Фотография рабочего дня

При определении структуры затрат рабочего времени (фотография рабочего дня) выделяются основные виды совершаемых ежедневно операций и удельный вес рабочего времени, затрачиваемого на отдельную операцию, в общем фонде рабочего времени сотрудника управления расчетно-кассового обслуживания. Перечень операций, выполняемых работником в течение дня, может быть различным в зависимости от специфики работы банка, его отделения или филиала.

Количество операций, проведенных работником за месяц.

Для расчета себестоимости обработки платежного документа необходимо установить количество дебетовых транзакций, проведенных работником. Оно определяется на основании данных анализа аналитических форм внутреннего учета (например, “Анализ дебетовых транзакций”). Из данных форм берутся данные о модемных (платежные документы, поступающие в электронном виде) и ручных (платежные документы, поступающие на бумажных носителях) транзакциях, которые затем делятся на платные и бесплатные (большинство банков производит бесплатные перечисления средств в своей филиальной сети).

Первый вариант расчета - определение стоимости обработки денежных документов с использованием хронометража затрат времени на их обработку.

Мировая банковская практика накопила стандартный подход к определению себестоимости банковских услуг с использованием хронометража, включающий ряд этапов.

1. Составление списка рабочих этапов, связанных с технологией услуги банка.

2. Определение затрат времени и расхода материалов на каждом рабочем этапе.

3. Определение стоимости затраченных материалов и рабочего времени на каждом рабочем этапе.

4. Определение затрат на операцию путем суммирования стоимости затраченного времени и использованных материалов.

Традиционный подход к калькуляции затрат предполагает проведение хронометража рабочего времени, затраченного в каждом подразделении (отделе) банка на обработку платежного документа и выделение двух видов затрат в каждом из подразделений участвующем в процессе обработки платежных документов. Рассмотрим калькуляцию затрат на обработку и оплату чеков по традиционной методике.

Список рабочих этапов по обработке чеков, подразделения банка, принимающие участие в обработке чеков и затраты данных подразделений, связанные с обработкой чеков представлены в следующих двух таблицах:

Таблица 3.2.1.Список рабочих этапов по обработке чеков

*- ЭВМ - отдел компьютерной обработки первичных документов.

Таблица 3.2.2.Затраты подразделений банка, связанные с обработкой чеков

Среднемесячный объем обработки чеков составляет 3000 документов.

Определение рабочего времени в каждом подразделении банка на обработку чеков:

Касса - 3000*(7сек.+360сек.)=305,8 час.

Операционный отдел - 3000*(8сек.+50сек.+12сек.)=58,3 час.

Экспедиция - 3000*(1,8сек.+300сек.)=251,5 час.

ЭВМ -3000*12сек. = 10 час

Затраты на персонал и материалы, связанные с обработкой чеков, берутся пропорционально удельному весу рабочего времени отделов, затраченному на обработку чеков, в объеме допустимой загрузки отдела за месяц.

Затраты отделов на обработку чеков:

Операционный отдел - 58,3/125 (удельный вес затрат рабочего времени на обработку чеков)* 2348 (затраты на персонал) + 58,3/125* 524 (материальные затраты) = 1339,5 грн.

Касса - (305,8\360)*1972+(305,8\360)*806=2361,3 грн.

Экспедиция - (251,5\960)*1672+(251,5\960)*885=664,8 грн.

ЭВМ - (10\35)*1781+(10\35)*12578=4029,5 грн.

ИТОГО Затраты на обработку чеков - 1339,5+2361,3+664,8+4029,5=8395,1 грн.

Отсюда затраты на обработку одного чека составили 8395,1 грн. \ 3000= 2,8 грн.

Второй вариант расчета - определение стоимости обработки платежных документов по удельному весу отдельных их видов в общем объеме документов, обрабатываемых в банке.

В банке применяются две формы безналичных расчетов - платежными поручениями и требованиями-поручениями, а также денежные чеки при получении клиентами наличных денег. Обработкой документов заняты: операционный отдел, отдел компьютерной обработки платежных документов, экспедиция, архив.

Операционный отдел.

Для расчета удельного веса затрат времени на обработку различных видов документов взяты данные за несколько дней о количестве обрабатываемых в день документов по нескольким операционистам управления расчетно-кассового обслуживания.

Полученные данные о распределении затрат времени на обработку различных видов документов могут быть распространены на отдел в целом.

При выборе операционистов для обследования было использовано выделение одного работника из числа наиболее загруженных (обслуживающих наибольшее количество счетов ), одного - из числа работников с наименьшей загрузкой и одного - со средней загруженностью.

