполномо­ченным. При формировании папки кассовые документы вмес­те с приложениями подбираются по балансовым счетам в по­рядке возрастания нумерации отдельно по приходным и рас­ходным операциям.

Внебалансовые документы подбираются по номерам внеба­лансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу. По кас­совым документам отдельно по приходу и расходу кассовых и внебалансовых ордеров производится подсчет их сумм на лен­те подсчета, которая помещается в папке впереди кассовых до­кументов. Лента подсчета подписывается работником, произ­водившим подсчет. Общая папка с кассовыми документами оформляется титульным листом, на котором указываются об­щее количество приходных и расходных кассовых и внебалан­совых документов и общая сумма в рублевом эквиваленте, а также количество и сумма находящихся в отдельных папках кассовых документов в соответствии со справками. Титульный лист подписывается работником, формировавшим папку с кас­совыми документами. Сверка итогов кассовых документов с данными бухгалтерского учета производится главным бухгал­тером или лицом, им уполномоченным, и итог сверки заверя­ется их подписью на титульном листе.

Кассовые документы хранятся в кладовой или в отдельном сейфе под ответственностью назначенного приказом лица. По истечении года кассовые документы передаются в архив.

Внутрибанковские операции — это операции с основными средствами, товарно-материальными ценностями, расходами и доходами банка и другие операции, осуществляемые банком без поручений клиентов и не связанные с перечислением де­нежных средств в адрес других лиц.

Документы по внутрибанковским операциям брошюруются в папки за каждый рабочий день в порядке возрастания номеров балансовых счетов сначала по дебету, затем по кредиту.

Формирование документов длительного срока хранения и документов отдельного хранения производится в папки в зави­симости от объема документов, но за каждый день, в котором были произведены операции. К документам помещаются прок­ладки с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждо­го счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за день.

В общие папки мемориальных и кассовых документов вмес­то документов за эти дни помещаются справки о суммах доку­ментов, хранящихся в отдельных папках.

Мемориальные документы в бумажном виде хранятся сбро­шюрованными в папках, которые подшиваются за каждый ра­бочий день. Подборка мемориальных документов для брошю­рования производится в порядке возрастания номеров балан­совых счетов по дебету или по папкам, сформированным для передачи и обработки информации. В папки с мемориальны­ми документами помещаются первые экземпляры расчетных документов или бумажные копии электронных мемориальных документов, оформленные в соответствии с требованиями нор­мативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь.

Внебалансовые документы подбираются и формируются вместе с мемориальными документами. Они помещаются в папку за мемориальными документами в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу каждого счета.

Электронные мемориальные документы хранятся в отдель­ных файлах в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь в сфере обращения электронных доку­ментов за каждый банковский день. Структура и содержание файлов соответствуют требованиям по формированию мемо­риальных документов в бумажном виде. В папку с мемориаль­ными документами помещаются справки о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, хранящихся в таких файлах, с указанием названия файлов. Справки подпи­сываются лицом, сформировавшим документы в файлах, и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Документы за истекший день должны быть сформированы в папки не позднее, чем на следующий день. Суммы сформи­рованных и сброшюрованных документов подсчитываются и сверяются с итогом оборотов по балансу (исключая обороты по кассе). Сумма итога оборотов баланса и сумма документов в ленте подсчета должны совпадать.

Каждая папка сброшюрованных документов имеет титуль­ный лист, который содержит следующие реквизиты: наимено­вание банка, индекс номенклатуры дел, дата, за которую сбро­шюрованы документы, общая сумма документов, сумма доку­ментов по приходу и расходу внебалансовых счетов, срок хра­нения и подписи работника, ответственного за формирование документов, и контролирующего работника. Отдельными стро­ками выделяются суммы документов, находящихся в отдель­ных папках.

Документы бухгалтерского учета до сдачи их в архив банка должны храниться в текущем архиве. Для восстановления дан­ных бухгалтерского учета в случае возникновения непредви­денных обстоятельств текущие документы должны храниться в несгораемых сейфах или железных шкафах. В несгораемых сейфах хранятся следующие документы: годовой бухгалтер­ский отчет за истекший год, месячный баланс за последний ме­сяц со всеми приложениями, ежедневные балансы, кассовые журналы за текущий месяц, проверочные ведомости на первое число текущего месяца, действующие

лицевые счета, кассовые документы за последние 12 месяцев, мемориальные докумен­ты за текущий месяц. В железных шкафах хранятся книги и журналы учета, книги открытых лицевых счетов, карточки с образцами подписей и оттиском печати, ведомости по начис­лению процентов, картотеки по расчетным документам.

Документы не могут быть уничтожены раньше срока, уста­новленного для их хранения.

Справки по документам, хранящимся в кладовых, бухгалте­рии и текущем архиве, производятся в присутствии работника, ответственного за сохранность документов. Исправления и надписи в представленных для получения справки документах не допускаются.

При необходимости изъятия подлинных документов сос­тавляется акт с указанием даты изъятия в двух экземплярах за подписями руководителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, которое изымает документы. В протоколе или ак­те указывается, в соответствии с чьим требованием и разреше­нием производится изъятие и какой документ изымается. На место документа помещается его копия, копия требования на изъятие и акт изъятия.