7.1. Принципи організації безготівкових розрахунків та вимоги щодо оформлення розрахункових документів

Особлива ознака безготівкового платіжного обігу полягає в тому, що для проведення платежів використовуються тільки безготівкові гроші. Це можливо, коли платник і одержувач мають поточний рахунок в будь-якому банку на території України або за кордоном, якщо йдеться про міжнародні розрахунки. Зрозуміло, що безготівковий платіж здійснюватиметься швидко та надійно лише за умови розвинутої мережі міжбанківських розрахунків та наявності платіжних документів єдиного зразка. В Україні дані передумови впроваджені в практичну сферу діяльності банківської системи.

Так, із січня 1994 року Національний банк запровадив автоматизовану систему міжбанківських розрахунків з використанням прогресивних технологій у банківській справі. Система обслуговується комплексом програмно-технічних засобів, які забезпечують обмін електронними документами, їх перевірку, аналіз та захист від втручання. Система електронних платежів (СЕП) дозволила досягти світового рівня обробки інформації у сфері міжбанківських розрахунків, обмежити ризик обігу фальшивих грошей та скоротити до мінімуму термін проходження платежів.

Сучасна система безготівкових розрахунків передбачає, що розрахунки між підприємствами проводять комерційні банки, розрахунки між банками здійснюються через мережу регіональних розрахункових палат, на верхньому рівні якої перебуває центральна розрахункова палата в Києві.

Банківські операції можуть також проводитись через кореспондентські рахунки, які банки відкривають один в одного відповідно до кореспондентських угод.

За будь-яких організаційних форм розрахунків, вони базуються на таких принципах:

- кошти суб’єктів господарської діяльності підлягають обов’язковому зберіганню на поточних рахунках в банку;

- кошти з поточного рахунку контрагента (клієнта) списуються за розпорядженням їх власників, крім випадків, у яких чинним законодавством передбачене безспірне списання (стягнення) коштів, а також за рішенням суду, арбітражного суду та за виконавчими написами нотаріусів;

- розрахункові документи приймаються банком до виконання лише в межах наявних коштів на поточному рахунку контрагента;

- якщо на рахунку клієнта недостатньо коштів для здійснення розрахунків, банк приймає доручення на перерахування з основного рахунку підприємств до бюджетів та державних цільових фондів сум податків і зборів (обов’язкових платежів, неподаткових платежів, пені, штрафів) незалежно від наявності коштів на рахунку;

- у разі відсутності коштів на основному рахунку платника такі доручення обліковуються на позабалансовому рахунку № 9803 «Розрахункові докумени не сплачені в строк через відсутність коштів у платників». Платник зобов’язаний протягом трьох банківських днів подати доручення на перерахування залишків коштів з інших поточних рахунків на основний для забезпечення погашення заборгованості або погасити її з додаткового рахунка;

- якщо коштів на кореспондентському рахунку банку недостатньо для виконання доручень клієнта, банк приймає всі подані розрахункові документи і обліковує їх на позабалансовому рахунку 9804 «Розрахункові документи, не сплачені в строк через відсутність коштів у банку»;

- платежі одного клієнта за рахунок коштів іншого не допускаються, за винятком випадків уступки вимоги і переведення боргу (відповідно до положень розділу 17 Цивільного кодексу України);

- банк на договірній основі здійснює розрахунково-касове обслуговування своїх клієнтів і виконує їх розпорядження щодо перерахування коштів з рахунків;

- підприємства самостійно обирають форми розрахунків та зазначають їх при укладанні між собою договорів.

Безготівкові розрахунки здійснюються за такими формами розрахункових документів:

- платіжне доручення;

- платіжна вимога — доручення;

- чек;

- акредитив;

- вексель;

- платіжна вимога;

- інкасове доручення.

Застосування тієї чи іншої форми розрахункових документів визначається особливостями господарських взаємовідносин підприємств, спрямоване на зміцнення договірної дисципліни, забезпечення безперебійних платежів і прискорення обігу грошових коштів у розрахунках.

При організації безготівкових розрахунків важливо, щоб момент проведення платежу максимально наближався до моменту відвантаження продукції, надання послуг. Подібне наближення сприятиме скороченню перерозподілу ресурсів між господарськими суб’єктами, прискоренню процесів реалізації, кругообігу фінансових ресурсів. Однак дотримання цього принципу не завжди поєднується з характером виробничого процесу, станом платіжної дисципліни, з економічною зацікавленістю учасників розрахунків.

На практиці проводиться як попередня оплата, так і відстрочення платежу, яке може бути двояким — за домовленістю сторін (комерційний кредит) і примусовою (прострочена заборгованість платника постачальнику).

Якщо форма комерційного кредиту досить ефективна при веденні господарської діяльності, то відстрочення платежу пов’язане із низькою договірною дисципліною і досить слабкою платоспроможністю підприємств.

