6.3. Порядок здійснення операцій вечірніми касами

Вечірні каси здійснюють приймання грошей від підприємств, установ, організацій і населення після закінчення операційного дня. Жодних видаткових операцій (за винятком операцій за вкладами та з цінними паперами) працівники вечірніх кас не проводять.

Функції операційного працівника за прибутковими операціями вечірньої каси виконує бухгалтер-контролер, з яким укладається Угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання грошей, що надходять до вечірньої каси. Бухгалтер-контролер має право контрольного підпису від імені установи банку за формами прибуткових документів, а також за супровідними відомостями до сумок з грошовою виручкою. Функції касира у вечірній касі виконує касир вечірньої каси.

Порядок документообігу та приймання грошей вечірньою касою досить чітко регламентований. Спочатку особа, що здає готівку, заповнює прибутковий документ на внесення готівки і передає його бухгалтеру-контролеру, який після відповідної перевірки, в свою чергу, передає документ касиру. Прийнявши готівку, касир підписує всі три частини оголошення на внесення готівки (оголошення, квитанцію, ордер) і проставляє на них штамп «Вечірня каса». Квитанція за двома підписами (бухгалтера-контролера і касира), завірена печаткою вечірньої каси видається здавачу готівки.

Закінчивши приймати гроші, касир (разом із бухгалтером-контролером) звіряють суму готівки з даними касового журналу і прибуткових документів і підписують журнал.

По закінченні роботи вечірньої каси (час їх роботи оголошується) гроші, що надійшли, прибуткові касові документи, касовий журнал і печатка закриваються на два ключі (касира і бухгалтера-контролера) у сейфі, який опечатується їх печатками і здається під охорону під розписку в Контрольному журналі осіб, що допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ.

На початку наступного робочого дня працівники вечірньої каси продовжують виконувати свої функції. Вони приймають сейф від охорони, після чого здають гроші і прибуткові документи завідувачу касою під розписку в касовому журналі вечірньої каси. Після перевірки відповідності записів у журналі фактичній сумі готівки, бухгалтер-контролер передає касовий журнал головному бухгалтеру.

Наступні контрольні функції за проведенням касових операцій, здійснених вечірньою касою, виконує головний бухгалтер банку, який одержує від завідувача касою прибуткові документи вечірньої каси і підраховує за документами загальну суму надходжень.

Елементом внутрішнього контролю є факт звірки суми за документами із загальною сумою приходу за касовим журналом. Про відповідність цих сум свідчить підпис головного бухгалтера у касовому журналі, який передається для записів у бухгалтерському обліку. Всі прибуткові документи повертаються головним бухгалтером завідувачу касою, а ордери передаються операційним працівникам для запису за поточними рахунками контрагентів (клієнтів) банку.

Не виключено, що операції у вечірніх касах проводяться без бухгалтера-контролера. У цьому разі касир приймає гроші з використанням касового апарата, а тому печатка, що знаходиться в касі, вилучається.

Контрольний касовий апарат пломбується завідувачем касою, який зберігає в себе ключ для погашення підсумовуючого лічильника, а ключ від лічильника видає касиру.

Приймаючи гроші, касир видає квитанцію з відбитком штампа контрольного касового апарату із зазначенням суми внеску. По суті процедура приймання грошей не змінюється.

Касир перевіряє заповнене клієнтом оголошення на внесення готівки. Прийнявши гроші, підписує всі три документи, і на зворотньому боці квитанції і оголошення проставляє штамп контрольного касового апарата. Відбиток штампа контрольного касового апарата з неправильно набраною сумою на прибутковому документі касир закреслює і за своїм підписом на ньому робить надпис «Не враховувати». Усі прибуткові документи касир залишає в себе.

Загальну суму прийнятих грошей касир записує цифрами та літерами в контрольній стрічці, попередньо викресливши з неї усі неправильно занесені суми згідно з зіпсованими документами.

Підрахувавши фактичну суму грошей і звіривши її відповідність даним контрольної стрічки, касир проводить записи в Книзі обліку показників лічильників контрольного касового апарата та сум готівки, що прийнята вечірньою касою.

Вранці наступного дня касир звітує перед завідувачем ка- сою, який, в свою чергу, виконує всі процедури контролю сум, що пройшли через касовий апарат і передає контрольну стрічку і прибуткові документи головному бухгалтеру. Далі головний бухгалтер (або його заступник) підраховує за документами за- гальну суму надходжень і порівнює її з результатами запису у контрольній стрічці. Обов’язковою контрольною процедурою є перевірка головним бухгалтером порядкових номерів контроль- ної стрічки від першої до останньої операції. Контроль головного бухгалтера завершується підписом у контрольній стрічці і передачею її та всіх прибуткових документів до бухгалтерії для про- ведення записів в касовому журналі, який підписується тим працівником бухгалтерії, який провів записи, а також головним бухгалтером.

Прибуткові документи повертаються завідувачу касою, а ордери передаються операційним працівникам для зарахування внесених сум на відповідні поточні рахунки контрагентів. Касовий журнал і контрольна стрічка передаються для записів у бухгалтерському обліку. Контрольні стрічки підшиваються разом із прибутковими касовими журналами або з касовими документами.

Вечірні каси створюються для поліпшення обслуговування клієнтів і з метою залучення готівкових коштів. Саме тому комерційні банки значну увагу приділяють питанням щодо приймання вечірніми касами сумок (мішків) з готівкою від інкасаторів Національного банку, станцій залізниць і підприємств зв’язку.