Полученные результаты характеризуются следующими цифрами:

Таблица 3.2.3(1) Затраты времени на обработку различных видов документов Операциониста 1

Таблица 3.2.3(2) Затраты времени на обработку различных видов документов Операциониста 2

Таблица 3.2.3(3) Затраты времени на обработку различных видов документов Операциониста 3

Как уже отмечалось, мы приняли, что затраты рабочего времени на обработку разных видов платежных документов пропорциональны доле обработанных документов соответствующего вида в общем их объеме. Поэтому распределение затрат времени операционистов по соответствующим видам документов выглядит следующим образом:

Таблица 3.2.4 Средние затраты времени на обработку документов

По всем другим отделам управления расчетно-кассового обслуживания распределение затрат времени на обработку платежных документов предлагается взять таким же как в операционном отделе, поскольку все документы проходят обработку в операционном отделе.

Расчет стоимости обработки платежных поручений и требований-поручений производим на основании данных о затратах на подразделения (Таблица 3.2.2.) и данных о средних затратах времени на обработку документов (Таблица 3.2.4).

Стоимость обработки платежных требований-поручений = 2872*0,36 + 1778*0,36 + 2557*0,36 + 14359*0,36 = 7763,76 грн.

Стоимость обработки платежных поручений = 2872*0,54 + 1778*0,54 + 2557*0,54 + 14359*0,54 = 11645,64 грн.

Среднемесячное количество обрабатываемых поручений и требований-поручений составляет 15800. Так как все документы проходят обработку в операционном отделе, мы возьмем соотношение разных видов платежных документов в их общем объеме, равном распределению затрат времени операционного отдела на их обработку платежные поручения - 54%, требования-поручения - 36%.

Соответственно объем обрабатываемых за месяц документов составит:

• поручений 15800 * 0,54 = 8532;

• требований-поручений 15800 * 0,36 = 5688.

Отсюда цена обработки одного поручения составит 11645,64грн.\ 8532=1,36 грн., требования-поручения -7763,76т.р. \5688=1,36 грн.

Третий вариант расчета - определение стоимости обработки платежных документов по удельному весу рабочего времени, связанного с обработкой документов, в общем объеме рабочего времени отдела.

Затраты времени (в процентах к общему объему рабочего времени отделов) на обработку платежных документов составили:

Операционный отдел - 100%;

Отдел компьютерной обработки - 85%;

Экспедиция - 90%;

Архив - 95%.

Исходя из этого затраты на обработку документов равны - 2872*1 + 1778*0,95 + 2557*0,9 + 14359*0,85 = 19067,55 грн.

Расходы на обработку одного платежного документа соответственно равны 19067,55 грн. \ 15800 = 1,2 грн.

Четвертый вариант расчета - определение стоимости обработки платежных документов на основании фотографии рабочего дня и месячных расходов на одного работника.

Расчет месячной суммы расходов на одного работника приведен в Таблице 3.2.5. (Таблица содержит данные по условному филиалу, имеющему три отделения. Перечень статей затрат также примерный и может быть другим в каждом конкретном случае).

Таблица 3.2.5.Расчет месячной суммы расходов на одного работника

* - Расходы на одного работника функциональных подразделений банка (без учета вспомогательного и обслуживающего персонала и работников штабных подразделений).

Комментарий к таблице.

Графа 8 = Графа 2 + Графа 4 + Графа 6.

Графа 9 = Графа 3 + Графа 5 + Графа 7.

Графа 10 = Графа 8 / Графа 9.

Для распределения суммы затрат, приходящихся на одного работника между отдельными видами осуществляемых им операций и, соответственно, определения себестоимости данных операций, используем фотографию рабочего дня. В Таблице 3.2.6. приведен пример распределения затрат сотрудника отдела расчетно-кассового обслуживания Отделения 1 между отдельными видами проводимых им операций в соответствии с удельным весом затрат времени, приходящемуся на каждый из них.

Таблица 3.2.6. Распределения затрат сотрудника отдела расчетно-кассового обслуживания между отдельными видами операций

Комментарий к таблице

Графа 2 = 1906 грн. (Графа 10 Таблицы 3.2.5) * Графа 1

Графа 3 = Графа 2 * 9 (фактическая численность сотрудников отдела расчетно-кассового обслуживания Отделения 1).

Из Таблицы 3.2.6. видно, что основная доля времени сотрудника приходится на операции, связанные с проведением платежей (поступающих на бумажных носителях и посредством модемной связи в рамках системы электронных платежей Банк-клиент). В этой связи на вопросе себестоимости и цены именно этой операции следует остановиться особенно подробно.

