7.3. Здійснення розрахунків чеками

Розрахунки чеками застосовуються в разі платежів за фактично поставлені товари, виконані роботи, надані послуги. На практиці чеки найчастіше використовують для розрахунків у межах одного міста, рідше — міжміських. Річ у тім, що кошти за цим видом розрахунків депонуються на окремому аналітичному рахунку «Розрахунки чеками» до балансових синтетичних рахунків № 2526, 2550, 2552, 2554, 2602, 2622. Отже, від моменту депонування до моменту платежу минає певний час, упродовж якого обігові кошти вилучаються з господарського обороту. Поряд з цим, система електронних платежів (СЕП) забезпечує дуже швидке проходження платежів за платіжними дорученнями, чим і пояснюється їх масове використання в Україні.

Розрахунковий чек — це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) установі банку (банку-емітенту), яка веде його рахунок, сплатити чекодержателю зазначену в чеку суму коштів. Важливі функції у процесі розрахунків чеками належать банкам, а саме:

· банк-емітент видає клієнтові чекову книжку;

· банк чекодержателя приймає чек до виконання контролюючи його законність шляхом пересилання чека до банку-емітента на інкасо.

Для отримання чекової книжки підприємство подає до банку-емітента заяву за підписами відповідальних працівників з відтиском печатки. Заява проходить такі стадії документообігу:

· надходить до операційного працівника банку, який підтверд­жує особу клієнта за паспортом (або документом, що його замінює), перевіряє правильність заповнення заяви, наявність коштів на рахунку клієнта, відповідність підписів і відтиска печатки чекодавця зразкам з картки підписів, передає заяву на підпис керівнику та головному бухгалтеру банку і передає зрештою заяву разом з талоном до каси;

· касир проставляє на заяві й талоні до неї номери чеків і повертає операційному працівнику чекову книжку разом із заявою під розписку в талоні. Талон до заяви залишається в касі;

· операційний працівник банку перевіряє наявність усіх чеків у чековій книжці; на внутрішньому боці обкладинки зазначає  назву чекодавця, номер рахунку, з якого оплачуються чеки, строк дії чекової книжки й вписує в кожний чек назву чекодавця, номер МФО банку-емітента, номер рахунка чекодавця, з якого оплачуватимуться чеки;

· оформлена чекова книжка разом із заявою передається банківському працівникові, котрий здійснює внутрішній контроль на предмет правильності її оформлення та наявності контрольного підпису власника. Чекова книжка (на зворотному боці обкладинки) скріплюється печаткою банку і повертається разом із заявою до каси;

· касир ще раз перевіряє наявність усіх чеків у чековій книжці, підписує талон і повертає його операційного працівникові для списання чекової книжки з позабалансового рахунку № 9821 «Бланки суворої звітності».

Оплата чеків гарантована, оскільки депонування здійснюється списанням суми ліміту чекової книжки з рахунку клієнта. Саме тому разом із заявою про видачу чекової книжки до банку подається платіжне доручення для перерахування коштів на аналітичний рахунок «Розрахунки чеками» до балансових синтетичних рахунків № 2526, 2550, 2552, 2554, 2602, 2622.

Розраховуючись із постачальниками товарів і послуг, чекодавець виписує чек на суму платежу, але таку, що не перевищує ліміту (межі суми, зазначеної на зворотному боці чека) і передає отримувачеві коштів — чекодержателю.

Отримавши чек, чекодержатель вчиняє певний візуальний контроль (переконується у відсутності виправлень, відповідності суми корінця чека сумі, зазначеній на чеку безпосередньо, строк дії чека, наявність на ньому чіткого відтиска штампа або печатки банку-емітента, а також назви чекодавця).

Під час контрольної перевірки чека чекодержатель керується тим, що чек, оформлений з порушенням вимог Інструкції № 7, оплати не приймається. Отже, приймаючи чек, він відокремлює його від корінця в чековій книжці, проставляє на звороті чека та корінці календарний штемпель і підписує. Чек здається до банку разом з такими документами: трьома примірниками реєстрів, якщо рахунки чекодавця і чекодержателя ведуться в одній установі банку; з чотирма примірниками реєстрів (на кожну установу банку окремо), якщо рахунки чекодавця і чекодержателя ведуться в різних установах банків.

Реєстр містить таку інформацію про чек:

· номер рахунку чекодавця, його ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ідентифікаційний номер, якщо він зазначений у чеку);

· назву банку-емітента та його номер МФО;

· назву чекодержателя, номер його рахунку та ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

· назву банку чекодержателя та його номер МФО;

· суму чека;

· номер чека;

загальну суму реєстру.

Перший примірник реєстру чеків має скріплюватися підписами та відтиском печатки чекодержателя згідно з карткою зразків підписів.

