1. 8. Етапи аналізу та його організація

Для забезпечення ефективності аналітичної роботи її потрібно добре продумати, спланувати й організувати.

При здійсненні аналізу діяльності підприємств і об’єднань виділяють три етапи роботи. Перший етап (підготовчий) включає в себе роботи організаційного характеру, що гарантують достатню глибину й оперативність аналізу (планування, визначення об’єктів аналізу, складання програми та ін.); другий – основний етап – це власне аналітичні роботи (збір і обробка даних, їх систематизація і зіставлення, виявлення впливу чинників і т. д.); на третьому (підсумковому) етапі узагальнюють і оформляють результати аналізу, а також розробляють пропозиції щодо їх подальшого впровадження у практику роботи підприємства. Думаємо, варто детальніше зупинитися на особливостях і змісті кожного з названих етапів.

Підготовчий етап передбачає визначення мети й об’єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об’єктів, складання плану аналізу і графіка його проведення, розробку програми і всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т. д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу і попереднього ознайомлення з нею.

Про можливу мету аналізу, згідно з якою потрібно будувати всю підготовчу роботу, йдеться в інших частинах, ще на початку даного підручника (оцінювання напруженості й обґрунтованості плану; оціню­вання результатів діяльності, враховуючи ефективність використання ресурсів; підведення підсумків внутрішнього розрахунку тощо). Об’єкти аналізу відбирають такі, вивчення яких дало б змогу отримати відповіді на поставлені запитання (залежно від мети аналізу).

Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за окресленою програмою чи відібраними об’єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки і недоліки.

Планування аналізу охоплює широке коло питань. До них належать не лише встановлення термінів виконання окремих робіт, переліку виконавців і розподілу обов’язків між ними, а й складання самої програми аналізу, визначення його інфор­маційної бази.

Графік виконання аналітичних робіт має передбачати найстисліші терміни, бо чим оперативніше проводиться аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом.

Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу і від термінів його проведення. Розподіл обов’язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки і вручну без участі найкваліфікованіших фахівців. Інша частина робіт – безпосередній аналіз оброблених і згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій – потребують участі в них добре підготовлених теоретично і практично фахівців.

Розробка програми і вибір методики аналізу – важлива робота підготовчого етапу, що значною мірою визначає кількість та ефективність всієї аналітичної роботи. У програмі потрібно відобразити мету, об’єкти й основні напрямки аналізу, період, який він охопить, ступінь деталізації і глибину вивчення окремих сторін діяльності, використані прийоми аналізу, його інформаційне і технічне забезпечення. Відо­браження у програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від того, який аналіз проводять – повний (комплекс­ний) чи тематичний (цільовий), за який період часу (місяць, квартал, рік, п’ятирічка), на якому рівні управління (виробниче об’єднання чи його підрозділ, міністерство), хто є суб’єктом аналізу (відділи і служби об’єднання, контролюючі органи) і т. ін. У ряді випадків програма передбачає заходи щодо поповнення додатковою інформацією.

Можливості використання при аналізі обчислювальної техніки знаходять відображення у програмі залежно від того, хто і якою технічною базою володіє. В усіх випадках потрібно передбачити максимальне використання техніки для аналі­тичної обробки інформації, оскільки це не лише полегшує працю фахівців, звільняє їх від рутинної роботи, а й дає змогу поглибити, пришвидшити аналіз.

Програма аналізу передбачає розробку макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення, методичних вказівок виконавцям щодо використання конкретних джерел даних, технічних прийомів аналізу й оформлення результатів проведеної роботи.

Планування аналітичної роботи містить два аспекти: скла­дання комплексного плану організації і проведення всієї ана­лі­тичної роботи в господарюючих суб’єктах і складання планів для різних тема­тичних аналізів, передбачених комплексним планом. Незважаючи на те, що в обох випадках основні елементи плану (мета, об’єкти, терміни, виконавці, програма, інформаційне і тех­нічне забез­печення аналізу) однакові, зміст їх значно відрізняється.

У першому випадку мова йде про планування на рік (квартал) постійно діючої розгалуженої системи комплексного аналізу (з визначеною метою, об’єктами, системою аналітичних показників, суб’єктами аналізу, інформацією і т. д., що відображають специфіку окремих структурних підрозділів і функціональних служб). При цьому необхідно забезпечити осіб, які приймають рішення (ОПР) у встановлені терміни, у достатньому обсязі потрібною аналітичною інформацією для господарського керівництва.

