1.3. Первичная банковская документация, документооборот и внутренний контроль

Все операции отражаются в бухгалтерском учете на основа­нии первичных учетных документов, в которых содержится не­обходимая информация о характере совершаемых операций. Первичные учетные документы по характеру отражаемых опе­раций делятся на:

• расчетные документы;

• кассовые документы;

• мемориальные ордера;

• внебалансовые ордера.

Расчетными документами производится оформление безна­личных операций банка и его клиентов. К ним относятся: пла­тежные поручения, платежные требования, платежные требо­вания-поручения, поручения-реестры,

Кассовые документы используются при оформлении при­ходных и расходных кассовых операций. К ним относятся: по приходным операциям — объявления на взнос наличными, комплект квитанций, приходные (кассовые) ордера, извеще­ния; по расходным операциям — денежные чеки, расходные ор­дера по выдаче вкладов физическим лицам, расходные кассо­вые ордера.

Мемориальные документы применяются при совершении внутрибанковских операций и операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств в соответствии с норма­тивными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь.

Внебалансовыми ордерами (приходными и расходными) оформляются все операции по внебалансовым счетам.

Оформление расчетно-кассовых документов требует соблю­дения определенных условий:

• для составления документов используются стандартные бланки установленной формы, изготовленные типографским способом или составленные с применением технических средств, но с соблюдением установленной формы и реквизитов;

• расчетные документы оформляются в соответствии с тре­бованиями нормативных актов Национального банка по осу­ществлению безналичных расчетов;

• денежные чеки и первые экземпляры расчетных докумен­тов оформляются подписями уполномоченных лиц и оттиском печати, согласно представленной в банк карточке с образцами подписей и оттиска печати;

• исправления в расчетно-кассовых документах не допуска­ются;

• количество экземпляров документов должно быть доста­точным для совершения бухгалтерских записей по всем затро­нутым этой операцией счетам;

• документы по кассовым операциям должны соответство­вать требованиям нормативных правовых актов Национально­го банка по ведению кассовых операций в банках;

• документы по валютным операциям оформляются в соот­ветствии с нормативными правовыми актами Национального банка по ведению валютных операций.

Расчетно-кассовые документы, на основании которых со­вершаются бухгалтерские записи, должны иметь:

• контировку, т.е. указание номеров счетов по дебету и кре­диту;

• дату проводки;

• подпись ответственного исполнителя, оформившего до­кумент и совершившего операцию, а в необходимых случаях — подпись контролирующего работника. Электронные мемори­альные документы подписываются электронной цифровой подписью.

Предоставление права подписи работникам банка на доку­ментах оформляется приказом (распоряжением) руководителя банка, в котором указывается:

• фамилия, имя, отчество должностного лица;

• наименование должности;

• характер предоставленного права подписи.

На основании приказа (распоряжения) оформляются об­разцы подписей, которые заверяются руководителем, главным бухгалтером и оттиском печати банка.

По характеру предоставленного права подписи в зависи­мости от выполняемых функций и совершаемых операций она может быть единоличной и контрольной.

Право единоличной подписи на расчетно-кассовых докумен­тах предоставляется всем ответственным исполнителям, кото­рые ведут счета и отражают операции в бухгалтерском учете.

Право контрольной подписи могут иметь руководитель, глав­ный бухгалтер, их заместители или лица, ими уполномочен­ные, а также ответственные исполнители (контролеры).

Должностное лицо банка несет ответственность за правиль­ность совершения бухгалтерской операции по документу, кото­рый он подписал.

В случае предоставления права контрольной подписи ответ­ственному исполнителю, который выполняет определенный круг операций, осуществление им контрольных функций про­изводится по операциям, выполняемым другими ответствен­ными исполнителями.

Лица, подписавшие расчетно-кассовый документ, не имея на то прав или с превышением своих полномочий, несут ответ­ственность за это в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности.

Работники банка, проверяющие и отражающие в бухгалтер­ском учете документы, обеспечиваются образцами подписей с указанием характера подписи и используют в работе только свои экземпляры образцов подписей. Один комплект образ­цов подписей работников банка находится у главного бухгалте­ра, который обеспечивает своевременное внесение в них изме­нений.

Документы по совершенным операциям, хранящиеся в бан­ке, а также предназначенные для выдачи в качестве приложе­ний к выписке по лицевым счетам и пересылаемые в другие банки по межбанковским расчетам, в обязательном порядке оформляются подписью ответственного исполнителя.

Организация документооборота предполагает регулирование потоков документов, регламентирование времени поступления документов в банк и их обработку по установленному графику. Для обеспечения ритмичности работы разрабатываются график документооборота со строгой регламентацией времени переда­чи документов по всем стадиям обработки и ввода информации для обработки, а также график обслуживания клиентов, кото­рые утверждаются приказом руководителя банка.

