2. Организация документооборота по банковским операциям.

Главная бухгалтерская книга является центральным хранилищем данных бухгалтерского управленческого учета банка, в которое переносятся итоги корреспонденции бухгалтерских счетов на уровне отчетов и содержащее подробную информацию обо всех операциях банка.

Форма Главной бухгалтерской книги, внедренной в информационную систему, должна содержать следующие графы: 1) номер счета; 2) наименование счета; 3) входящий остаток (начальное сальдо); 4) обороты по дебету за отчетный период (по счетам меморандума – приход); 5) обороты по кредиту за отчетный период (по счетам меморандума – расход); 6) исходящий остаток (конечное сальдо).

Ведение Главной бухгалтерской книги, внедренной в информационной системе, обеспечивается в отдельном модуле по всем проводимым операциям по центральному аппарату, филиалам и представительствам банка (при их наличии), с соблюдением следующих условий: 1) возможность просмотра, корректировки, замены Плана счетов бухгалтерского учета и поддержание нескольких Планов счетов бухгалтерского учета; 2) возможность отражения операций, совершаемых в иностранной валюте; 3) контроль правильности отражения совершенных операций в бухгалтерском учете путем создания системы (иерархии) санкционирования (утверждения) бухгалтерских записей в информационной системе и определения ограничений полномочий работников банка; 4) контроль полноты вводимых данных (в случае выполнения функций или операции без полного заполнения всех полей информационная система должна выдавать соответствующее уведомление); 5) отражение учетных операций вспомогательного бухгалтерского учета в Главной бухгалтерской книге в режиме реального времени или в пакетном режиме; 6) наличие аудиторского следа, обеспечивающего возможность просмотра бухгалтерских записей в Главной бухгалтерской книге с доступом к детальной информации вспомогательного бухгалтерского учета, на основании которых эти записи формировались, включая отсканированный образ первичных документов; 7) хранение истории по счетам Главной бухгалтерской книги не менее пяти лет с возможностью восстановления данных по счетам Главной бухгалтерской книги; 8) централизованное формирование финансовой и иной отчетности, в том числе консолидированной финансовой отчетности, на основании данных Главной бухгалтерской книги.

Для достижения критериев централизации учета совершаемых банком операций выполняются следующие условия: 1) построение системы контроля за правильностью отражения в бухгалтерском учете операций, совершаемых филиалом банка; 2) получение филиалом банка выписки и других документов по соответствующим счетам, открытым для филиала, в том числе по счетам доходов и расходов; 3) отсутствие у филиала банка доступа в Главную бухгалтерскую книгу.

Сворачивание (закрытие доходов и расходов и получение финансового результата) доходов и расходов производится автоматически в конце финансового года в центральном аппарате банка без участия филиалов и представительств банка. Централизация обработки информации в режиме реального времени или в пакетном режиме представляет собой централизованное закрытие операционного дня банка, которое включает в себя технологию централизованной обработки информации с подключением всех его филиалов и представительств.