У такому комплексному плані доречно використати сіткові графіки для зв’язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами об’єднання, а також для фіксування того, хто коли і куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу. Щоб уникнути паралелізму в проведенні аналізу, потрібно скласти комплексний план, що охоплює також участь у цій роботі громадського бюро економічного аналізу (ГБЕА), про яке мова піде нижче.

У плані-описі організації і проведення аналізу в цілому по об’єднанню повинні бути передбачені заходи, пов’язані з мето­дичним керівництвом аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказів­ками й інструктивними матеріалами) і з контролем за її ефективністю (систематичні наради з обговорення виконання пла­ну аналізу, використання в управлінні виробництвом його результатів).

Плани тематичних (цільових) аналізів складають відповідно до можливостей підприємства з метою глибокого вивчення окремих сторін його діяльності.

Другий – власне аналітичний – етап роботи включає в себе збір і перевірку достовірності використаної в аналізі інформації, а також систематизацію накопичених матеріалів; обробку отри­маних даних і заповнення аналітичних таблиць; вивчення на­прям­ків і причин відхилення фактичних показників від пла­но­вих; визначення впливу чинників на зміни показників діяльності, вияв­лення резервів збільшення ефективності виробництва і т. ін.

Достатня і достовірна інформація – головна умова успіш­ності аналітичної роботи, тому даний етап починається з підбирання, перевірки повноти і якості використовуваної в аналізі інформації. Впевнившись в об’єктивності інформації, починають обробляти зібрані дані, що полягає у: зіставленні показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.), статистичній обробці (вираховування середніх, відносних величин групування показників тощо), складанні аналітичних розрахунків і заповненні таблиць. Аналітичні розрахунки можна виконувати окремо і в самих таблицях. Взагалі роль складених аналітичних таблиць буває різною. Вони можуть служити ілюстративним матеріалом для написання різних аналітичних записок, відображати всі необхідні дані за відсутності текстового оформлення результатів проведеного аналізу.

Вивчення оброблених і розміщених у таблицях цифрових даних потрібно для оцінювання досягнутого рівня показників порівняно з планом, минулими періодами, передовими підприємствами і середньогалузевими даними; для вста­новлення взаємної дії показників, виявлення чинників, що впливають на їх зміни тощо. Для обробки і вивчення показників діяльності об’єднань (підприємств) використовують весь арсенал технічних прийомів аналізу.

По закінченні етапу на основі проведеного аналізу дають оцінку ефективності роботи колективу об’єднання, узага­льнюють досягнення і недоліки його господарської діяльності (з визначенням причин і винуватців негативних відхилень від встановлених планових завдань), виявляють наявні резерви для ліпшого використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

На третьому (підсумковому) етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів виробництва, визначають заходи з їх реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у наказах по об’єднанню. Обов’язковим елементом даного етапу є систе­матичний контроль за виконанням рішень, прийнятих за результатами аналізу.

Варто конкретніше зупинитися на оформленні результатів проведеного аналізу. Реалізацію цієї частини підсумкового етапу аналізу здійснюють по-різному – залежно від суб’єктів аналізу, його мети і призначення вихідних документів.

Так, за результатами аналізу діяльності виробничого об’єднання вищестояща організація і контролюючі органи (банки, фінансові органи тощо) складають висновок про його роботу. Саме об’єднання подає в контролюючі організації звітність з додаванням аналітичної записки, що має назву «пояснювальної». Про результати тематичного (цільового) аналізу для керівництва об’єднання може бути складена доповідна записка.

Всі названі варіанти аналітичних записок є прикладом текстового способу оформлення результатів аналізу, і їх зміст повинен відповідати встановленим загальним вимогам.

