1. 9. Проектування організації економічного аналізу

Організація потребує поділу головної мети системи аналізу на цілі й завдання, виконання яких потрібно доручити окремим особам, а потім налагодити високоефективну взаємодію цих осіб для досягнення спільної мети.

Мета аналізу полягає у підготовці аналітичної інформації, необхідної і достатньої для прийняття управлінських рішень. Виділення із загальної мети цілей і завдань здійснюють за ознаками, які характеризують, по-перше, різновиди управ­лінських рішень, що підлягають забезпеченню аналітичною інформацією, по-друге, види (функції) аналізу і, по-третє, властивості об’єкта управління – господарської діяльності.

При організації економічного аналізу управлінські рішення класи­фікують, насамперед враховуючи співвідношення періодів часу перебігу господарського й управлінського процесів. За цією ознакою розрізняють такі види керування: попереднє (до початку господарських процесів) і подальше (після їхнього завершення).

Серед цих видів також виділяють різновиди управлінських рішень за ступенем перебігу господарського процесу: перспективні, оперативні, поточні. Кожен з цих різновидів рішень має забезпечувати інформацією відповідний вид аналізу.

У сукупності робіт, необхідних для підготовки, прийняття і реалізації рішення аналіз як окремий вид управлінської діяльності забезпечує три функції: оцінювальну, діагностичну і пошукову. Відповідно до цього виділяють три види аналізу. В ході оцінювального аналізу шляхом порівнянь із усталеними критеріями визначають відмінності досягнутого стану розвитку об’єкта від запланованого чи бажаного. Як і в медицині, звідки запозичений цей термін, діагностичний аналіз охоплює: деталі­зоване виявлення ознак невідповідності фактичного запланованому станові об’єкта (симптомів хвороби); якісну інтерпретацію стану справ (розпізнавання захворювання); визначення причин невідповідності й складання рекомендацій щодо доведення об’єкта до бажаного стану (придатного для лікування). У тих випадках, коли немає можливості нормалізувати функціонування об’єкта у межах раніше встановленої програми, виникає необхідність пошуко­вого аналізу, покликаного у процесі цільового (тематичного) дослідження відшукати варіанти якісно нових рішень.

Об’єктами конкретного аналітичного дослідження стають показники, що характеризують стан і розвиток господарського органу, виконання плану за директивним, оцінювальним і фондоутворюючим, а також розрахунковим показниками результатів, витрат і ефективності роботи.

Поєднання викладених ознак поділу (конкретизації) мети аналізу сприяє утворенню безлічі його завдань, кожне з яких мож­на визначити як сукупність дій з аналізу конкретного показ­ника чи показника в комплексі показників у межах однієї з трьох функцій аналізу, спрямованих на забезпечення одного з різно­видів управлінських рішень. Структура системи аналізу, що утво­риться при цьому, є його функціональною побудовою (рис. 4).

Рис. 4. Функціональна структура аналізу.

Беручи до уваги викладені ознаки структуризації мети аналізу, необхідно розробити із застосуванням ЕОМ ряд матриць аналітичних завдань: загальну багатовимірну для всіх рівнів і ланок управління, а також для часткового рівня тих показників, які використовують на кількох рівнях. Аналіз змісту матриць дає змогу скоротити кількість виділених у них завдань, ґрунтуючись на тому, що деякі показники використовують при усіх видах управління, а для ряду показників окремі види аналізу не застосовують взагалі. Наприклад, нема потреби в опера­тивному управлінні формуванням фондів економічного стимулювання. Однак навіть після скорочення, кількість аналітичних завдань, що залишаються, дуже велика. За нашими підрахунками, у виробничому об’єднанні кількість завдань становить величину, близьку до ,

де 10 – число рівнів; L – число ланок управління; m – число показників, використовуваних для управління у відповідній ланці підприємства.

Тому важливим питанням проектування організації аналізу є визначення переліку найактуальніших завдань, вирішення яких можна забезпечити у даний час, у найближчій і більш віддаленій перспективах, виходячи з наявних трудових ресурсів, передбачуваного їх збільшення і ліпшого використання переважно за рахунок автоматизації аналітичної роботи. При цьому варто враховувати, що розширення складу і змісту аналітичної роботи визначає не наявність засобів обчислю­вальної техніки, а неможливість автоматизації творчих операцій, що становлять основу аналізу.

