III. Первичные учетные документы, регистры, инвентаризация

Первичные учетные документы

Документы, принимаемые к бухгалтерскому учету и удостоверяющие факты хозяйственной жизни (сделки, события, операции), называются первичными учетными документами. Закон "О бухгалтерском учете" предъявляет к этим документам строгие требования:

1) наличие обязательных реквизитов (семь позиций);

2) составление документа:

- при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания;

- на бумажном носителе/в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;

3) соответствие форме, утвержденной руководителем экономического субъекта (или же форме, установленной в соответствии с бюджетным законодательством - для организаций государственного сектора);

4) правильное оформление исправлений, если таковые вносятся в документ;

5) включение копий первичных учетных документов в документы бухгалтерского учета, если оригиналы изымаются в соответствии с законодательством РФ (например, в результате обыска, выемки);

6) хранение этих документов должно продолжаться не менее пяти лет после отчетного года.

Регистры бухгалтерского учета

Регистром называется документ (журнал, ведомость), выполненный на бумажном или электронном носителе либо и на том, и на другом вместе, в котором фиксируется и накапливается информация из первичных учетных документов. Закон "О бухгалтерском учете" предъявляет требования к способу регистрации и оформлению регистра.

Требования к способу регистрации:

1) регистрация должна быть своевременной;

2) бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральным стандартом.

Двойная запись - это отражение каждой хозяйственной операции одновременно по двум счетам - по дебету одного и по кредиту второго, благодаря чему становится возможным избежать ошибок (не зря говорят: "дебет сошелся с кредитом"). По тем же принципам составляется бухгалтерский баланс. Дебет показывает сумму, благодаря которой средства предприятия увеличиваются (например, суммы, полученные от поставщиков). Кредит показывает уменьшение сумм экономического субъекта (например, суммы, уплаченные поставщикам).

Бухгалтерский счет (счет бухгалтерского учета) представляет собой таблицу из двух столбцов (дебет и кредит), в которой фиксируются в рублях все текущие хозяйственные операции предприятия за месяц. В столбец "дебет" помещаются поступления, а в "кредит" все, что выбывает. Систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета называется планом счетов.

Требования к оформлению регистров:

1) обязательные реквизиты (семь позиций);

2) соответствие форме, утвержденной руководителем экономического субъекта (или же форме, установленной в соответствии с бюджетным законодательством - для организаций государственного сектора);

3) исправления могут быть внесены только лицами, ответственными за ведение регистра, и правильно оформлены ими.

Требования к обеспечению сохранности регистров:

1) если регистры изымаются у экономического субъекта в соответствии с законодательством РФ, то копии изъятых документов включаются в состав документов бухгалтерского учета;

2) хранение этих документов должно продолжаться не менее пяти лет после отчетного года.

Инвентаризация активов и обязательств

Инвентаризация - это мероприятие, организуемое экономическим субъектом с целью выявления расхождений между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета. Именно в ходе инвентаризации путем сверки выявляется фактическое наличие объектов и происходит сопоставление с регистрами.

Виды инвентаризации, выделяемые действующим законодательством РФ и в подзаконных нормативных правовых актах:

в зависимости от источника, устанавливающего необходимость ее проведения:

- проводимая в случаях, в сроки и в порядке, установленные экономическим субъектом самостоятельно;

- проводимая в случаях, установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами, в обязательном порядке (например, при передаче имущества в аренду, смене материально ответственных лиц, выявлении фактов хищения имущества, других случаях);

в зависимости от объекта различается инвентаризация:

- дебиторской и кредиторской задолженности;

- материально-производственных запасов;

- прав на результаты научно-технической деятельности;

- алкогольной продукции, произведенной на территории РФ;

- других разновидностей.

Виды инвентаризации, выделяемые в бухгалтерском учете:

по объему - полная и частичная;

по методу проведения - выборочная и сплошная;

по назначению - плановая, внеплановая, повторная и контрольная.