5.5. Модуль "Платежный календарь"

Управление современным предприятием невозможно без составления оптимальных планов поступления и расходования денежных средств в целях оперативного управления денежными потоками. Платежный календарь является частью системы оперативного финансового менеджмента и представляет собой текущий финансовый план поступления и расходования денежных средств.

Модуль "Платежный календарь" предназначен для решения задач оперативного финансового планирования. Он является инструментом планирования и контроля исполнения финансовых обязательств,обеспечения абсолютной ликвидности предприятия, минимизации риска неплатежеспособности.

Основное предназначение модуля — автоматизация оперативного управления финансами.

Применение модуля позволяет получить различные варианты балансировки календаря, потому что финансовых менеджеров интересуют как текущие, так и будущие потоки денежных средств: необходимо точно знать, чем располагает предприятие или может располагать в своей хозяйственной деятельности каждый день.

Платежные календари удобнее составлять по следующим видам движения денежных средств:

• налоговый Платежный календарь;

• календарь по расчетам с поставщиками;

• календарь по обслуживанию кредита и т. д.

Каждый такой календарь является составной частью Платежного календаря предприятия в целом. В Платежном календаре существует возможность осуществления любой группировки данных по любым выбранным признакам: статьям бюджета, контрагентам, подразделениям, диапазонам сумм и проч.

Платежный календарь составляется на определенный период вре-мени, обычно на предстоящий месяц с разбивкой по декадам, неделям и дням и состоит из графика расходования средств (графика предстоящих платежей) и графика поступления денежных средств.

График расходования денежных средств отражает сроки и суммы платежей предприятия в предстоящем периоде по всем или по конкретно выбранным видам его финансовых обязательств. График поступления денежных средств разрабатывается по тем видам движения этих средств, по которым формируется их возвратный поток, и фиксирует сроки и суммы предстоящих платежей в пользу предприятия.

Основной целью платежного календаря на этом этапе является своевременное погашение неотложных финансовых обязательств предпри-ятия и обеспечение его постоянной платежеспособности в текущем периоде.

На основании построенного Платежного календаря финансовая служба предприятия выявляет временной интервал, в котором степень риска возникновения дефицита будет особенно велика, для того, чтобы заранее предпринять соответствующие меры по снижению этого риска. С помощью специальных методов производится корректировка Платежного календаря, т. е. принимаются меры, направленные на устранение дефицита (профицита).

В модуле "Платежный календарь" в качестве денежных активов используются такие платежные средства, как расчетные и валютные счета предприятия, кассы, векселя, другие ценные бумаги, кредиты и собственная дебиторская задолженность.

Первичное формирование Платежного календаря производится с учетом остатков на расчетных счетах предприятия и в кассе. Основаниями для планирования финансовых обязательств являются следующие оперативные документы системы "Галактика":

• счета на закупку (продажу) и другие оперативные документы системы;

• выданные (полученные) кредиты;

• внутренние заявки модуля (выделяются заявки на расходование платежных средств, периодический расход платежных средств, получение кредита и периодический приход).

Планируемый факт необходимости погашения обязательств отражается в системе финансовыми операциями.

Одно финансовое обязательство может быть исполнено несколькими финансовыми операциями с использованием различных платежных средств и на разные даты. Период между датами первой и последней финансовой операции является периодом погашения обязательства.

Финансовые операции подразделяются на следующие типы:

• передача средств;

• взаимозачет;

• конвертация.

Модуль "Платежный календарь" позволяет осуществлять оперативный финансовый менеджмент по принципу скользящего планирования путем циклического выполнения ряда операций. Эти операции можно разбить на следующие четыре этапа:

1. Установление лимитов:

• лимиты образования обязательств (модуль "Управление бюджетом");

• лимиты расходования платежных средств (Операции / Остатки и лимиты платежных средств).

2. Формирование финансовых обязательств:

• создание обязательств;

• контроль их формирования;

• разноска по статьям бюджета.

3. Принятие заявок к исполнению:

• контроль превышения лимитов;

• создание исполняемых заявок.

4. Удовлетворение заявок:

• балансировка платежного календаря;

• корректировка финансовых операций;

• формирование платежных документов.

Для позиций Платежного календаря по приходу и расходу можно устанавливать приоритеты, по выбранным позициям переносить дату оплаты на другой срок, конвертировать платежные средства, использовать средства платежа, предназначенные по плану для другого контрагента, осуществлять замену платежного средства при достижении договоренности с контрагентом, использовать частичную оплату и др., т. е. моделировать ситуации.

В режиме моделирования создается копия финансовых обязательств из Платежного календаря за определенный период, изменения в которых не влияют на основные данные. На модели можно производить необходимые операции по балансировке, оценивать результаты их применения. Если результаты удовлетворительны, их можно сохранить в основном рабочем поле Платежного календаря.

В определенных ситуациях (например, при большом объеме ежедневных отгрузок многочисленным контрагентам) сложно спланировать поступление денег непосредственно по каждому счету. Тем не менее, финансовой службе и руководству предприятия известен приблизительный объем поступающей в день (неделю, месяц) выручки. Кроме того, суммы поступления выручки участвуют при планировании движения денежных средств предприятия часто без детализации до контрагента, счета. Для ведения подобного варианта планирования используется заявка на периодический приход.

Финансовые обязательства, полностью исполненные либо переведенные в статус отменен или закрыт, могут быть перемещены из основного списка в архив вместе с образованными по ним финансовыми операциями и распределением по хозяйственным документам. При необходимости финансовые обязательства могут быть восстановлены из архива и использованы для анализа их исполнения.

В модуле реализовано получение отчетов по исполнению финансовых операций, отклонениям в их исполнении, позициям риска неплатежеспособности и проч.; имеются графические отчеты в виде столбиковых, круговых и других видов диаграмм.

Модуль связан со всеми модулями системы, в которых формируются документы основания, счета, заявки, основания для приема (отпуска), другие оперативные документы. Это вызвано его специфическими особенностями аккумулировать в себе любую информацию, пригодную для планирования финансовых обязательств и операций и учета их исполнения.

Схема использования документов в финансовом цикле при формировании Платежного календаря показана в приложении 2.