Достатній обсяг аналітичних записок сприяє вичерпному, всебічному висвітленню результатів аналізу, надає конкретності, лаконічності, наочності і переконливості викладеному матеріалові. Починати записку потрібно із загальної кінцевої оцінки діяльності об’єкта, який вивчають, і лише потім переходити до поглиблення, деталізації висловлених пропозицій. Висновки, подані у записці, мають бути добре обґрунтовані, переконливо викладені, підкріплені відповідними цифрами і, перш за все, відносними показниками. Для наочності можна використовувати у тексті короткі аналітичні таблиці, графіки, схеми. Громіздкі таблиці у дуже обмеженій кількості додаються у вигляді додатків до записки. Зрозуміло, що вся цифрова ілюстрація має випливати з раніше виконаних аналітичних розрахунків.

Якість та ефективність аналізу визначаються конкретністю, дієвістю сформульованих на його основі висновків і пропозицій, які (з необхідними поясненнями) є невід’ємною і важливою частиною будь-якої аналітичної записки. Аналітичну записку потрібно складати у доступній формі.

Масового поширення набув безтекстовний (табличний) спосіб оформлення результатів аналізу. При його застосуванні особи, які приймають рішення, у відведені терміни й у встановленому обсязі отримують аналітично оброблену інформацію у вигляді збірників техніко-економічних показників (або інформаційно-аналітичних збірників, бюлетенів) про роботу об’єднання за визначений період з вітчизняними, а також закордонними партнерами. Безтекстова форма подання результатів аналізу характерна, перш за все, для оперативного аналізу.

Вище були розглянуті етапи робіт, виконуваних при здійсненні аналізу господарської діяльності на будь-якому рівні управління виробництвом.

Відмінна риса всіх трьох етапів – зіставлення різних видів робіт, у результаті чого отримують аналітично обґрунтовану інформацію, що є основою для прийняття керівниками відповідних рішень.

Доволі складне поєднання різних робіт, з яких складається аналіз, велика кількість його об’єктів і ґрунтовні вимоги до глибини та якості аналізу потребують серйозної уваги до питань організаційного забезпечення аналізу. Ці питання виходять далеко за межі організаційної підготовки проведення окремих тематичних аналізів і навіть епізодично виконуваного повного (комплексного) аналізу, про що йшлося при характеристиці першого (підготовчого) етапу аналітичної роботи.

Організація аналізу господарської діяльності на під­приємстві, у галузі і в господарстві загалом – питання першо­чергової важливості в умовах досконалості господарського механізму, всеосяжної інтенсифікації виробництва і підвищення його ефективності.

Професор А. Д. Шеремет характеризує поняття організації аналізу, як як систему раціональних, скоординованих дій для вивчення об’єкта спостереження відповідно до визначеної мети. У межах галузі організаційне забезпечення аналізу передбачає вирішення таких основних питань:

а) визначення органів і посадових осіб, які здійснюють загальне керівництво аналізом, тобто органів і осіб, відпо­відальних за планування, координацію, методологічне забезпечення і проведення аналітичної роботи, а також за підвищення її ефективності;

б) визначення функцій окремих ланок єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності, а також кола виконавців, які відповідають за проведення попереднього, оперативного і наступних аналізів, а також здійснення тематичних (цільових) аналізів;

в) встановлення форм зв’язку між ланками єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності та іншими органами управління;

г) визначення переліку необхідної вхідної і вихідної інформації;

д) регламентація аналітичної роботи.

На всіх рівнях управління виробництвом потрібна посадова особа, відповідальна не лише за планування, координацію і проведення аналізу на даному рівні управління, а й за повне і вчасне забезпечення необхідною інформацією осіб, які приймають рішення, і зацікавлених служб аналітичної інформації, що випливає з результатів проведеного аналізу. Як така відповідальна особа, на рівні міністерства і ВПО повинен виступати один із заступників начальника планово-еконо­мічного управління (планового відділу), у виробничому об’єднанні (на підприємстві) – заступник директора з економічних питань (головний економіст).

Робочим органом з методичного керівництва аналізом, узагальнення на рівні галузі і підгалузі можуть бути лабораторії (сектори) аналізу галузевих і підгалузевих науково-дослідних інститутів (НДІ), а на рівні об’єднання (підприємства) – бюро (група) економічного аналізу. Кожен з перелічених підрозділів здійснює свою аналітичну роботу під методичним керівництвом відповідного підрозділу вищого рівня і, перш за все, галузевої лабораторії з аналізу господарської діяльності.

