6.2. Порядок здійснення касових операцій прибутковими касами

Готівка приймається за такими документами: оголошення на внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.

За оголошенням на внесення готівки (див. дод. 5) приймаються гроші від суб’єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян до вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).

Платежі від населення приймаються за повідомленням (див. дод. 6). Всі інші надходження, в тому числі і від працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами (див. дод. 7) з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів з відбитком їх печатки.

Найбільша сума готівки проходить через касу банку за оголошенням на внесення готівки. По суті, даний прибутковий документ складається з трьох окремих документів, а саме: оголошення, квитанції і ордера.

Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи — здавача грошей, сума цифрами і прописом, номер поточного рахунку), після чого оголошення з квитанцією і ордером передається до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх із зразками, що є у нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, поаркушним перерахуванням приймає їх.

В обов’язковому порядку касир звіряє суму, вказану у прибутковому документі з сумою, фактично виявленою при перерахуванні. У разі відповідності цих сум, касир підписує і ставить печатку на квитанції і повертає її особі, яка здавала гроші, а об’яву залишає у себе як документ, що засвідчує факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівнику, який веде касовий журнал.

Після здійснення всіх записів відповідно до ордерів, за особовими рахунками контрагентів, оголошення передаються власникам рахунків разом із виписками з їх поточних рахунків. Наявність ордерів дає змогу клієнтам слідкувати за правильністю записів, проведених за їх поточними рахунками. Впродовж операційного дня суми прийнятих грошей реєструються в касовому журналі.

За різних причин фактична сума готівки, що пред’явлена до перерахування і здачі в установу банку може не відповідати сумі, зазначеній в оголошенні на внесення готівки. При виявленні розбіжностей касир пропонує здавачу переписати даний прибутковий документ, вказавши у ньому суму, що фактично виявлена при поаркушному перерахуванні. У даному випадку, первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції до нього записує суму, що фактично виявлена при перерахуванні. Повний документ (оголошення, квитанція і ордер) передаються назад операційному працівнику, який викреслює в касовому журналі попередню суму і записує нову, за умови, що здавальник переписав документ, який знову надсилається до каси.

Якщо ж клієнт, оформивши оголошення на внесення готівки, гроші до каси не вніс, то документ також повертається операційним працівникам до з’ясування. Причина вказується на квитанції за підписом керівника і головного бухгалтера, що дає право викреслити в касових журналах зазначені суми, а прибуткові документи знищити.

Впродовж дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають Довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що поступили до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, але і обороти звіряються з записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю полягає в тому, що звірка оформлюється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.

Прийняті за операційний день гроші касир формує у пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає завідувачу під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами за довідкою касира і підписує довідку.

Гроші, що не сформовані у повні пачки (по 100 штук за одним номіналом) завідувач каси передає для об’єднання одному з касирів також під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

При великих сумах готівки, касири можуть передавати гроші, що надійшли до прибуткової каси, завідувачу каси кілька разів протягом операційного дня знову ж таки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей). У цьому разі до передачі грошей, касир особисто має переконатися в тому, що фактична сума грошей відповідає загальній сумі, вказаній у прибуткових документах, за якими вони прийняті.

Наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення книги обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) також є елементом внутрішньобанківського контролю при здійсненні касових операцій.

Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується до операційної каси і зараховується на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки за балансом комерційного банку у той самий робочий день.