Виділення із загального переліку найактуальніших завдань аналізу відбувається у кілька етапів. Спочатку завдання поділяють на два класи. До завдань першого класу належать ті, які виконують керівники всіх рангів – ОПР (особи, які приймають рішення), завдання другого класу виконують працівники функціонального апарату господарського органу.

Переважна частина (до 90%) завдань оцінювального і значна частка (до 60%) завдань діагностичного аналізів виконують безпосередньо ОПР. Їхня аналітична робота становить органічну частину оперативного, попереднього і подальшого управління господарською діяльністю. Цей обов’язковий для виконання аналіз є, як правило, безтекстовим; його результати звичайно документально не оформляють, і зовні вони непомітні. Для поліпшення якості цього надзвичайно значимого для управління аналізу функціональні служби мусять забезпечувати ОПР оперативною і достовірною обліковою інформацією, аналітично обробленою, тобто у формі, зручній для оцінювання і прийняття рішень (наприклад, «згорнутій за відхиленнями»).

Завдання другого класу (переважно діагностичного і пошукового аналізів), що потребують спеціальних досліджень і розрахунків у звичайному документальному оформленні, виконують фахівці економічних, технічних і комерційних служб підприємства. Головна роль у цій справі належить економістам. Вони зобов’язані не лише вирішити найскладніші завдання аналізу, а й спроектувати його організацію у вигляді постійно діючого механізму залучення всіх ресурсів для досягнення визначеної мети.

Через відсутність сил і часу забезпечити в повному обсязі та відповідною якістю виконання всіх завдань другого класу неможливо. Тому серед завдань другого класу, що містяться в багатовимірній матриці, при опитуванні ОПР виявляють ті, які потрібно реалізувати у першу чергу. Іншим джерелом інформації про порівняльну значимість завдань є результати аналізу поточної діяльності й перспектив розвитку підприємства та його підрозділів, у яких розкриваються слабкі місця і вузькі ланки в роботі, дається уявлення про помилкові рішення, прийняті окремими керівниками.

Після визначення складу аналітичних завдань, що підля­гають систематичному вирішенню, можна перейти до наступного етапу проектування організації аналізу – нала­годження взаємодії працівників, зайнятих аналізом, і забез­печення ефективності їхньої праці. Уявлення про зміст необхідних для цього робіт можна мати, розглянувши систему аналізу з технологічних і кібернетичних позицій. На рис. 5 елементи технологічної структури аналізу виділені рамкою з прямих, а кібернетичної – з пунктирних ліній.

Рис. 5. Поєднане (технологічне і кібернетичне) уявлення про систему аналізу.

У принципах аналізу реалізуються: системний підхід до вивчення об’єкта і суб’єкта управління й особливості методу і процесу аналізу. До провідних належать такі принципи, як: адаптивність, тобто відповідність аналізу специфіці, стану і тенденціям розвитку керованого об’єкта; комплексність вивчення; застосування системи показників; принцип попе­ред­ньої діагностики; безперервність аналітичного процесу та ін.

Значення прийомів у аналізі можна порівняти зі значенням технологій у матеріальному виробництві. У них відображені досягнення науки і передовий досвід у справі отримання нової споживчої вартості, у ролі якої виступає вихідна інформація.

Важливе місце у системі економічного аналізу належить людському чинникові, який розуміють не лише як сукупність осіб, котрі організовують аналітичну роботу і беруть участь у ній, а й їхню соціальну активність, кваліфікацію та інші особистісні характеристики.

Економісти-аналітики із залученням висококваліфікованих фахівців-практиків ззовні організовують систему аналізу: проектують його методику і процес застосування на практиці. Їм же, як і ОПР, належить вирішальна роль в узагальненні результатів аналітичних розрахунків. Самі ж розрахунки донині переважно здійснюють економісти, у тому числі й ті, в яких аналіз входить до кола основних посадових обов’язків (чи є одним з основних). Із поступовим забезпеченням виробництва обчис­лю­­­вальною технікою масові аналітичні розрахунки автоматизуються.

У методиці за допомогою людського чинника поєднуються мета і завдання, принципи і методи аналізу. Методика – це зразок проведення процесу аналізу, вказівки і рекомендації щодо порядку і режиму його перебігу. Чим повніша і більш варіантна розроблена методика, тим інтенсивніше і з вищою ефективністю відбувається процес аналізу. У методиці можна передбачити багато елементів процесу, що мають творчий характер, а саме: напрямок деталізації, критерії порівняння й оцінювання, класифікація чинників тощо. Однак зафіксувати з вичерпною повнотою творчу частину процесу неможливо і навіть шкідливо, тому що вона залежить від досвіду, інтуїції, здібностей і кваліфікації фахівця-аналітика.

