Види інформації та її джерела

До основної інформації, яку використовують у галузі господарської діяльності об’єднань (підприємств), належать такі її види: нормативна, планова, облікова і необлікова.

В Україні затверджена єдина система науково обґрунтованих техніко-економічних норм і нормативів для планування економічного та соціального розвитку. Єдина система норм і нормативів передбачає їх склад, порядок та методи формування, оновлення і використання при розробці перспективних та поточних планів. Мета створення системи норм і нормативів – досягнення наукової обґрунтованості, пропорційності і збалансованості планів, повніше виявлення і використання резервів виробництва, подальше підвищення його ефективності.

Планова інформація – це сукупність даних про склад запланованого об’єкта і тенденцію його розвитку. Вона відображена в оперативних, змінних і перспективних планах, а також у довготермінових прогнозах розвитку підприємств, об’єднань і галузей промисловості.

Прогнози розвитку економіки охоплюють періоди часу від 15 до 20 і більше років. Перспективними є плани, розраховані на 5 і 10 років. Питання про співвідношення змінних та оперативних планів залишається й досі суперечливим, оскільки поки що не знайдено спосіб цілеспрямованого вирішення цього питання з урахуванням не лише вищевказаного періоду дії планів, а й рівня управління і ступеня механізації (автоматизації) обчислювальних робіт.

При сучасному рівні механізації й автоматизації управління на підприємствах і у виробничих об’єднаннях поточними є річні, квартальні і місячні плани. Поступово вся щомісячна інформація належатиме до оперативної, що дасть змогу підвищити гнучкість управління.

Більшість керівних дій у цих умовах набуватиме преве­нтивного характеру, який дасть можливість попередити розвиток небажаних тенденцій.

Указані вище різновиди планів розробляють на основі прийнятності показників. Так, на даний час утворена єдина система планових показників економічності суспільного виробництва на різних його рівнях: по народному господарству в цілому, по галузях, об’єднаннях, підприєм­ствах, а також визначені принципи його побудови, методи вираховування окремих показників, порядок її використання в аналізі діяльності господарства.

Система показників складається з шести розділів. У першому подані узагальнені показники, що характеризують використання основних видів виробничих ресурсів; праці; основних фондів, обігових засобів і капітальних вкладень; сировини, матеріалів, палива й енергії. У двох останніх розділах міститься інформація про показники ефективності нової техніки і зовнішньо­економічних зв’язків.

Крім цього, у бізнес-плані підприємства (об’єднання) наявна інформація про показники, які планують розрахунково і які не є директивними. Це стосується, наприклад, чисельності працюючих за їх складом і кваліфікацією, затрат на виробництво за елементами та калькуляційними статтями, а також за групами фінансових результатів та ін.

Об’єкт поточної планової інформації такого типу в річних планах набагато більший, ніж в оперативних чи перспективних планах. Подібний об’єкт в оперативних чи перспективних планах містить інформацію про вужче коло покупців, хоча причини цього для кожного з них різні. Оперативна планова інформація вже за своїм складом є поточною (річною) через необхідність оптимізувати час, затрачений на обробку і збір інформації з метою своєчасної підготовки оперативних керівних рішень. Перс­пективні дані є своєрідними орієнтирами, і в деяких випадках їх неможливо детально розрахувати через відсутність знань про тенденції майбутнього розвитку і недосконалість методів прогнозування. Зазначені відмінності оперативної, поточної і перспективної планової (як, до речі, й облікової) інформації враховують при організації та проведенні економічного аналізу господарської діяльності підприємств і об’єднань.

Оперативний аналіз служить засобом оперативного контролю і регулювання процесу виробництва й охоплює при цьому дуже обмежене коло важливих та оперативних даних. Найдетальніший аналіз всіх сторін діяльності підприємств і об’єднань проводять відповідно до наявних можливостей послідовно, як правило, за підсумками роботи за рік. Його результати використовують для оцінювання виконання планових завдань, виявлення напрямку мобілізації внутрішніх резервів для підвищення ефективності виробництва.

Попередній, як і перспективний, аналіз потрібен для створення бази для планових рішень і прогнозування очікуваного виконання планових завдань.

Періодизація облікової інформації переважно є аналогічною до названих вище різновидів планових даних.

Господарський облік організований в єдину систему контролю за виконанням завдань і складається з трьох самостійних, але міцно пов’язаних між собою видів обліку: оперативного, бухгалтерського і статистичного. Відповідно до цього класифікують і види облікової інформації.

За обсягом і змістом основною є бухгалтерська інформація. Така її роль зумовлена низкою важливих особливостей, серед яких: суцільне і безперервне відображення всіх операцій, їх документальне оформлення й узагальнення у вартісних вимірниках, високі аналітичні можливості врахованих реєстрів.

Взаємозв’язок між названими видами єдиної системи обліку вияв­ляється таким чином. Багато накопичених даних опера­тивного обліку використовують як первинні дані в бухгалтерсь­кому обліку. У ряді випадків спостерігається обмежене чергування названих вище двох видів. Найвиразніше це виявляється в оперативно-бухгалтерському (сальдовому) обліку паперів. Дані оперативного і бухгалтерського обліку стають джерелом формування зведених статистичних показників.

Всі види господарського обліку – це способи складання звітності, що належить до важливих джерел інформації про діяльність підприємств і об’єднань. Саме звітність займає головне місце в інформаційному забезпеченні економічного аналізу.

Відповідно до видів господарського обліку звітність також поділяють на оперативну, бухгалтерську і статистичну.

