3.3.2. Проектирование форм входных документов

На предварительной стадии проектирования в ходе обследования объекта автоматизации тщательно изучаются все виды и формы первичных документов (см. п. 4.2), применяемых для решения задач:

• выясняется соответствие форм первичных документов требованиям внедряемых компьютерных технологий;

• анализируется принадлежность используемых документов к уни-фицированным системам документации;

• выявляется возможность замены действующих нестандартных бланков унифицированными.

Если таковой возможности не представляется, осуществляется разработка новых форм первичных документов.

Разработка форм первичных документов осуществляется в следующей последовательности:

1) уточняется состав реквизитов, включаемых в документ;

2) выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по следующим трем зонам:

• 1-я зона — постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для построения кодов постоянных признаков;

• 2-я зона — переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

• 3-я зона — количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые располагаются в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа.

Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения и наглядного ввода данных путем набора на клавиатуре персонального компьютера.

Сначала составляется эскиз первичного документа. Затем он утверждается, тиражируется и внедряется при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Дальнейшая технология работы с первичными документами связана с организацией размещения этих документов в памяти компьютера.

Для ввода данных вручную на основе бланков первичных документов возможно несколько вариантов:

• экранная форма полностью копирует бланк документа;

• экранная форма является унифицированным макетом для помещения в нее значений реквизитов разных, но примерно одинаковых по наполнению платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и иных документов.

Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на мониторах ПК, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа, имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями.