6.4. Організація і порядок роботи каси перерахування

До штату кас перерахування входять лічильні бригади касирів, які очолюються контролером і відповідно з ним укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Сумки з готівкою і накладні до них контролери бригад приймають від працівників вечірньої каси (касира і бухгалтера-контролера) під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки і зберігають їх упродовж робочого дня в спеціально оснащеному місці (металевій шафі, візку або в ящику стола, під замком).

Для перерахунку контролер видає касирам по одній сумці, попередньо записуючи її номер в контрольну або зведену відомість.

Увесь процес перерахування грошей характеризується злагодженістю дій касирів і контролера лічильної бригади. Порядок виконання робіт проходить у суворій послідовності, визначеній Інструкцією № 1 Національного банку України.

1. Касир під наглядом контролера розкриває сумку, виймає гроші і чеки, передаючи її контролеру, при цьому пломбу разом із шпагатом для подальшого (наступного) контролю залишає в себе.

2. Контролер дістає із сумки супровідну відомість, попередньо переконавшись, що в сумці нічого не залишилось.

3. Перерахувавши гроші, касир повідомляє контролеру фактично виявлену суму, яку контролер звіряє із зазначеною на лицьовому і зворотному боках супровідної відомості.

4. При тотожності сум контролер передає для підпису касиру супровідну відомість, гроші касир ховає у шухляді свого робочого стола.

5. При розходженні сум, касир разом із контролером звіряє перераховану суму грошей за номіналом і повторно перераховує грошові білети того номіналу, за яким виявлено розбіжності. При підтвердженні нестачі або надлишку складається акт на лицьовій стороні супровідної відомості, накладній і квитанції за підписами контролера і касира.

Нестачі і надлишки грошей, що виявлені при перерахуванні, реєструються в Картках обліку прорахунків, виявлених у сумках з виручкою магазинів і Картках обліку прорахунків, виявлених касиром у розрізі торгових та інших підприємств і організацій, а також за кожним касиром, що виявив надлишок чи нестачу.

Після розкриття всіх сумок і перерахування готівки контролери бригад у контрольних відомостях виводять суми перерахованої грошової виручки і передають супровідні відомості і накладні до сумок, а також зведені відомості касиру (контролеру), який очолює касу перерахування. Він, попередньо проконтролювавши у супровідних відомостях і накладних записи відносно виявлених фактів нестач, надлишків, неплатіжних фальшивих білетів і монет, передає накладні обліково-операційним працівникам для запису результатів перерахунку в касовому прибутковому журналі або контрольній відомості і відображення в бухгалтерському обліку.

Наприкінці дня касир зіставляє суми перерахованої готівки з даними зведеної відомості. Загальну суму зведеної або контрольної відомості, з урахуванням надлишків і нестач, контролери лічильних бригад порівнюють з оголошеною сумою вкладень грошей до сумок, прийнятих ними до перерахування і передають контрольні відомості, листки касирів і порожні сумки касиру (контролеру), що очолює касу перерахування, який передає документи про перерахування готівки завідувачу каси.

Остаточний контроль проведеної роботи вечірньою касою здійснює головний бухгалтер, який перевіряє повноту надходження грошей до операційної каси і підписує довідку про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

Супровідні контрольні та зведені відомості, а також довідка про загальну суму виручки, яка здана інкасаторами за журналом обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і довідкою про видані їм сумки та явочні картки підшиваються до касових документів дня.

Для зручностей при обслуговуванні контрагентів, можуть відкриватися каси банку при підприємствах. Вони очолюються старшим касиром, який призначається керівником банку і здійснює керівництво і контроль за роботою касових працівників.

Гроші, що надійшли в ці каси, через інкасаторів банку, в той самий день доставляються до банку.

При здачі виручки касир підприємства пред’являє касиру каси банку прибутковий документ, виписаний ним у двох примірниках під копіювальний папір на бланках типової форми, установленої на підприємстві, а також готівку. Касир банку після приймання грошей розписується на обох примірниках документа з проставлянням іменного штампу. Другий примірник касир скріплює печаткою установи банку і видає його особі, яка внесла гроші, а перший залишає у себе.

Банк може також дозволити здавати виручку в касу в опломбованих інкасаторських сумках.