Комерційні банки мають додержуватись нормативних термінів проведення платежів. Списання та зарахування коштів за рахунками клієнтів проводиться в день надходження до банку розрахункових документів або наступного дня, якщо документи надійшли до банку після закінчення операційного дня. Взаємні претензії за розрахунками між платником та одержувачем коштів розглядаються сторонами поза участю банку.

Як і при веденні касових операцій, обліково-операційний апарат банку (відповідальні виконавці) виконує контрольні функції щодо розрахунково-платіжних документів, які поступають від клієнтів впродовж операційного дня. Банківський контроль передбачає правильність оформлення документів, законність платежу, достовірність параметрів учасників розрахунків (код банку платника і отримувача, номер їх поточного рахунку тощо).

Відповідно до Інструкції № 7, розрахункові документи, які подаються клієнтами в банк у паперовій формі, мають відповідати вимогам встановлених стандартів та вміщувати, залежно від їх форми, такі реквізити:

- назву документа;

- номер документа, число, місяць, рік його виписки.

Число та рік вказуються цифрами, місяць — літерами. На розрахункових документах, які заповнюються за допомогою технічних засобів, допускається зазначення місяця цифрами (01 — 12);

- назви платника та одержувача коштів (їх офіційне скорочення), які відповідають зареєстрованим у статуті, їх ідентифікаційні коди за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України, у фізичних осіб — ідентифікаційні номери, що проставляються на підставі відповідних документів податкових органів, номери рахунків в установах банку;

- назви банків платника і одержувача, їх місцезнаходження та умовні номери за МФО (код банку);

- суму платежу цифрами та літерами;

- призначення платежу — назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється операція (договір, рахунок, товарно-транспортний документ та інше) із зазначенням його номера і дати, зазначення назви і відповідної статті закону, якою передбачене право безспірного списання (стягнення) коштів.

Замість назви товару може зазначатись його кодове (умовне) значення;

- на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) — відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або (та) одержувача коштів;

- підрозділи бюджетної класифікації та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);

- суму податку на додану вартість цифрами або напис «без податку на додану вартість».

У разі, коли хоча б один зі щойно зазначених реквізитів (якщо вони передбачені формою документа) не заповнений або заповнений неправильно, банк такий документ до виконання не приймає.

Використання факсиміле при вчиненні підпису, виправлення і підчистки у розрахункових документах не допускається.

Банк не має права робити виправлення на поданих розрахункових документах.

У разі відмови прийняти від клієнта розрахунковий документ, банк у день його отримання має зробити на зворотному боці напис про причину повернення документа без виконання (за підписами головного бухгалтера і виконавця, завірених штампом банку) та повернути його клієнтові.

Розрахункові документи за операціями, що здійснюються:

- суб’єктами підприємницької діяльності — юридичними особами — повинні мати відбиток печатки та підписи відповідальних осіб, яким відповідно до чинного законодавства України та установчих документів підприємства надане право розпорядження рахунком і підпису розрахункових документів і які повідомлені банку в картці зі зразками підписів та відбитком печатки;

- відділеннями, філіями, представництвами, від імені юридичної особи, підписуються особами, які уповноважені цією юридичною особою і завіряються відбитком печатки, що відповідає вміщеним у картку зразкам підписів та відбитка печатки;

- підприємцями без створення юридичної особи, підписуються однією відповідальною особою, зразок підпису якої зазначений у картці зразків підписів та відбитка печатки (за наявності печатки);

- фізичними особами, підписуються ними та приймаються банком до виконання за наявністю на документі підпису, зразок якого вміщено в картку рахунку.

Клієнт, виходячи зі своїх технічних можливостей, може подава- ти до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів (електронних повідомлень) каналами зв’язку. Спосіб подання ним документів до банку передбачається в договорі на розрахунково-касове обслуговування.

Паперові розрахункові документи, як правило, виписуються з використанням технічних засобів за один раз під копірку у двох примірниках, платіжні вимоги та документи підприємств, які обслуговуються в одній установі банку, — у трьох примірниках.

Для документального підтвердження часткової оплати розрахункових документів відповідальний працівник банку виписує у двох примірниках меморіальний ордер.

Кошти списуються з рахунку платника тільки на підставі першого примірника розрахункового документа.

Розрахункові документи приймаються банками до виконання без обмеження максимального або мінімального розміру суми. Платежі з рахунків клієнтів виконуються банками в межах залишків коштів на початок операційного дня.

Установи банків, у разі технічної можливості врахування поточних надходжень коштів на рахунки клієнтів протягом операційного дня, можуть здійснювати платежі за їх дорученнями з врахуванням цих сум.

Банк платника приймає документи від клієнтів протягом операційного дня, час якого регламентується режимом роботи банку.