Галузева лабораторія аналізу здійснює наукове і методичне керівництво проведенням попереднього, оперативного і подальшого (як комплексного, так і тематичного) аналізів на всіх рівнях управління. З цією метою розробляють макети аналітичних таблиць, які потрібно обов’язково заповнити на тому чи іншому рівні управління; пропонують єдину методику виконання аналітичних розрахунків і загальні принципи оцінювання результатів господарської діяльності, виявлення і узагальнення запасів виробництва; визначають обсяги, зміст і форми узагальнення результатів аналізу на кожному рівні управління. Для реалізації останнього лабораторія систе­матично вивчає вимоги ЛПР щодо аналітичної інформації, коригує перелік і зміст вирішальних аналітичних завдань, визначає шляхи досягнення досконалості аналізу в галузі.

Галузева лабораторія з аналізу господарської діяльності має також готувати положення про діяльність служб аналізу на всіх етапах управління; виявляти й узагальнювати передовий досвід організації аналітичної роботи; готувати галузеві матеріали для керівництва щодо організації і методів аналізу (враховуючи розробку питань регламентації аналітичної роботи в галузі); підвищувати кваліфікацію працівників, які займаються аналізом.

Лабораторія (сектори), бюро (групи) аналізу планують аналітичну роботу (теми, програми, виконавців аналізу і т. ін.) на своєму рівні управління, погоджуючи її з планами аналітичних підрозділів вищого і нижчого рівнів, а також з функціональними службами (при плануванні тематичних аналізів). Ті ж робочі органи на різних рівнях управління організовують проведення всіх видів аналізів; узагальнюють і доводять його результати у визначені терміни до зацікавлених осіб; здійснюють загальне і методичне керівництво всіма, хто займається виконанням аналітичних робіт, включаючи функціональні служби (за тематичними аналізами), структурні виробничі підрозділи, громадське бюро економічного аналізу тощо. На ці органи також покладено обов’язок вивчати ефективність аналітичної роботи на даному і нижчому рівнях, систематично контролювати реалізацію результатів аналізу.

Однією з ланок галузевої системи економічного аналізу є функціональні служби, що виконують тематичні (цільові) аналізи під загальним і методичним керівництвом лабораторії, сектора чи бюро (групи) економічного аналізу відповідного рівня керівництва. Основні функції цих служб такі:

– розробка переліку питань, враховуючи сучасні вимоги, необхідність підвищення ефективності виробництва, які потребують спеці­ального вивчення відповідно до черговості тематичного аналізу;

– підготовка спільно з лабораторією (сектором, бюро, групою) економічного аналізу програми винаходів (досліджень) за окремими темами;

– участь у проведенні тематичного аналізу і консультації для співробітників різних підрозділів з аналізу (лабора­торій, секторів і т. д.) щодо виконання тематичного аналізу й узагальнення отриманих результатів;

– участь у підготовці тематичних розділів у інформаційно-аналітичних збірниках, бюлетенях та інших видах вихідної аналітичної інформації за профілем функціо­нальної служби;

– керівництво функціональними службами нижчого рівня з питань проведення тематичних аналізів.

На нашу думку, неправильною є точка зору фахівців, які відносять проведення економічного аналізу суто до функцій економічних служб підприємств і об’єднань. Орієнтовний розподіл основних питань економічного аналізу між відділами підприємств і об’єднань можна навести наступним чином.

На тих підприємствах, де нема спеціального бюро чи групи економічного аналізу, розробку основних напрямків його проведення та узагальнення результатів здійснює економічний відділ (ЕВ) разом з головною бухгалтерією. У цьому випадку ЕВ зобов’язаний проана­лізувати на підприємстві виконання плану і динаміку змін усіх основних техніко-економічних показників, ефективність виробничої діяльності підприємства та результати внутрішнього господарського розрахунку, систематизувати й узагальнити дані оперативного аналізу щодо закріпленого за ним кола показників.

Бухгалтерія разом із ЕВ не лише спрямовує аналітичну роботу на підприємстві й узагальнює її результати, а й здійснює оперативний аналіз всіх основних і накладних витрат, контролює рівень собівартості всієї товарної продукції і окремих виробів за даними аналітичного і синтетичного бухгалтерського обліку, аналізує фінансовий стан підприємства, стан його розрахунків з окремими організаціями й особами, величину і склад наявних на підприємстві запасів товаро-матеріальних цінностей тощо.