Оперативна звітність (або виробничо-технічна) призначена переважно для поточного контролю й управління усередині окремих підприємств і об’єднань. Вона містить дані про виробництво важливих видів продукції, про хід поставок матеріалів і палива, про виконання договорів поставок замовникам комплектуючих виробів та напівфабрикатів і т. д.

За способами складання оперативна звітність подібна до статистичної, тому на практиці їх часто здійснюють разом.

Бухгалтерська звітність – це система пов’язаних між собою показників, що характеризують кругообіг господарських засобів. Характерною особливістю бухгалтерської звітності є взаємопов’язана система її показників, документально підтверджених записами початкових господарських операцій, які відображають у різних вартісних оцінках, а за речовими елементами (матеріальні цінності, продукція і т. ін.) – також у натуральному виразі.

Статистичну звітність підприємств і виробничих об’єднань можна поділити на дві групи. Перша охоплює певну систему техніко-економічних даних, вимірювання й узагальнення яких невластиві для бухгалтерського обліку, оскільки ці дані виходять за межі системи повсякденного обліку, процесів і явищ господарського життя. До таких даних належать, наприклад, відомості про введення нових потужностей відповідно до одиниць вимірювання, стан обладнання й освоєння проектних потужностей, баланс виробничих потужностей, енергобаланс та ін. Багато показників статистичної звітності цієї групи формуються на основі організації спеціального обліку.

Друга група статистичної звітності підприємств і виробничих об’єднань подібна за деякими формами і показниками на бухгалтерську. До неї належать місячні звіти про виконання плану виробництва продукції, про собівартість товарного випуску і розподіл, про заробітну плату робітників і її склад у звітності з праці. Названі вище форми протягом року проходять табелі статистичної звітності, але дані для її складання беруть з бухгалтерських реєстрів.

До статистичної інформації належать також такі дані, які періодично вираховують на основі тимчасових спостережень або фотографування робочих місць: затрати робочого часу, простої обладнання.

За періодичністю подання звітність поділяють на місячну, квартальну і річну.

Місячна звітність складається з балансу і довідки до нього, в якій наводять факти про виручку від реалізації продукції (прибутки і збитки). У місячні звіти вносять також дані про виконання планів з виробництва, праці і зарплати, про собівартість товарної продукції. Крім цього, сюди входять: додаток до балансу, де відображені показники реалізації продукції, прибутків і збитків; розшифровка до балансу; довідки, що містить конкретну характеристику різних статей балансу, та деякі ін.

Обсяг річної звітності ширший від квартальної переважно за рахунок внесення до неї звітів про основні фонди, про рух статутного фонду, про витрати та інші.

За кількістю господарств, які охоплюють звіти, їх поділяють на першочергові і зведені. Першочергові звіти виражають виробничі об’єднання (комбінати, підприємства), що складають самостійні баланси, а зведені звіти – вищестоящі господарські об’єднання і міністерства.

Зведені звіти складають, як правило, за всіма показниками форм, затверджених для підприємств і об’єднань. При підготовці зведених звітів використовують різні способи зведення залежно від характеру узагальнених показників.

Значна кількість показників зведених звітів – це арифметична сума відповідних даних господарських одиниць, що входять до об’єднання. Це стосується, перш за все, однотипних видів засобів і господарських процесів, серед яких: статті балансу, продукція, фонди заробітної плати й чисельності працюючих, прибутки і збитки, вартість основних та обігових коштів і т. д.

Серед звітних даних наявні і ті, які не можна механічно зводити за підприємствами. До них належать, у першу чергу, показники виробництва, праці і середньої собівартості одноманітної продукції, яку випускають на різних підпри­ємствах, або порівняльної продукції. Ці показники вираховують у зведених звітах як середньозважені.

При аналізі діяльності об’єднань за зведеними звітами необхідно враховувати, що вони, об’єднуючи підсумки діяльності підприємства з різними рівнями виконання плану, дають однобічну оцінку загальних результатів. Щоб уникнути цього, потрібно використовувати в аналізі групування за різними ознаками і ранжування показників.

Позасистемне джерело, на відміну від нормативного, планового й облікового, має позасистемний характер. Його призначення полягає у тому, щоб доповнити недостатні дані для проведення аналізу. Потреба в ньому виникає, як правило, за необхідності поглиблення економічного аналізу і визначення конкретних причин зміни показників, які вивчають.

До позазвітних джерел інформації належать: матеріали ревізій і перевірок, проведених вищестоящими і контролючими органами; протоколи виробничих нарад; переписи обладнання і матеріалів, які проводять органи статистичного управління; фотографії робочого дня і роботи обладнання, проектно-конструкторська і технологічна документація; робочі креслення деталей; дані візуальних спостережень, опитувань, анкетувань й інших спеціальних досліджень.

Перераховані вище види інформації використовують в економічному аналізі, перш за все, для оцінювання ступеня виконання планових завдань, контролю за рухом виробництва і реалізації, виявлення і поширення передового досвіду. З метою з’ясування причин допущених відхилень від планових завдань як позитивних, так і від’ємних розробляють деталізацію інформації, яку використовують в аналізі: за періодами часу (для встановлення моменту виникнення відхилень); за видами продукції (для встановлення носіїв цих відхилень); за фактами формування показників (для розробки заходів щодо усунення виявлених відхилень). При досягненні цієї мети важливим є знання зазначених вище різних даних та характеру їх взаємозв’язків.