Кроме расходов, приходящихся на эти операции и определенных в Таблице 3.2.6., нами будут использоваться данные о количестве дебетовых транзакций каждого вида

Таблица 3.2.7 Данные о количестве дебетовых транзакций каждого вида

Учитывая то, что не клиентские платежи и платежи внутри системы банка осуществляются бесплатно, из приведенного общего количества транзакций за месяц платными были только 6027 ручных и 3303 модемных. Именно они и должны покрыть расходы банка, связанные с осуществлением безналичных расчетов. Таким образом, 6027 ручных транзакции должны покрыть расходы 6168,96 грн. (строка 1 Таблицы 3.2.6.), а 3303 модемных транзакции - 736,85 грн.(строка 5 Таблицы 3.2.6) + 137,09 грн.(строка 17 Таблицы 3.2.6.) = 873,94 грн.

Отсюда себестоимость одной ручной транзакции составила - 1,02 грн., а модемной - 0,26 грн.

Для расчета цены дебетовой транзакции необходимы данные о сумме доходов, полученных банком по данной услуге.

Предположим, что в нашем примере за месяц были получены следующие виды комиссий за дебетование (или проведение платежей):

За проведение платежей в пользу клиентов других банков - 4554,67 грн.

За проведение платежей поступивших в банк на бумажных носителях в послеоперационное время - 971,6 грн.

ИТОГО: 5526,27 грн.

Суммарные расходы по дебетованию составили:

6168,96 грн.(строка 1 Таблицы 3.2.6.) + 736,85 грн. (строка 5 Таблицы 3.2.6.) + 137,09 грн. (строка 17 Таблицы 3.2.6.) = 7042,90 грн.

Убыток на одну транзакцию = (7042,90 - 5526,27)/(6027+3303) = 0,16 грн.

Отсюда при себестоимости одной ручной транзакции - 1,02 грн. ее цена составила 0,86 грн., а модемной при себестоимости - 0,26 грн., - 0,10 грн.

Аналогичным образом на основании расходов на одного работника, удельного веса затрат времени на проведение определенной операции и количества этих операций можно определить себестоимость других расчетных услуг. Однако если количество обработанных платежей фиксируется в операционной программе и может быть легко подсчитано, то учета количества выданных выписок, проведенных консультаций, оформленных для клиентов платежных документов и информационных сообщений по телефону, никто не ведет. Поэтому предлагается сгруппировать все прочие операции в рамках расчетного обслуживания в несколько укрупненных статей (например, расчетное обслуживание, обслуживание счета, дополнительные услуги) и производить их последующую оценку.

В Таблице 3.2.8. приводится возможный вариант группировки расходов по операциям по указанным выше укрупненным статьям.

Таблица 3.2.8. Группировка расходов по укрупненным статьям.

Анализ доходности прочих услуг можно производить по схеме аналогичной анализу расходов. А именно:

Таблица 3.2.9. Группировка расходов по укрупненным статьям

Сопоставление приведенных укрупненных статей доходов и расходов позволит анализировать выгодность для банка отдельных направлений работы управления расчетно-кассового обслуживания.

Расчет себестоимости и цены выдачи наличных денег.

Наиболее типичными кассовыми операциями являются прием и обработка наличных денег (приходная касса) и выдача наличных клиентам банка (расходная касса). Кроме того, при самостоятельных филиалах и региональных управлениях функционируют кассы пересчета, обеспечивающие подкрепление наличными касс отделений.

Для расчета себестоимости кассового обслуживания будут использоваться данные о количестве работников банка, обеспечивающих прием, пересчет и выдачу наличных денег, расчетная величина расходов на одного работника и объеме совершенных за месяц операций. При расчете следует учитывать, что касса пересчета есть не во всех подразделениях банка, хотя и обслуживает каждое из них, поэтому для сводного учета расходов по кассовому обслуживанию используются суммарные данные по всем участникам кассового обслуживания самостоятельного филиала или регионального управления. Кроме того, несмотря на то, что все кассы осуществляют свой объем операций и несут определенные расходы, доход банку приносят только операции расходной кассы по выдаче наличных. Поэтому все кассовые расходы должны быть покрыты именно за счет этой деятельности и, соответственно, относиться на себестоимость операций по выдаче наличных денег и с учетом того, что в обработке кассовых документов участвуют не только кассиры, но и другие сотрудники управления расчетно-кассового обслуживания.

В таблице 3.2.10. приведен расчет себестоимости кассового обслуживания без учета расходов по кассовым операциям прочих (кроме кассиров) работников управления расчетно-кассового обслуживания.

Таблица 3.2.10. Расчет себестоимости кассового обслуживания

Графа 11 = Графа 9 * Графа 10.

Отсюда, расходы на одну выдачу составят 32402/10340=3,13 грн.

Расходы на работу с кассовыми документами прочих работников Отделения 1 в нашем примере составили (по данным Таблицы 3.2.6.):

Подготовка выдачи денежных средств по чеку - 685,44 грн.

Проведение приходных кассовых ордеров и объявлений на взнос наличными - 411,26 грн.

Сверка дневной и вечерней кассы - 291,32 грн.