Розрахунки за документами, що надійшли до банку платника протягом операційного дня, здійснюються банком того самого дня.

Розрахункові документи, які надійшли після операційного дня, банк виконує наступного дня.

На всіх примірниках паперових розрахункових документів банк в обов’язковому порядку в правому верхньому куті проставляє дату надходження цих документів. Якщо документи надійшли після закінчення регламентованого банком часу роботи з клієнтами, на них, крім того, проставляється штамп «Вечірня». Дата виконання розрахункового документа проставляється у правому нижньому куті.

У разі, якщо дата розрахункового документа збігається з датою проведення банком, дата отримання банком документа у правому верхньому куті не проставляється.

Банк одержувача зобов’язаний зараховувати кошти на рахунки клієнтів не пізніше наступного робочого дня після отримання інформації від розрахункової палати.

Якщо розрахунки здійснюються без застосування системи електронних міжбанківських розрахунків, розрахункові документи підприємств між установами банків доставляються кур’єрською поштою (спецзв’язком) згідно з Правилами приймання, оброблення та доставки кореспонденції банківських установ спецзв’язком Міністерства зв’язку України.

Спецзв’язком розрахункові документи відправляються банком одержувача коштів банку платника у день їх надходження або наступного дня, якщо документи надійшли після операційного дня.

Перелік зазначених документів включається банком — одержувачем коштів у реєстр форма 1, примірник якого з відміткою дати отримання документів підприємством спецзв’язку залишається в банку — відправнику документів.

Банк платника приймає ці документи від підприємства спецзв’язку на підставі примірника реєстру форма 5 із зазначенням дати їх отримання.

Повернення розрахункових документів, які стосуються сплати податків, зборів, інших обов’язкових платежів та внесків до державних цільових фондів, здійснюється у випадках, передбачених чинним законодавством, або на підставі відкликання органу, який надав документ на безспірне стягнення коштів, або на підставі одержаного від клієнта листа про відкликання розрахункових документів на сплату податків та неподаткових платежів.

При цьому підприємства, установи і організації можуть відкликати з установ банків невиконані платіжні доручення на сплату податків та неподаткових платежів тільки за згодою відповідного органу стягнення. На листі про відкликання робиться відмітка органу стягнення про згоду на відкликання з картотеки розрахункового документа, яка підписується уповноваженою ним особою та засвідчується печаткою.

Звернення до установ банків органів стягнення про тимчасове призупинення виконання виданих ними розрахункових документів щодо безспірного стягнення коштів із рахунків підприємств-боржників не приймаються. Такі документи можуть бути відкликані у повній сумі, й у подальшому має подаватися на стягнення новий документ.

При здійсненні розрахунків клієнти можуть застосовувати систему «клієнт–банк», яка забезпечує:

передачу повідомлень між клієнтом та банком у зашифрованому вигляді за допомогою сертифікованих засобів захисту;

автоматичне ведення протоколу (та захист цього протоколу від модифікації), передавання розрахункових документів між банком і клієнтом як у банк, так і в автоматизоване робоче місце (АРМ) клієнта;

автоматичне архівування протоколів наприкінці дня.

Юридичною підставою для входження клієнта в систему електронних платежів «Клієнт — банк» і проведення банком його електронних документів є окремий договір між ним і банком.

У договорі обов’язково мають бути обумовлені права, обов’язки та відповідальність сторін у разі виникнення спірних питань і порядок їх вирішення.

Програмне забезпечення системи «клієнт–банк» має відповідати вимогам, які пред’являються до технології банківських розрахунків і мати сертифікат (дозвіл) Національного банку України.

АРМ клієнта забезпечує автоматичне ведення поточного стану власного рахунку в банку, враховуючи проведені початкові та зворотні платежі. Електронні документи, що подаються клієнтом у банк, мають відповідати формату платіжних документів системи електронних платежів Національного банку України, із зазначенням електронних цифрових підписів відповідальних осіб платника, яким згідно з установчими документами надане право підпису. Банківська частина системи «клієнт — банк» забезпечує перевірку наведених електронних підписів на кожному електронному розрахунковому документі клієнта та за платіжним файлом у цілому.

Після отримання від банку виписки з рахунку, клієнт складає Реєстр розрахункових документів, які відправлені в банк каналами зв’язку і прийняті банком до оплати.

Такий самий реєстр за кожним клієнтом складається в банку після друку балансу операційного дня. Реєстр електронних платежів з повним переліком реквізитів розрахункових документів підшивається банком в документи дня як первинні документи, що надійшли від клієнта в банк для оплати. Реєстр має обов’язково вміщувати відомості про дату і час подання розрахункових документів власником рахунку до виконання.

При використанні будь-яких форм безготівкових розрахунків, схема організації загальної обліково-операційної роботи відповідатиме певним етапам (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Схема організації обліково-операційної роботи