Вміст вхідної інформації визначається за допомогою завдань аналізу. Оскільки отримання інформації потребує визначених, деколи значних витрат часу і засобів, вона найчастіше виступає чинником, що обмежує зміст аналізу. Тому вміст вихідної інформації переважно є результатом компромісу між потребами у вихідних даних і можливостями їхнього забезпечення. Але при поступовій автоматизації обробки й особливо збору (повного і вибіркового) первинної інформації про господарські явища і процеси потреби аналізу задовольняються повніше.

На кожному підприємстві завжди наявні певні можливості для змін у побудові господарського обліку, що забезпечать нові потреби аналізу й управління. Іншим є стан справ при проведенні аналізу у вищестоящих і контролюючих органах. Джерела інформації про діяльність підприємства містять лише дані звітності, склад і зміст яких суворо регламентовані.

Процес аналізу поєднує у собі усі виділені елементи системи. Він є сукупністю, поєднанням і взаємодією різних повторю­ва­них аналітичних процедур і операцій, виконуваних під час вирі­шення аналітичних завдань управлінськими працівниками з використанням обчислювальної техніки.

З огляду на розглянуті елементи технологічної і кібер­нетичної структур аналізу та їхнього взаємозв’язку проекту­вання організації виконання встановленої кількості завдань аналізу полягає у поетапній регламентації:

– процесу аналізу;

– форм подавання результатів процесу аналізу, включаючи вид

(текстовий і безтекстовий) і форму вихідних аналітичних документів,

періодичність і терміни їхнього подавання;

– джерел, періодичності й термінів отримання вхідної інформації;

– методик вирішення завдань і виконання процедур;

– способів виконання процедур (автоматизованого та неавто­мати­зо-

ваного), використання обчислювальної й організаційної техніки;

– відповідальності за безперебійне функціонування процесу аналізу (структурно – за відділами, а також персонально);

– взаємодії керівників різних рангів, кооперації праці виконавців;

– підвищення кваліфікації кадрів.

Вихідною точкою організації вирішення аналітичних завдань, як видно з переліку її етапів, є проектування процесу аналізу. Його передумова – вивчення побудови за елементами процесу, виділення в ньому «будівельних блоків» у вигляді процедур і операцій. Завдяки цьому з’являється можливість поділу і кооперації праці робітників, зайнятих аналізом; раціонального поєднання цих елементів у просторі і часі; автоматизації виконання нетворчих операцій.

Дослідження показують, що найскладнішим елементом процесу аналізу є аналітична процедура. При аналізі конкрет­ного показника, тобто в ході вирішення будь-якого аналітичного завдання, використовують три основних процедури: попереднє оцінювання, поглиблене аналітичне вивчення, підсумкове оцінювання (рис. 6).

Рис. 6. Схема технологічної будови аналітичного процесу.

Кожна процедура поєднує безліч різних операцій (вони утворюють комплекс), необхідних для отримання вихідної інформації. Серед операцій виділяють розрахункові та інформаційно-логічні, що можуть бути автоматизовані, а також творчі, які автоматизації не підлягають.

Результати розрахункових операцій виражаються за допомогою аналітичних показників виконання плану, коефі­цієнтів і т. д. Інформаційно-логічні операції пов’язані з пошуком інформації та використанням логіко-економічних прийомів аналізу. Творчі операції полягають в якісній інтерпретації результатів обчислень.

У будь-якій аналітичній процедурі можна виділити кроки, що розкривають порядок отримання вихідної інформації. Кожен крок процедури відображає перехід від однієї операції комплексу однорідних операцій до іншої. Всього у процедурі є чотири кроки: методичний, інформаційний, обчислювальний і синтез. Взаємо­зв’язок кроків процедури й операцій помітний при розгляді змісту процедури попереднього оцінювання на рис. 7.

Кроки процедури Види операцій

Рис. 7. Схема процедури попереднього оцінювання за окремим показником.

Поділ аналітичних завдань на процедури, кроки й операції дає змогу визначити потреби в ресурсах праці і скоординувати роботу виконавців різної кваліфікації. У результаті з’являється можливість регламентувати зміст процесу аналізу за найма­сові­шими завданнями періодичного аналізу, встановити періодич­ність і терміни їхнього виконання, виділити осіб, відповідальних за вирішення завдань взагалі і за окремими елементами зокрема.