7.4. Особенности легализации официальных иностранных

документов

Предоставление стороне внешнеторгового договора защиты ее интересов при обращении за такой защитой в уполномоченные юрисдикционные органы или арбитраж, как правило, сопряжено с необходимостью представления документов, доказывающих обоснованность заявленных этой стороной ходатайств. Однако в силу специфики внешнеторговых отношений соответствующие документы во многих случаях оказываются составленными в соответствии с законами и на языке страны, не совпадающей с территориальной юрисдикцией того органа, в котором запрошена защита, что обычно порождает необходимость выполнения определенных формальностей, как минимум связанных с официальным переводом документов.

В целях упрощения соответствующих процедур была принята Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г. Действие ее распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного государства - участника Конвенции и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 г.

В качестве официальных документов Конвенция рассматривает:

- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

- административные документы;

- нотариальные акты;

- официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем Конвенция не распространяется на:

- документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

- административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Каждое из договаривающихся государств освобождает от легализации документы, на которые распространяется действие Конвенции и которые должны быть представлены на его территории. Под легализацией при этом подразумевается только формальная процедура, используемая дипломатическими или консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае - подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае - подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление предусмотренного ст. 4 Конвенции апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен. Однако выполнение упомянутой функции не может быть потребовано, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом; он должен соответствовать образцу, установленному Конвенцией.

Однако он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть дан на французском языке.

Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Каждое договаривающееся государство назначает с учетом их официальных функций те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. Оно уведомляет об этом назначении Министерство иностранных дел Нидерландов в момент сдачи на хранение своей ратификационной грамоты, или грамоты о присоединении, или заявления о распространении действия. Оно уведомляет Министерство также о любом изменении в назначении этих органов.

Каждый из указанных органов, назначенных в соответствии со ст. 6, должен вести книгу записей или картотеку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:

порядковый номер и дату проставления апостиля;

фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов - указание органа, поставившего печать или штамп.

По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.

Если между двумя или несколькими государствами - участниками Конвенции заключены договор, конвенция или соглашение, в которых содержатся положения, требующие определенных формальностей для удостоверения подписи, печати или штампа, рассматриваемая Конвенция допускает отход от этих положений лишь в том случае, если указанные в них формальности являются более строгими, чем формальность, предусмотренная Конвенцией.

Государства - участники Конвенции должны принимать необходимые меры для того, чтобы их дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда настоящая Конвенция предусматривает освобождение от таковой.

Подписано в печать

04.08.2008