Програмне забезпечення інформаційної технології управління

збутовою діяльністю

Структурна система управління збутом складається з набору мікропроцесорних пристроїв і програмного забезпечення, зв'язки між якими відбивають специфіку об'єкта керування.

Програмне забезпечення АІТ - сукупність програм регулярного застосу-вання, описів і інструкцій з їх використання, призначених для технічної екс-плуатації автономних ЕОМ, АРМ обчислювальних систем і мереж, а також участь фахівців- програмістів у створенні й супроводі програмних продуктів.

Основним програмним забезпеченням у збутовій діяльності є програми, які при обробці комерційної інформації дозволяють вирішувати основні задачі по управлінню товарними запасами, організації руху товарів, контролю за витратами обігу, вибору каналів і методів збуту, аналізу, плануванню й контролю за товарообігом, по організації сервісу, визначенню оптимальної ціни товару й т.д.

Всі програмні модулі, використовувані в збутовій діяльності, информационно зв'язані з автоматизованим банком даних і між собою і мають функціональну самостійність.

Робота із програмним забезпеченням, використовуваним у підсистемі, організується в діалоговому режимі і створює умови для обробки комерційної інформації в режимі реального часу. Це дозволяє організувати звертання до інформаційної підсистеми із запитом про стан об'єкта керування в будь-який момент часу й одержувати оперативну інформацію про рух товарів, товарні запаси, стані товарно-грошових потоків і періодичній звітності, вироблюваною системою.

До програмного забезпечення пред'являються вимоги високої надійності, ефективного використання ресурсів ЕОМ, структурності, модульности, ефективності по витратах, дружності стосовно користувачів і т.д.

Програмне забезпечення (ПЗ) АІТ збутовій діяльності забезпечує погоджену роботу всіх пристроїв ПЕОМ і їх взаємодію з користувачем. У складі програмного забезпечення виділяють загальне і прикладне програмне забезпечення. Структура програмного забезпечення наведена на рис. 11.6.

Рисунок 11.6 - Класифікація програмного забезпечення АІТ маркетингу.

У якості загального програмного забезпечення використовуються різні операційні системи для локальних ПЕОМ і операційні системи локальних обчислювальних мереж. Головне призначення загального ПЗ - запуск прикладних програм і управління процесом їх виконання.

Найбільше розповсюдження для локальних ПЕОМ одержали операційні системи MS DOS фірми Mіcrosoft різних версій. Використовуються також програми Unіx, OS/2 і ін. Останнім часом широке поширення одержало інтегроване операційне середовище, що містить як операційну систему, так і операційну оболонку - Wіndows ХР.

Для локальних обчислювальних мереж використовуються операційні системи NetWare (Novell), Wіndows NT, Unіx і ін., які організують роботу ПЕОМ, підключених до ЛВМ.

Спеціальне програмне забезпечення АРМ звичайно складається з унікальних програм і функціональних пакетів прикладних програм. Саме від функціонального ПЗ залежить конкретна спеціалізація АРМ. З огляду на те, що спеціальне ПЗ визначає область застосування АРМ і склад розв'язуваних користувачем задач, воно створюється на основі інструментальних програмних засобів діалогових систем, орієнтованих на рішення задач обробки інформації зі схожими особливостями.

ПЗ АРМ повинне мати властивості адаптивності й настроюваності на конкретне застосування відповідно до вимог користувача.

Базовими прикладними програмними засобами при створенні АРМ для організації збутової діяльності є профамні засоби для підготовки текстів, табличних документів, програмні засоби для автоматизації робіт зі створення й ведення баз даних, пошуку необхідних відомостей для підготовки різних документів, бухгалтерські програми, спеціалізовані програми по обробці комерційної інформації. Велике поширення одержали інтегровані пакети прикладних програм, у складі яких є текстовий редактор, табличний процесор, СУБД, а також конкретний командний файл настроювання ПЗ на конкретний вид (режим) обробки інформації. Це дозволяє організувати роботу користувача на АРМ у збутовій діяльності в діалоговому режимі з максимальним урахуванням його професійних вимог, що забезпечує цілісну обробку комерційної інформації.

