6.1. Організація роботи касового апарату банку

Касові операції банку становлять доволі великий обсяг роботи і характеризують одну із головних функцій банку. Більше того, контроль стану ринку операцій з готівкою, що покладений на банківську систему, є однією із важливих передумов поліпшення економічної ситуації в Україні.

Банки, здійснюючи своєчасне касове обслуговування контрагентів (клієнтів), забезпечують тим самим збереження їхніх грошових коштів, а також сприяють додержанню емісійно-касової дисципліни.

Основні аспекти банківської діяльності за вказаними напрямками викладені в Інструкції № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 20.06.95 за № 149 в редакції постанови Правління Національного банку України від 13.10.97 за № 334.

Усі державні, кооперативні, акціонерні, орендні, колективні, громадські та інші підприємства, організації, установи незалежно від форми власності та видів діяльності, а також особи, що є суб’єктами підприємницької діяльності і мають поточний рахунок в банку, зобов’язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. З врахуванням потреб вони можуть одержати готівку з установ банку для розрахунків з працівниками з оплати праці, грошових виплат та заохочень, купівлі цінних паперів, виплати дивідендів, гонорарів, стипендій, пенсій, витрат на службові відрядження, господарські потреби тощо.

Постановою Правління Національного банку України від 18.01.99 за № 14 передбачено, що за касове обслуговування комерційний банк установлює клієнту плату в розмірі, передбаченому договором на касове обслуговування, але не вище 1,0 % від виданої суми готівки.

Плату за касове обслуговування бюджетних організацій, військових частин рекомендується встановлювати у менших розмірах з урахуванням того, що доходи, одержані від комплексного обслуговування державного бюджету, покривають у цілому відповідні витрати комерційного банку.

Видача готівки підприємствам зв’язку на виплату пенсій здійснюється безкоштовно на підставі того, що Національний банк підкріплює каси комерційних банків на ці операції безкоштовно.

Підприємства можуть мати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі, що встановлюється щорічно впродовж першого кварталу, а за необхідністю ліміти можуть переглядатися протягом року.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного контрагента, зокрема, встановлюється тим комерційним банком, у якому відкритий поточний рахунок. Установи банків здійснюють повний контроль за дотриманням діючого порядку ведення касових операцій у народному господарстві України. Перевірки здійснюються за даними бухгалтерського обліку та за первинними грошовими документами. Під час перевірки з’ясовують наявність установленого ліміту та забезпечення його щоденного додержання, а також дотримання порядку здавання грошової виручки, своєчасність повернення в банк не витрачених у строк сум заробітної плати, допомог, стипендій та інших сум. Особливу увагу приділяють контролю правильності витрачання готівки, що одержана в банку, враховуючи, що її використання на інші цілі, ніж зазначено у чеку, забороняється.

Перевіряючи правильність ведення касової книги і своєчасність обліку надходжень і видач готівки, установлюють відповідність записів касової книги щодо сум, одержаних і зданих до банку.

Як видно, установи банків активно впливають на організацію готівково-грошового обігу. Але основне в тому, що Національний банк України, як єдиний емісійний і касовий центр держави, організує і регулює обсяг і структуру готівкової маси в обігу відповідно до основних напрямків грошово-кредитної політики. Комерційні банки здійснюють аналіз і прогнозування готівкового обігу, виконують оперативні функції з реалізації єдиної грошово-кредитної політики на території регіону, організують і виконують оперативні функції.

З огляду на сказане основні завдання банків у роботі з готівкового обігу такі:

- безумовне виконання актів Верховної Ради України, Законів України, Указів Президента України, нормативних актів Національного банку України з питань регулювання обсягу і структури готівкової маси в обігу;

- аналіз сукупних оцінок стану збалансованості грошових доходів і витрат населення;

- прогнозування готівкового обігу за загальним обсягом і структурою з врахуванням основних напрямів грошової політики і показників економічного і соціального розвитку;

- раціональна організація готівкового обігу та якнайшвидше залучення готівки до кас банків;

- обмеження готівкової емісії економічно обгрунтованими вимогами зростання обігу готівки;

- своєчасна видача готівки господарюючим суб’єктам на оплату праці, пенсій, допомог та інші цілі;

- додержання встановленого порядку ведення касової і емісійної роботи;

- здійснення контролю за економним та цільовим витрачанням готівки.

Досить значна маса готівкових коштів проходить через поточні рахунки контрагентів, що відкриваються їм в установах банків і які використовуються для обліку руху коштів. Для проведення касових операцій у банку створюється структурний підрозділ — касовий апарат. Керівництво банку самостійно вирішує питання про структуру касового апарата. Але за будь-яких організаційних форм його побудови, касовий апарат проводить прийом і видачу готівки, а також здійснює весь супутний обсяг операцій, як то перерахунок інкасованої виручки, розмін грошових купюр і обмін їх на монету, оформлення і видачу грошових чекових книжок.

Операційна каса — це структурний підрозділ банків, який проводить операції з касового обслуговування клієнтів. Залишок грошей в операційній касі обмежений граничним розміром, що визначається за узгодженням з відповідною установою Національного банку залежно від обсягу готівкового обороту банку та умов його роботи.

Операційна каса може включати окремі види кас, а саме: прибуткову, видаткову, вечірню, перерахункову грошової виручки. Як правило, основний обсяг готівки в системі комерційних банків проходить через прибутково-видаткові каси.

