1. 10. Інформаційна база аналізу. Вимоги до інформації

При визначенні поняття інформаційного забезпечення економічного аналізу необхідно враховувати основні етапи процесу управління діяльністю об’єднань (підприємств) і місце економічного аналізу в ньому. Як відомо, виділяють три основних етапи процесу управління: збір та обробка інформації; аналіз; прийняття управлінських рішень. Серед них аналіз займає проміжне місце. Звідси випливає, що інформаційне забезпечення аналізу є складовою системи інформаційного забезпечення управління, бо аналіз – елемент, сходинка процесу управління. Беручи до уваги вищесказане, можна дати визначення поняттю інфор­ма­ційного забезпечення аналізу.

Інформаційне забезпечення економічного аналізу госпо­дарської діяльності – це система даних і способи їх обробки, що дають змогу виявити реальну діяльність об’єкта, який вивчається, дію чинників, що його визначають, а також можливості здійснення необхідних керівних дій. Його відмінність від інформаційного забезпечення управління полягає у тому, що останнє отримує не лише дані на основі збору й обробки інформації, а й результати аналізу. Іншими словами, інфор­маційне забезпечення управління є значно ширшим.

Інформаційне забезпечення економічного аналізу разом із кадровим, матеріально-технічним та іншим створює необхідні умови для його проведення. Змістовність аналізу, його глибина і повнота обліку всіх чинників, що впливають на об’єкт, який вивчають, певною мірою визначає стан інформаційного забезпечення.

У структурі інформаційного забезпечення економічного аналізу розглядають два елементи: інформаційний фонд (базу) і процеси перетворення даних, що спостерігаються в ньому.

Формування інформаційного фонду має підпорядковуватись певним вимогам. До загальних вимог належать: достовірність інформації, необхідність і достатність її обсягу, своєчасність передачі і подання. Порядок переліку названих вимог не залежить від значення. Вони рівнозначні, і недотримання кожної з них призводить до негативних наслідків.

Закономірність економічної інформації, її адекватність господарським явищам визначають достовірність результатів аналізу, правильність, обґрунтованість висновків і пропозицій, що з них випливають. Використання в аналізі недостовірних даних спотворює наше уявлення про реальну економічну дію і призводить до помилкових висновків. Тому вся інформація, необхідна для аналізу, має підлягати ретельній перевірці.

Дотримання умов необхідності і достатності має подвійне значення. Умова необхідності означає, що для високоякісного проведення аналізу потрібно мати всю необхідну для цього інформацію. При недостатності даних стан керівного об’єкта буде вивчений недостатньо, що може призвести до непід­твер­джених, помилкових рішень.

Небажаним також є надлишок інформації, бо, по-перше, при затратах на збір і обробку зайвих даних зростають загальні затрати на управління, а по-друге – збільшується період використання інформаційної бази і проведення аналізу, що також призводить до несвоєчасності керівних дій.

Обсяг необхідної і достатньої інформації визначають залежно від завдання і виду проведеного економічного аналізу. Так, для здійснення аналізу з метою виявлення запасів підвищення ефективності діяльності об’єднання чи його підрозділів потрібно більше вхідної інформації, ніж при оцінюванні стану даного об’єкта чи оцінюванні виконання плану за будь-якими іншими показниками. Як правило, менші обсяги інформації вико­ристовують для проведення опера­тивного аналізу, ніж при здійсненні періодичного кінцевого аналізу.

У теорії інформації для вимірювання її кількості як специфічної одиниці прийнято біт. Практично виміри кількості інформації в бітах натрапляють на серйозні перешкоди. Тому в практиці для кількісних характеристик обсягів даних використовують такі вимірники, як кількість алфавітно-цифрових знаків, слів, показників, документів.

З цих показників найбільшого поширення при вимірюванні обсягів даних набули техніко-економічні характеристики стану об’єкта – показники і параметри. Їх зручно використовувати тому, що на відміну від документів, вони всі однакові за обсягом (це дуже важливо для одиниць вимі­рювання). На відміну від алфавітно-цифрових знаків показники і параметри є одиницями, що мають вичерпний економічний зміст і можуть бути незалежними носіями інформації; вони порівняно легко піддаються підрахунку.

Точних способів визначення необхідного обсягу інформації наявні методики економічного аналізу діяльності галузей, об’єднань і підприємств не передбачають. Тому на практиці їх підбирають емпірично, тобто враховуючи попередній досвід виконання робіт подібного виду. Вимірниками інформації у таких випадках стають показники – економічні, технічні та ін. Точна кількість показників, їх склад і число років, за які їх розраховують, закладені програмою аналізу. При складанні стандартних програм економічного аналізу, що діють у межах галузі чи промислового об’єднання, можна по-іншому вирішити питання про встановлення оптимальних меж інформаційної бази для кожного з основних видів періодично повторюваного аналізу.

Вимоги щодо своєчасності реєстрації і передачі економічної інформації пов’язані з необхідністю скорочення розриву в часі між виникненням відхилень від передбаченого у плані руху виробничих процесів, спричинених різними збуреннями у внутрішньому і зовнішньому середо­вищах, керівними діями, спрямованими на встановлення втраченої планомірності. Несвоєчасність інформації знижує або зводить нанівець їх ефективність. У подібних випадках затрати на збір і обробку даних, на проведення аналізу і підготовку рішень не дають належної віддачі.

Конкретні терміни збирання інформації визначають, найімовірніше, за темпами зміни реальних процесів виро­бництва. Вони залежать також від способів реєстрації і передачі даних. Найчастіше застосовують такі відрізки часу фіксації економічних показників: дні, тижні, декади, місяці, квартали, роки.