1. Сущность банковской документации.

Основной целью автоматизации ведения вспомогательного бухгалтерского учета и Главной бухгалтерской книги, внедренной в информационной системе, является составление банками финансовой отчетности, соответствующей требованиям международных стандартов финансовой отчетности в автоматическом режиме

Автоматизация ведения вспомогательного бухгалтерского учета и Главной бухгалтерской книги, внедренной в информационной системе, достигается путем:

1) обеспечения ведения вспомогательного бухгалтерского учета по всем совершаемым банком операциям и осуществления расчетов в автоматическом режиме в соответствии с требованиями международных стандартов финансовой отчетности;

2) создания Главной бухгалтерской книги по всем проводимым операциям по центральному аппарату, филиалам и представительствам банка (при их наличии) в информационной системе.

В информационной системе должен поддерживаться журнал аудита, обеспечивающий возможность регистрации всех событий (изменений) всех данных в информационной системе, в том числе даты и времени вносимых изменений определенным исполнителем банка, в соответствии с требованиями, заданными при настройке информационной системы. Корректировка (удаление) произошедших событий в информационной системе не допускается. В случае замены банком информационной системы банк письменно уведомляет Национальный Банк Республики Казахстан (далее - Национальный Банк) в произвольной форме в течение семи рабочих дней со дня ввода новой информационной системы в эксплуатацию. В уведомлении отражается следующая информация: 1) наименование новой информационной системы; 2) информация о разработчиках информационной системы; 3) дата ввода новой информационной системы в эксплуатацию; 4) преимущества и отличия информационной системы в сравнении с предыдущей информационной системой; 5) характеристика новой информационной системы, в том числе основные модули, функции и так далее.

Ежегодно в срок до 15 января банки представляют в Национальный Банк сведения о состоянии применяемой информационной системы, содержащие информацию обо всех произведенных изменениях, в том числе, совершенствовании и замене модулей, по форме, определяемой банком самостоятельно.

При ведении вспомогательного бухгалтерского учета банк обеспечивает:

1) наличие внутренних документов банка, регламентирующих порядок отражения в бухгалтерском учете (совершение бухгалтерских записей) всех совершаемых банком операций. Данные документы должны быть разработаны в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности и международными стандартами финансовой отчетности и утверждены руководителем банка либо лицом, его замещающим, имеющим право подписи в указанных документах;

2) наличие внутренних документов банков, регламентирующих порядок ведения вспомогательного бухгалтерского учета фронт-офисом и бэк-офисом с учетом особенностей организации работы в банке. Данные документы должны быть утверждены руководством банка и содержать такое разделение функций работников банков, чтобы один работник не имел возможности полностью принимать участие (управлять) в процессе проведения одной операции от начала до конца в целях недопущения фактов мошенничества и ошибок;

3) наличие вспомогательных модулей по всем совершаемым банком операциям, в том числе: по расчетно-кассовым операциям; по учету кадров и заработной плате (начисление заработной платы, выдача авансов, начисление отпускных, создание резервов и так далее); по учету основных средств и нематериальных активов (приобретение, переоценка, начисление амортизации, списание (выбытие); по учету ценных бумаг (покупка, продажа, начисление вознаграждения, переоценка по справедливой стоимости, амортизация премии (дисконта) по эффективной ставке вознаграждения, классификация по категориям и так далее); по учету вкладов и займов (прием денег во вклад (выдача займа), начисление вознаграждения, амортизация дисконта (премии) по эффективной ставке вознаграждения, погашение, пролонгация и так далее); по учету дебиторской и кредиторской задолженностей (классификация по срокам погашения, начисление пени); по учету налогов и других обязательных платежей в бюджет; по другим совершаемым банком операциям;

4) централизованное ведение бухгалтерского учета всех совершаемых подразделениями, филиалами банка (в случае их наличия) операций, в том числе: по учету кадров и заработной платы; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету ценных бумаг; по учету вкладов и займов; по учету дебиторской и кредиторской задолженностей; по учету налогов и других обязательных платежей в бюджет; по другим совершаемым подразделениями, филиалами банка операциям;

5) автоматическое начисление вознаграждения по финансовым активам (обязательствам) согласно условиям эмитента, в том числе комиссии за предоставляемые банком услуги;

6) автоматическую переоценку финансовых активов (обязательств) и создание графика проведения автоматических бухгалтерских записей;

7) наличие возможности осуществления сторнировочных записей;

8) возможность формирования отчетов по всем совершаемым банком операциям. Форма отчетов определяется банком самостоятельно и утверждается внутренними документами банка. Отчет может содержать следующую информацию: 1) дату записи; 2) сведения об ответственном исполнителе; 3) код операции; 4) данные по договору (номер договора, дата валютирования, срок погашения, условия и сроки оплаты вознаграждения, процентная ставка вознаграждения, вид валюты); 5) информацию о клиенте банка; 6) информацию о совершаемой операции; 7) вид валюты; 8) суммы выплат; 9) информацию об отражении операций по счетам Главной бухгалтерской книги; 10) накопление итогов сумм бухгалтерских записей с начала месяца и с начала отчетного года; 11) наличие кодов операций по всем совершаемым банком операциям, внедренным в информационную систему. Целью кодирования операций является автоматическое проведение бухгалтерской записи, что обеспечит достоверное отражение операции в бухгалтерском учете по счетам Главной бухгалтерской книги и минимизацию риска технических ошибок, которые могут быть совершены работниками бэк-офиса банка; 12) централизованное ведение книги регистрации карточек клиентов банка.