Внешнеэкономические связи и внешнеэкономическая

Цели, задачи и формы дел. Общения. Дел. Протокол.

Стратегическая цель делового общения состоит в поиске перспективных и надежных партнеров для установления с ними долговременных взаимовыгодных деловых контактов.

Задачи:

1. Заработать репутацию, а затем поддерживать репутацию своей фирмы и себя как специалиста.

2. уметь правильно оценить ситуацию, деловых партнеров, их финансовое положение.

3. обеспечить высокий уровня профессионализма специалистов в области управления.

Формы:

1. Общение по телефону. Такая форма общения сокращает расстояние и позволяет ускорить принятие решения. Основные требования телефонного общения — краткость, лаконичность, четкость и ясность. В практике делового общения выработались определенные правила: если прекратилась связь, перезванивает тот, кто звонил; инициатива завершения разговора принадлежит старшему из разговаривающих или тому, кто позвонил; следует выслушать собеседника, не перебивая его, но долго нельзя молчать, необходимо подтвердить свое участие в беседе; после окончания телефонного разговора в случае достижения договоренности следует послать собеседнику телекс, факс, письмо, в котором подтвердить договоренность.

2. Деловая переписка. Переписка как форма делового общения делится на собственно-деловую и частно-официальную. Деловое письмо — корреспонденция от имени одной фирмы другой. Может быть направлена коллективному или одному адресату, если он выступает не как частное, а как юридическое лицо. Частным официальным письмом является деловое послание, адресуемое от имени частного лица фирме или от фирмы частному лицу. Требования к корреспонденции: она должна вызвать интерес у адресата; показать адресату выгодность установления (сохранения) партнерских отношений или выгодность их разрыва; содержание ее должно быть точным и лаконичным, она не должна содержать второстепенных деталей и частностей; должна быть доступной, логичной и последовательной; должна быть уважительной и корректной, даже если назревает конфликтная ситуация; должна носить нацеленный характер и посвящаться одному вопросу.

3. Деловые беседы как форма делового общения предполагает обмен информацией и мнениями по определенным проблемам. Как правило, деловые беседы предваряют переговоры, принятие решений в процессе деловых бесед не обязательно. Результативность основных бесед в значительной степени зависит от тщательности их подготовки. Основными условиями тщательности подготовки беседы являются: четкое определение предмета беседы. Важно не только определить проблему, но и досконально ее изучить. При этом наряду со своими интересами необходимо уяснить и интересы партнеров. Неумение и нежелание учитывать интересы партнеров отрицательно сказывается на эффективности деловых бесед; разработка плана и программы деловой беседы.

4. Проведение конференций — одна из форм делового общения, требующая тщательной подготовки. С разрывом в несколько месяцев фирма-организатор рассылает два информационных письма. Первое — сообщение о примерной тематике, сроках проведения конференции, предполагаемом представительстве, стоимости пребывания на конференции. Во втором письме содержится подробная информация о программе конференции, включая ее деловую, культурную и неофициальную части. Для проведения конференции создается оргкомитет.

5. Проведение выставок позволяет расширить деловые контакты партнеров, и хотя их проведение требует значительных затрат, они создают условия для расширения круга делового общения. Проводятся они в основном как элемент (составная часть) конференции. Организация их требует подбора выставочного зала и экспонатов, их размещения.

Деловой протокол – совокупность норм и правил делового общения. Его содержание — протокольные вопросы приема делегаций, организация приемов, ланчей, обедов, подписание официальных документов и др. Протокольные вопросы приема делегаций. Прием делегации вызывает необходимость разработки общей информационной программы для гостей. Информация для гостей должна включать в себя следующие моменты:

• время и место встречи делегации (гостя);

порядок проведения деловой части визита — время, установленное для проведения бесед, встреч, переговоров и т.д.;

• культурная программа — посещение музеев, театров, обзорная экскурсия по городу и т.д.;

• посещение предприятия;

• время для неофициальных встреч — приемы, завтраки, обеды;

• проводы делегации (гостя).

Приемы, ланчи, обеды. Обсуждение многих вопросов международного бизнеса и отношения партнеров ведется на ланчах и обедах. Многие контакты устанавливаются на различных приемах, участие в них — обязательный вид служебной деятельности. Использование застолья в качестве не только отдыха, но и формы делового общения требует знания и выполнения правил и норм застольного этикета. К приему необходимо готовиться, следует заранее продумать, с кем и о чем надо говорить, с кем познакомиться. Важно помнить, что цель приема — не дегустирование вина и прием пищи, а продолжение делового общения в нефор-мальной обстановке.

Приемы могут быть дневными и вечерними. Во время совещаний могут быть кофе-паузы, в ходе которых возможен обмен мнениями.

Дневные приемы «бокал шампанского», «бокал вина» ограничиваются винами, соками, фруктами и сладостями, можно запланировать вечерний «коктейль».

Прием «а-ля фуршет» проводится в те же часы, что и вечерний прием «коктейль», но отличается наличием холодных и горячих закусок, десертом и кофе.

Знание правил делового протокола, умение строго их соблюдать в известной мере оказывает положительное влияние на ход делового общения.

Содержание