3.4. Порядок архивного хранения документов

Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов. Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров кредитной организации.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день, после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки, передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

Порядок хранения документов постоянного пользования определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

Срок хранения________________________________

Архивный индекс______________________________

_____________________________________________

(наименование кредитной организации (филиала))

Бухгалтерские документы за «__» _____________ г.

по балансовым счетам по внебалансовым счетам

Бухгалтерские документы на сумму _______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

Из них находится в отдельных папках:

кассовые документы ____________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы ________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения __________________________

кассовые документы ____________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения __________________________

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы ________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения __________________________

кассовые документы ____________________ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения __________________________

и т.д. по документам с разными сроками хранения.

В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и

внебалансовым счетам, о чем делается надпись:

документы сброшюрованы и подшиты _____________________________

(подпись)

На обложке основной папки делается надпись: «с данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера, или его заместителя, или начальника отдела.

Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России.

Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания, в предусмотренных законом случаях, а также иными уполномоченными органами.

При изъятии подлинного документа составляется в 2 экземплярах акт или протокол изъятия, за подписями руководителя кредитной организации или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа.

В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещаются заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.