График документооборота устанавливает порядок прохож­дения документов по всем стадиям обработки с целью равномерной передачи информации на межбанковский расчетный центр.

В графике указываются стадии обработки документов и время. Обработка документов начинается с их поступления в банк через предприятия связи или через межбанковский рас­четный центр, который осуществляет обмен и доставку коррес­понденции. На документах, поступивших в банк, ставится дата поступления и производится сортировка по ответственным ис­полнителям, обслуживающим клиентов. Ответственные испол­нители проверяют поступившие документы, производят их об­работку и осуществляют бухгалтерские проводки по отраже­нию операций в бухгалтерском учете по соответствующим сче­там. Документы, предназначенные для отсылки в другие бан­ки, передаются в подразделение, занимающееся сортировкой и пересылкой корреспонденции.

График обслуживания клиентов составляется с целью равно­мерного получения документов от клиентов в течение банков­ского дня. В нем указываются наименование клиента, номера его счетов и время обслуживания. Прием документов от клиен­тов производится в течение всего рабочего дня.

Каждое учреждение банка должно организовывать и осу­ществлять внутренний контроль при открытии счета, приеме расчетно-кассовых документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации и совершения опера­ций и отражения их в бухгалтерском учете. Контроль должен быть направлен на:

• обеспечение сохранности денежных средств и ценностей;

• соблюдение клиентами требований по оформлению пер­вичных учетных документов;

• своевременное исполнение платежных инструкций клиен­тов на перечисление денежных средств;

• перечисление и зачисление денежных средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных инструкциях, принимаемых к исполнению.

Совершение отдельных операций в банке осуществляется с дополнительным контролем. Их перечень банк определяет са­мостоятельно. К таким операциям относятся, например, опе­рации с ценными бумагами; операции по текущим (расчет­ным) счетам, счетам по учету кредитной задолженности и дру­гим счетам физических лиц; операции по приему денежных средств во вклады (на депозиты) и их возврату; операции по списанию суммы неустойки (штрафа, пени), не взысканной

одновременно с основным платежом; операции с бланками строгой отчетности; операции по доходам; операции по расхо­дам, в том числе будущих периодов; операции с банковскими пластиковыми карточками; другие операции в соответствии с отдельными решениями банка.

По операциям, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним ответствен­ным исполнителем.

Контрольную подпись главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, должны иметь расчетно-кассовые докумен­ты по операциям: с фондами банка; с иностранной валютой; с драгоценными металлами, драгоценными камнями; использо­вания прибыли; списания долгов в убыток; закрытия текущих (расчетных) счетов; исправления ошибок в бухгалтерском учете.

Основные правила документооборота и контроля преду­сматривают соблюдение определенного порядка проверки до­кументов и их оплаты при совершении безналичных банков­ских операций. Ответственный исполнитель, обслуживающий клиентов, принимая документы, производит проверку:

• правильности оформления документа;

• соответствия подписи и оттиска печати заявленным об­разцам на платежных поручениях и чеках;

• соответствия первого экземпляра документа его копиям;

• наличия достаточной суммы средств на счете для совер­шения операции.

После проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копии и осуществляет бухгалтерскую проводку.

Расходные (а по усмотрению банка и приходные) кассовые операции контролируются централизованно специально на­значенными работниками (контролерами). При этом и ответ­ственный исполнитель и контролер обязаны не допустить оплаты неправильно оформленных чеков; чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образ­цам; чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей клиен­ту. Кроме того, контроль по кассовым операциям должен быть организован так, чтобы исключить возможность поступления кассовых документов в кассу, минуя ответственных исполни­телей и контролера.

Контроль осуществляется на всех этапах обработки расчет­но-кассовых документов и производится путем визуальной проверки.

Главный бухгалтер обязан обеспечить организацию контро­ля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной работы.

Контроль осуществляется и в процессе последующих прове­рок, которые производятся специальными работниками банка. При последующем контроле проверяется правильность отра­жения операций в бухгалтерском учете и оформление совер­шенных операций надлежащими документами. При последую­щих проверках устанавливаются причины выявленных нару­шений и принимаются меры к устранению недостатков. Пери­одичность и тематика последующих проверок устанавливается главным бухгалтером, а их результаты оформляются справка­ми. Справки рассматриваются руководством банка, после чего принимаются меры для устранения недостатков, выявленных при проверках. Главный бухгалтер осуществляет контроль за устранением недостатков, выявленных проверками, и при не­обходимости организует повторную проверку.