12.8. Методы повышения эффективности работы бэк-офиса.

Чтобы сделать работу бэк-офиса максимально эффективной, необходимо соблюдать ряд принципов, считают специалисты.

Правило первое и самое главное: необходимо всеми силами избегать цейтнота в работе. Для работы бэк-офиса характерна аритмичность, в зависимости от ситуации на рынке загрузка может быть как очень низкой, так и очень высокой.

Правило второе — избегать «самодеятельности» при совершении операций даже при условии, что привлекательные на первый взгляд новации сулят экономию времени.

Правило третье — по возможности избегать неконтролируемого роста бумагооборота, иначе перед бэк-офисом может возникнуть реальная угроза «погрязнуть в бумагах», что серьезно затруднит его работу.

Правило четвертое, но отнюдь не последнее по значимости, — в своем взаимодействии с другими подразделениями банка бэк-офис должен придерживаться принципа «китайской стены». Не в том смысле, чтобы отгородиться от них и игнорировать сигналы извне, а в том, чтобы характер взаимодействия с другими подразделениями, а также все внутренние процедуры обработки информации были максимально формализованными.

К сожалению, без рисков работа банка в принципе не обходится, и один из наиболее явных рисков — просчеты и огрехи, совершенные на уровне бэк-офиса. Ошибки действительно являются настоящим проклятием для бэк-офиса, однако рассуждения на тему «в банковском деле ошибки недопустимы», «надо аккуратнее работать», «вот другой человек работал — и все было в порядке» обычно только маскируют первопричины допущенной ошибки. Цель сотрудников бэк-офиса должна состоять не в том, чтобы «работать аккуратнее», а в том, чтобы выработать процедуры, по возможности исключающие ошибки вообще.

Именно поэтому в банках часто распространена стандартизация всевозможных бизнес-процессов и процедур. Стандарты (регламенты) касаются всех возможных сфер работы банка: кредитования, расчетов, приема вкладов, учета и т.д. В них прописывается роль и место каждого подразделения в бизнес-процессе, определяются типовые формы документов для той или иной операции, ответственность за нарушение регламента.

Наличие таких стандартов позволяет банку эффективно развивать собственную филиальную сеть – для организации филиала достаточно набрать персонал, подобрать удобное место для работы, адаптировать продуктовый ряд для конкретного региона и обучить персонал стандартам деятельности, принятым в банке. Поскольку стандарты четко прописаны, передать их и контролировать исполнение не составляет большого труда. Однако и в открытии филиалов и дополнительных офисов есть свои тонкости.