Банк чекодержателя зобов’язаний перевірити правильність складення реєстру і реквізитів чеків та своєчасність пред’явлення його до оплати.

Суми дефектних чеків викреслюються з реєстру з виправленням його підсумку. Такі чеки повертаються чекодержателю під розписку на першому примірнику реєстру.

Якщо чекодавець і чекодержатель обслуговуються в одній установі банку, після перевірки правильності заповнення реквізитів чека й реєстру кошти списуються з відповідного рахунку чекодавця та зараховуються на рахунок чекодержателя на підставі першого примірника реєстру.

Для здійснення розрахунків чеками між клієнтами різних банків банк чекодержателя зобов’язаний прийняти чек з реєстром та разом з другим і третім примірниками реєстру інкасувати чек спецзв’язком до банку-емітента. У цьому разі кошти на рахунок чекодержателя зараховуються лише після отримання їх із банку-емітента.

Умови інкасування чеків мають бути зазначені в договорі на розрахунково-касове обслуговування.

Для контролю за оплатою чеків перший примірник реєстру оприбутковується банком чекодержателя на позабалансовому рахунку № 9831 «Документи і цінності, відіслані на інкасо».

Останній примірник реєстру повертається чекодержателю з позначкою про оплату, якщо клієнти обслуговуються в одній установі банку, або з позначкою про інкасування — якщо клієнти обслуговуються в різних банках.

Після отримання чека разом з двома примірниками реєстру банк-емітент перевіряє:

· чи стосується даний чек цього банку;

· відповідність номера рахунка чекодавця, який проставлений у чеку, зазначеному в картці;

· відповідність підписів та відтиска печатки чекодавця з карткою зразків підписів (у юридичних осіб) або наявність напису:

«За дорученням від _____________ 200__ р.»;

(дата)

· чи не перевищує сума чека граничної суми ліміту чекової книжки;

· належність номера чека до виданої книжки та додержання строків дії книжки;

· правильність оформлення чека.

Після цього банк-емітент перераховує кошти на рахунок чекодержателя. Оплачений чек разом з примірником реєстру залишається у банку-емітенті. На чеку ставиться штамп банку «Проведено».

Перерахування коштів у банку-емітенті супроводжується проведенням:

Д-т Аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»

К-т 1200.

Якщо чеки не оплачуються через відсутність коштів на аналітичному рахунку «Розрахунки чеками», то вони викреслюються з реєстру з виправленням підсумку і повертаються спецзв’язком банку чекодержателя.

Одночасно банку чекодержателя електронною поштою над­силається повідомлення про причини неоплати чека, і цей банк списує суму реєстру з позабалансового рахунку № 9831 та повертає чек чекодержателю із зазначенням причин його неоплати.

Коли до банку чекодержателя надходять кошти за оплаченим чеком одночасно із зарахуванням їх за призначенням, на підставі видаткового позабалансового ордера списується сума реєстру, врахованого на позабалансовому рахунку № 9831. Зарахування коштів здійснюється проведенням:

Д-т 1200

К-т Рахунок отримувача коштів.

У разі ненадходження коштів банк чекодержателя після закінчення 10 календарних днів від дати інкасування чека здійснює запит електронною поштою до банку-емітента щодо причин неоплати чека.

Банк-емітент, отримавши запит, не пізніше наступного робочого дня має дати відповідь банку чекодержателя, який повідомляє про це чекодержателя.

Не діставши відповіді, банк чекодержателя повідомляє про це чекодержателя і після закінчення 20 календарних днів від дати інкасування чека списує суму реєстру чека з позабалансового рахунку № 9831 як нереальну для отримання суму платежу.

Невикористані чеки після закінчення строку дії чекової книжки або вичерпання ліміту підлягають поверненню до банку-емітента, де вони мають бути погашені банком. За бажанням клієнта банк може продовжити строк дії чекової книжки або клієнт може поповнити її ліміт.

Для поповнення ліміту чекодавець подає до банку доручення (фізична особа — заяву або заповнює ордер за формою № 52) разом з відповідною чековою книжкою.

У дорученні в рядку «Призначення платежу» вказується «Поповнення ліміту за чековою книжкою».

У разі припинення клієнтом подальших розрахунків чеками та наявності невикористаного ліміту за чековою книжкою до закінчення строку її дії чекодавець подає книжку в банк разом з дорученням (фізична особа — із заявою, або ордером за формою № 52) для зарахування невикористаного залишку ліміту на той рахунок, з якого депонувалися кошти.

Якщо за повного використання чеків ліміт чекової книжки не буде вичерпаним, чекодавцеві може бути надана нова розрахункова чекова книжка на суму невикористаного ліміту. Для цього чекодавець має подати до банку книжку з корінцями використаних чеків разом із заявою на отримання нової чекової книжки.