Слід зазначити, що при виконанні даної роботи діяльність вечірніх кас прямо пов’язана з функціями кас перерахування, які функціонують як при вечірніх касах, так і окремо.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторських бригад, у вечірніх касах досить чітко визначена і її можна подати як такі етапи.

1. Старший бригади інкасаторів здає касиру сумки (мішки) з готівкою в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій автомашини повинен знаходитись у приміщенні банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.

2. При здачі сумок (мішків) інкасатори пред’являють накладні до сумки з грошовою виручкою, а при здачі сумок з валютними цінностями — супровідні відомості та явочні картки бухгалтеру-контролеру.

3. Бухгалтер-контролер вечірньої каси перевіряє відповідність записів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках і реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок.

4. По мірі реєстрації бухгалтер-контролер передає касиру накладні (супровідні відомості), а за даними записів у явочних картках встановлює кількість і номери порожніх сумок (що не використані в процесі інкасації), які підлягають поверненню до каси і перевіряє відповідність кількості сумок, які здають інкасатори до каси даним Довідки про видачу інкасаторських сумок, мішків і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, бухгалтер-контролер явочні картки повертає інкасаторам.

5. Касир, приймаючи сумки, проводить контроль їх зовнішніх параметрів (виразність пломб і відповідність завіреним зразкам, відповідність номерів сумок, що здаються інкасаторами, номерам, зазначеним у накладних).

6. Прийнявши за кожним заїздом (маршрутом) сумки і мішки, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують два примірники журналу прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.

7. Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що здаються у грошове сховище (сейф) і звіряє її відповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок. Сейф закривається на два ключі, один з яких перебуває в касира, другий — у бухгалтера-контролера.

8. Підсумковим документом проведеної роботи є складання Довідки про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

При виконанні всіх зазначених процедур проводиться контроль дефектності сумок і, якщо виявляються порушення (зовнішні або невідповідність сум, вказаних у накладних і явочних картках), касир у присутності бухгалтера-контролера і інкасаторів, що пред’явили ці сумки (мішки), розкривають їх і перелічують гроші.

По завершенні роботи складається акт у трьох примірниках за підписами всіх осіб, що були присутні при перерахуванні грошей із зазначенням дати розкриття сумки і її номера, описом дефектності сумки і з вказанням суми, що виявлена при перелічуванні.

Перший примірник акта залишається у справах банку разом із супровідним документом, другий — з повідомленням про факт нестачі і речовими доказами (сумкою, пломбою, упаковкою і т. ін.) передається правоохоронним органам (за умови виявлення нестачі), а третій надсилається організації, яка здала готівку інкасатору.

Банки можуть встановити порядок здачі готівки у вечірню ка- су без участі інкасаторських бригад. У цьому разі кожному суб’єкту господарської діяльності банк видає парну кількість інкасаторських сумок. Зразки пломб банк завіряє підписами службових осіб і печаткою банку. На здачу готівки клієнти виписують до кожної сумки супровідну відомість у трьох примірниках (перший вкладається в сумку, другий і третій пред’являються бухгалтеру-контролеру вечірньої каси). Процедура приймання готівки аналогічна до тієї, що виконується за участю інкасаторських бригад. По закінченні приймання сумок касир видає представнику підприємства копію супровідної відомості, підписану касиром та бухгалтером-контролером і завірену печаткою каси. Порожні сумки, що були не використані, повертаються під розписку в окремій книзі.

Дещо інший порядок установлений для приймання сумок із виручкою залізниць і підприємств зв’язку.

Представники цих організацій, доставивши в банк сумки з виручкою, розкривають у присутності працівників вечірньої каси страховий мішок і передають бухгалтеру-контролеру два примірники дорожньої відомості на збирання виручки залізничних станцій (або реєстр підприємств зв’язку) і конверт з накладними до сумок, а касиру — сумки з виручкою. Касир перевіряє сумки на предмет дефектності, а бухгалтер-контролер встановлює відповідність прийнятих сумок і накладних до них записам у дорожній відомості або реєстрі. За фактом приймання сумок видається розписка банку на других примірниках дорожніх відомостей або реєстрів за підписами бухгалтера-контролера і касира вечірньої каси, скріплених печаткою банку.

Перші примірники зазначених документів використовуються як реєстраційні журнали обліку прийнятих сумок з грошима і зберігаються у банку в окремій справі.

Про загальну кількість прийнятих сумок від станцій залізниць і підприємств зв’язку та оголошену суму вкладених до них грошей робляться відповідні записи в довідці про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

За підсумком роботи вечірньої каси, вранці наступного дня, касир і бухгалтер-контролер здають:

1) сумки з проінкасованою грошовою виручкою, накладні і супровідні відомості, а також порожні сумки — в касу перерахування;

2) мішки (сумки) з готівкою кас банку при підприємствах і накладні до них під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки — завідувачу каси. Зіставивши фактичну наявність грошей з даними супровідної відомості, завідувач каси підписує цю відомість та накладну до неї і передає накладну в операційну касу для проведення операції, пов’язаної з зарахуванням грошей на рахунок контрагента, а супровідну відомість передає для включення до касових документів дня.

Перерахування готівки, прийнятої вечірньою касою, проводиться касами перерахування.