2. Требования к организации бухгалтер­ского учета.

Все операции с документами, принятыми от клиентов в течение операционного времени, отражаются в бухучёте в тот же день (операционное время устанавливается банком самостоятельно, как правило, 1,5-2 часа). Передача обработанных документов в информационную систему банка производится в течение рабочего дня по графику, но не позднее, чем за 1,5-2 часа до его окончания, для того, чтобы ввести необходимую информацию, обработать её для составления отчётности текущего дня. Бухгалтерский ежедневный баланс составляется не позднее следующего рабочего дня.

Платёжные поручения, принятые на инкассо за 2 часа до окончания рабочего дня, должны быть отправлены в учреждения банка по месту нахождения счёта плательщика в тот же день, а документы, поступившие в банк после окончания операционного времени, отражаются в бухучёте следующего рабочего дня. Платежи по имеющимся претензиям производятся за счёт свободного остатка средств на начало рабочего дня и за счёт денег, поступивших в банк в течение операционного времени. Деньги, перечисленные от одногородних учреждений банков, используются для удовлетворения претензии не позднее утра следующего дня. Организация УОР в банках направлена на быстрое и чёткое обслуживание клиентов, своевременное и безошибочное отражение всех банковских операций в бухучёте. За организацию рабочего дня работников бухгалтерии отвечает главный бухгалтер банка. В операционных залах банка операционисты принимают от клиентов банка платёжные документы, тщательно их проверяют, по необходимости исправляют и визируют. В конце рабочего дня все эти документы собирают, сортируют в пачки в установленном порядке. Старший по операционному отделу проверяет правильность сортировки и формирования пачек документов (наличие реквизитов, виды операционистов, штампы банка). Если обнаруживаются ошибки в формировании пачек документов, старший их устраняет, затем заводит контроль над ленточкой, на которой указывается вид документов, их количество и общая сумма платежей по данной пачке, и ставит свою подпись по всем отправляемым в бухгалтерию пачкам документов. Составляется опись в 2-х экземплярах, затем упакованные пачки и второй экземпляр описи документов вкладывают в инкассаторскую сумку, которую закрывают, пломбируют. Инкассатор доставляет сумку в бухгалтерию банка для обработки документов и отражения данных в синтетическом и аналитическом учёте. При ручной обработке бухгалтерской информации, её регистрация осуществляется в карточках, бухгалтерских книгах, бухгалтерских журналах, оборотных ведомостях и ежедневном балансе. В настоящее время обработка информации в банках автоматизирована. В результате ввода первичной бухгалтерской информации и её обработки, бухгалтерия получает выходные данные аналитического и синтетического характера.

Документ (свидетельство): 1) материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме; 2) юридическая полноценность и доказательная достоверность получаемой в бухучёте информации основаны на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

Бухгалтерский документ: 1) содержит данные о хозяйственной операции, которые подлежат дальнейшему обобщения на счетах; 2) он должен, бесспорно, подтверждать факт совершения операции и право на её совершение; 3) оформление должно соответствовать всем юридическим нормам; 4) все операции банков отражаются в бухучёте на основании денежно-расчётных документов, которые поступают от банков и клиентов; 5) формы документов унифицированы и изготавливаются типографским способом в виде стандартных бланков, либо на компьютере.

Документы по месту формирования: 1) банковские (приходные и расходные кассовые ордера, материальные ордера, авизо по межфилиальным оборотам, распоряжения о выдаче кредита, на оплату расчётных документов, авансовые отчёты); 2) клиентские (платёжные поручения, заявления о выдаче ссуд, чеки, срочные обязательства по ссудам).

Документы по характеру банковских операций: 1) кассовые – предназначены для оформления банковских операций по приёму и выдаче наличных денег в национальной и иностранной валюте (приходные и расходные кассовые ордера, квитанции о приёме денег, объявления клиентов на взнос денег в кассы банков, чеки на получение денег); 2) мемориальные – используются для безналичных перечислений по счетам (платёжные поручения, расчётные чеки, авизо о зачислении или списании средств со счетов клиентов, аккредитивы, мемориальные ордера для оформления операций по выдаче ссуд, на погашение ссуд, для различных начислений при учёте хозяйственных расходов, полученных доходов и расчёта прибыли); 3) внебалансовые – ими оформляются внебалансовые банковские операции о выданных гарантиях, поручительствах, аккредитивах, выставленных на мя клиентов банка, суммах лизинговых и факторинговых операций, о приёме и выдаче ценностей, хранящихся в кассе и бухгалтерии (приходные и расходные внебалансовые ордера).

Во всех банковских документах должно быть в обязательном порядке наличие информации аналитического и синтетического характера, указание корреспондирующих счетов, суммы операций, подписи материально-ответственных лиц, исполнителей и контролёров сверяются с их образцами, хранящимися у начального и последнего места проверки. Все документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь котировку, то есть обозначение балансовых, внебалансовых и лицевых счетов, по которым проводятся суммы.

Лицевые счета аналитического учёта открываются по каждому балансовому и внебалансовому счёту синтетического учёта и регистрируются в специальной книге. Лицевые счета открываются также по вилам учитываемых выданных ссуд. Отдельные счета аналитического учёта ведутся на сборных лицевых счетах или в операционных журналах с хронологической записью операций для обеспечения контроля денежных средств. С лицевыми счетами в ряде случаев в качестве аналитического учёта используются хранящиеся в определённом порядке в картотеках документы, например, авизо по счетам наличных и отчётных межфилиальных оборотов, обязательства по ссудам, документы по расчётным операциям.

Документами синтетического учёта в банках являются: бухгалтерские журналы, кассовые журналы, сводные карточки, проверочные ведомости и балансы на отчётные даты. Бухгалтерский журнал используется для контроля над полнотой отражения банковских операций в учёте. В нём регистрируются обороты по каждой операции за операционный день по дебету и кредиту, выводятся итоги по счетам и общие итоги по журналу, при этом общий итог журнала по дебету и кредиту должен быть одинаковым, по внебалансовым счетам операции регистрируются только по приходу и расходу.

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка, которые инструктируют сотрудников, распределяют и закрепляют за ними места для хранения документов в шкафах и других хранилищах.

Бухгалтерские документы хранятся подшитыми, за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетовых и кредитовых балансовых счетов. Документы за истекший день должны быть оформлены не позднее, чем на следующий день. Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованию судебных и следственных органов в связи с уголовными делами. При изъятии подлинников документа составляется акт в 2-х экземплярах за подписью главбуха или его зама. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главбухом копия документа, первый экземпляр акта с распиской лица, получившего подлинный документ. Таким образом, организованная система создания, проверки, обработки и регистрации всех бухгалтерских документов от момента составления до сдачи в архив называется документооборотом.

От правильности и чёткости организации документооборота зависти своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухучёте предприятия-клиента банка. С этой целью, в банках составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому, в них предусматривается время (операционное и послеоперационное), необходимое для обработки документов, для равномерной нагрузки устанавливается ступенчатый график рабочего времени [1, 2, 3].