Робота касового апарату проводиться в окремих, спеціально оснащених приміщеннях — касах.

Для зберігання готівки операційної каси в комерційних банках призначаються грошові сховища. У грошових сховищах також зберігаються кошти резервних фондів Національного банку України, іноземна валюта, золото (дорогоцінні метали), інші цінності.

Кожна окрема шафа, металевий стелаж, полиця, на яких розміщено гроші (цінності) у грошовому сховищі замикаються завідуючим касою. Ключі зберігаються у грошовому сховищі в окремій шафі.

Облік прийнятих у сховище грошових білетів, монет та інших цінностей ведеться в книзі обліку готівки операційної каси та в книзі обліку грошей у резервних фондах.

Відповідальним за зберігання грошей (цінностей), що перебувають у грошових сховищах є керівник комерційного банку, його головний бухгалтер та завідуючий касою.

Кожен із цих працівників має окремий ключ від грошового сховища та особисту печатку. Саме цими трьома ключами відчиняються і замикаються грошові сховища, а наявність трьох печаток свідчить про опечатування сховища. Лише названі працівники мають право доступу до грошового сховища. Коло їхніх обов’язків щодо забезпечення схоронності грошей (цінностей) досить чітко визначено Інструкцією № 1 НБУ. Так, їх присутність обов’язкова, якщо з дозволу керівника до сховища заходять працівники банку.

Перед закриттям сховища вони мають перевірити відповідність фактичної наявності резервних фондів операційної каси даним бухгалтерського обліку і залишкам, зазначеним у книзі обліку готівки операційної каси та книзі обліку грошей у фондах. Вони також перевіряють, чи всі цінності, що підлягають зберіганню у сховищі, занесені до сховища. Підписи відповідальних осіб підтверджують правильність залишків, виведених у книгах.

Опечатування грошового сховища по закінченні робочого дня проводиться в присутності представника відділу охорони банку. Про приймання опечатаного грошового сховища він розписується в контрольному журналі на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, попередньо звіривши відбитки печаток з їх зразками. Контрольний журнал на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, зберігається в завідуючого касою.

Перед відкриттям грошових сховищ відповідальні працівники у присутності представника охорони перевіряють чи нема пошкоджень дверей, замків тощо, після чого розписуються у контрольному журналі на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ про прийняття від охорони відбитків печаток, якими опечатані сховища.

Протягом робочого дня сховища, сейфи і шафи повинні бути замкнені на ключі, а при наявності в них цінностей, крім того, опечатані печатками осіб, відповідальних за схоронність цінностей.

До всіх грошових сховищ, сейфів, металевих шаф, в яких зберігаються гроші і цінності, банк має дублікати ключів. Ключі вкладаються в пакет, який обшивається тканиною і опечатується печатками трьох службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей. Разом із супровідним листом, підписаним тими ж особами, пакет передається на зберігання до відділу безпеки комерційного банку або до найближчої установи банку.

Перевірка дублікатів ключів проводиться у випадках поломки або втрати першого примірника ключа, а також під час ревізій і перевірок, при зміні службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей.

При організації роботи кас комерційних банків, касири забезпечуються металевими печатками, які необхідні для опломбовування пачок з грошовими білетами, мішків з монетою (кліше). На них, а також на печатках відповідальних за зберігання грошей у касі і інших працівників банку проставляється відбиток найменування банку (номера за електронною поштою), порядкового номера печатки (кліше).

Усі печатки, ключі, кліше, іменні штампи реєструються в спеціальному журналі, який ведеться керівником або особою, що визначається за його письмовим розпорядженням (крім касира і завідувача каси).

Порядок організації емісійно-касової роботи в установах банків України регламентується Інструкцією № 1, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 07.07.94 за № 129.

Вона розроблена відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність» і визначає порядок здійснення Республіканським банком Криму, регіональними управліннями і установами всіх інших банків емісійних і касових операцій, правил інкасації грошової виручки, перевезення і пересилання цінностей, виконання операцій з іноземною валютою і документами в іноземній валюті, дорогоцінними металами, контролю за зберіганням цінностей і додержанням емісійно-касової дисципліни.

На касову роботу добираються надійні працівники. У кожній установі банку на касирів, інкасаторів, водіїв заводиться особова справа, в якій знаходиться заява про прийняття на роботу, автобіографія, копія наказу про призначення на посаду, витяг з протоколу про прийняття заліку щодо знання Інструкції № 1, а також договір про повну матеріальну відповідальність і фотокартка.

Працівники обліково-операційного апарату здійснюють перевірку всіх розрахунково-грошових документів і забезпечують відображення операцій за рахунками бухгалтерського обліку. Цей апарат очолює головний бухгалтер банку, який у своїй роботі керується Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в банківських установах України, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 30.12.98 за № 566 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 01.02.99 за № 56/334^а). Саме на головного бухгалтера, який підпорядковується безпосередньо керівникові банку, покладено контроль за використанням коштів, незалежно від джерела їх формування. Обліково-операційний апарат банку працює за принципом відповідальних виконавців.

За операційними працівниками закріплюється ведення відповідних рахунків, у тому числі і поточних рахунків контрагентів. Конкретні обов’язки працівників обліково-операційного апарату визначаються головним бухгалтером банку.

Принцип відповідальних виконавців, яким доручається одноосібно оформляти і підписувати розрахунково-грошові документи, поширюється на касовий апарат.