Итого : 1388, 02 грн.

(Для упрощения примера предположим, что в отделениях 2 и 3 операционные работники не участвуют в оформлении кассовых документов).

Отсюда себестоимость обработки одного чека составила - (32402 грн. + 1388 грн.) / 10340 = 3,27 грн.

Для определения цены услуг затраты, связанные с их реализацией (себестоимость) должны быть сопоставлены с доходами, полученными банком. Пример определения цены кассового обслуживания (цены обработки одного денежного чека).

Произведенные выше расчеты показали, что себестоимость обработки одного денежного чека составляет 3,27 грн. По данным Таблицы 3.2.10. количество выдач наличных денег в Отделении 1 составило 3300, отсюда суммарные затраты:

3300*3,27 грн. = 10791 грн.

Всего за месяц было выдано 1200000 грн., при тарифе 1% от выдаваемой суммы, отделение получило 12000 грн дохода.

Маржа на один документ при этих условиях составляет:

(12000-10791)/3300 = 0,37 грн.,

а его цена:

3,27 грн.+ 0,37 грн. = 3,64 грн.

В условиях конкуренции очень важно соответствие цены, предлагаемой одним банком, ценам аналогичного продукта на рынке. Поэтому, в случае если расчетная цена получилась выше цены, предлагаемой банками - конкурентами, необходимо проанализировать возможные пути снижения издержек или предложить клиентам какие-то дополнительные услуги не связанные с большими затратами для банка. Возможен вариант компенсации убытков по одному виду услуг, прибылью по другому. Если банк не может компенсировать затрат, например по расчетно-кассовому обслуживанию, доходами от данных операций, необходимо пересмотреть цену других видов услуг для компенсации потерь.

Затраты на осуществление транзакции не зависят от суммы переводимого платежа, поэтому нет смысла в возрастании комиссии в зависимости от увеличения суммы перевода. Стремление таким образом удержать клиента от осуществления крупных платежей противоречит природе счета до востребования, который служит не для накопления и получения процентного дохода, а для выполнения текущих обязательств предприятия по его хозяйственной деятельности. Средства на расчетных счетах клиентов являются свободными ресурсами для активных операций только в части неснижаемого остатка, который является базой либо для выплаты процентных доходов, либо для снижения платы за операции по счету.

Наиболее сложным вопросом в определении себестоимости и цены банковских операций является распределение затрат времени (и всех прочих затрат, связанных с осуществлением операций) между подразделениями банка.

В ряде случаев затруднение вызывает отнесение операции к функциям только одного подразделения банка. Пример такого случая - переплетение функций кредитного и расчетного управлений банка. Выдача кредитов - компетенция кредитного управления, но после принятия решения о кредитовании, возникает необходимость перечисления суммы ссуды на счет заемщика, либо на счета его поставщиков. Таким образом, вторая часть кредитной сделки на прямую связана с деятельностью управления расчетных операций. Так же и при погашении ссуды и процентов, платежные документы первоначально поступают и обрабатываются управлением расчетных операций, проводки по доходным счетам банка и ссудным счетам заемщиков, как правило, так же выполняются этим управлением.

Затраты времени управления расчетных операций, связанные с обслуживанием счетов заемщиков банка должны, быть покрыты либо комиссией за ведение ссудного счета, либо увеличением процентной ставки по кредиту. Отсюда возникает необходимость определить размер этой комиссии.

Для этого предлагается:

1. Определить долю ссудных счетов в общем количестве счетов, обслуживаемых управлением расчетных операций.

2. Определить удельный вес платежных документов по ссудным счетам в общем документообороте, проходящем по управлению расчетных операций.

3. Произвести расчет затрат управления расчетных операций, связанных с ведением счетов и обслуживанием документооборота.

4. Распределить затраты по отдельным категориям счетов (платежных документов) пропорционально их удельному весу в общем объеме счетов (платежных документов).

В случае, если банк, предоставляет бесплатное расчетно-кассовое обслуживание своим клиентам, распределение затрат по расчетно-кассовому обслуживанию между доходными операциями может производиться по следующим принципам:

1. Определение дохода, полученного по каждому виду доходных операций.

2. Определение удельного веса доходов по каждому отдельно взятому виду доходных операций в общем объеме доходов банка.

3. Распределение затрат по расчетно-кассовому обслуживанию между доходными операциями пропорционально удельному весу доходов от отдельных операций в общем объеме доходов банка.

На первом этапе расходы по расчетно-кассовому обслуживанию уменьшат доход от платных операций, однако, затем, при определении цены по каждому виду платных операций, возможно включение этих дополнительных расходов в цену соответствующих банковских операций.

Ниже приводится прикладная методика одного из вариантов расчета себестоимости и цены дебетования (осуществления списания средств со счета с их перечислением по назначению).