Фінансовий відділ проводить аналіз виконання бізнес-плану, показників реалізації продукції, фінансових результатів діяльності, рентабельності підприємства (об’єднання) та окремих виробів, вивчає взаємовідносини підприємства з бюджетом і банком.

Відділ праці і заробітної плати (за участю відділів кадрів із загальних питань забезпечення і руху трудових ресурсів) аналізує виконання плану щодо зростання виробництва праці, використання фонду заробітної плати відповідно до категорій робітників, чисельності, складу і використання працівників за категоріями персоналу, використання робочого часу, організації праці, трудомісткості виробів і її зниження, стану нормування праці і якості чинних норм.

Відділ матеріально-технічного забезпечення проводить аналіз виконання договорів про доставку матеріалів, купованих напів­фабрикатів і палива, контролює відпуск сировини і матеріалів, палива у виробництво, вивчає стан запасів окремих видів матеріалів.

Відділ збуту вивчає «портфель замовлень», тобто забезпечує план реалізації товарів договорами (угодами, контрактами) з покупцями, аналізує виконання плану збуту продукції відповідно до обліку зобов’язань щодо поставок, комплектність виробів на складах і величину залишків готової продукції.

Виробничий відділ проводить аналіз роботи окремих структурних підрозділів об’єднання щодо комплектності і ритмічності виробництва продукції, її асортименту та якості, вивчає стан запасів окремих видів продукції.

Технологічний відділ (відділ головного технолога – ВГТ) разом з відділом головного механіка (ВГМ) вивчає виконання завдання щодо введення нової техніки, механізації й авто­матизації технологічних процесів, аналізує заходи, спрямовані на зменшення матеріаломісткості виробів і підвищення їх якості (разом з відділами головного конструктора і технічного контролю).

Конструкторський відділ (відділ головного конструктора – ВГК) разом з відділом головного технолога проводить аналіз виконання заходів щодо введення у виробництво нових видів продукції, використання нових видів сировини і матеріалів та підвищення технологічності й економічності виробів, поліп­шення їх експлуатаційних властивостей, їх частковості щодо показників якості продукції – надійності та міцності.

Відділ технічного контролю (ВТК) вивчає якість продукції, дотримання технологічної дисципліни, причину браку, аналізує рекламації щодо якості продукції, спільно з ВГТ і ВГК роз­роб­ляє заходи щодо усунення недоліків продукції, яку випускають, і підвищення її якості.

Відділ головного механіка (ВГМ) здійснює аналіз складу і прогресивності наявного обладнання, його використання за часом і потужністю, проводить аналізи виконання плану щодо механізації й автоматизації виробництва, зменшення затрат ручної праці, завдання щодо модернізації обладнання і його капітального ремонту.

Відділ головного енергетика (ВГЕ) разом з ВГМ аналізує виконання завдання встановлення нового енергетичного обладнання, ефективність його використання, виконання плану капітального ремонту і модернізації цього обладнання, спільно з ВГТ проводить аналіз норми витрат енергетичних ресурсів (електроенергії, палива, пари і повітря).

Відділ капітального будівництва (ВКБ) аналізує все, що пов’язано з капітальними вкладеннями, тобто з будівництвом, технічним переоснащенням, розширенням діючих потужностей, аналізує екологічну ефективність капітальних вкладень, у тому числі витрат, пов’язаних з охороною навколишнього сере­довища, контролює повноту і вчасність уведення в експлуатацію об’єктів.

Юридичний відділ здійснює роботу з розгляду претензій, цікавиться тим, які витрати має платити підприємство через порушення контрактних зобов’язань.

У виробничих підрозділах об’єднань потрібно здійснювати глибокий, систематичний, оперативний аналіз, а тоді – аналіз всіх показників їх діяльності.

При організації аналізу господарської діяльності в об’єднанні складають повний перелік аналітичних робіт (завдань) із вказанням відповідальних за них виконавців і співвиконавців. Для цього розробляють спеціальний “Табель аналітичних робіт і матеріалів” (табл. 5).

Розподіл завдань аналізу відповідно до органів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу чи служби. Групування аналітичних робіт (завдань) за відділами і службами відображають у документі поданої нижче форми (табл. 6).

Таблиця 6