Збутова діяльність на підприємстві, у фірмі інтегрується з іншими функціональними задачами керування матеріальними ресурсами, що знаходить висвітлення в складі програмного забезпечення. Великий вплив на цей процес роблять і закордонні програмні розробки, у яких є присутнім злиття задач маркетингу й збуту продукції із задачами фінансового аналізу, бухгалтерського обліку й ін.

Багато задач збутової діяльності підприємства інтегровані в пакети програм бухгалтерського обліку. На українському ринку вони представлені в різних варіантах: від самих найпростіших, здатних виконувати мінімальний набір операцій, використовуваних у невеликих фірмах, до складних, включаючих розгалужений, здійснюючий розширений комплекс операцій із глибокою аналітикою. До бухгалтерських пакетів прикладних програм, що враховують функції збуту підприємства, можна віднести такі програмні продукти фірм:

- "1С" (програма "ПРОД");

- " Інтелект-Сервіс" (програми "Бембі +" для малих підприємств і "БЕСТ" - комплексна інтегрована версія для автоматизації бухгалтерської, фінансово-економічної й комерційно-виробничої діяльності середніх підприємств різного профілю);

- "Плюс/Мікро ЛТД" (програма "Лука З" - збут і закупівлі, угоди купівлі- продажу, контроль за рухом товарів і запасів);

- "Омега" (програма "Trade House" по обліку торговельних операцій);

- "Новий Атлант" (програма " Бізнес-Меркурій" - інтегрована система керування товарообігом для торгуючих організацій, програма "Бізнес-Аналіз" для аналізу фінансового стану й комерційної діяльності підприємств);

- " Софт-Майстер" (програма "Комерсант СМ" - комплексна автоматизація торговельної діяльності, рух товарів, облік платежів, взаєморозрахунків, виконання договорів, контроль за працівниками, за рухом готівки, зміною обсягів продажів і одержанням прибутку, одержанням форм бухгалтерської звітності й т.д.).

У багатьох існуючих програмах автоматизують задачі по обліку замовлень клієнтів і контролю за ходом їх виконання.

Ці операції являють собою найважливішу ланку всього ланцюжка заходів щодо збуту продукції. Автоматизація подібних операцій підвищує надійність циркулюючих у системі даних, одночасно підвищуючи продуктивність у підсистемі збутової діяльності.

Обробка інформації, пов'язаної із замовленнями клієнтів, будується на даних п'яти основних розділів баз даних АБД підприємства або фірми:

- клієнти й умови платежу;

- стан запасів і поточне постачання;

- портфель замовлень;

- ціни виробів і інформація про перевезення;

- дані про попередні замовлення.

З моменту реєстрації замовлення на терміналі інформація автоматично передається й ранжується. Потім виконуються спеціальні операції по обробці даних, що відповідають операціям реалізації продукції, проведення яких необхідно підприємству для обліку й виконання вимог клієнтів.

У всіх программных засобах по обробці даних для організації збутової діяльності є інформаційні зв'язки між окремими підсистемами, комплексами задач і окремих задач. Наприклад, відомості про надходження товарів, товарних запасах у бухгалтерському обліку формуються в сальдових і оборотних відомостях, регістрах по рах. 41 і рах. 60. Між цими обліковими регістрами в рамках підсистеми "Бухгалтерський облік" існують внутрішні зв'язки. Одночасно шукані відомості використовуються й при обліку вико-нання договорів з постачальниками, а також при вибірці фондів. Тут спосте-рігаються зв'язки між підсистемами, тобто зовнішні інформаційні зв'язки.

Впровадження комп'ютерної інформаційної підсистеми збутової діяльності підприємства або фірми сприяє підвищенню оперативності контролю руху товарів на всіх його етапах, поліпшенню умов схоронності товарно-матеріальних цінностей, упорядкуванню внутрішнього документо-обігу, виключенню непродуктивних витрат управлінської праці. У рамках Арм- Фахівця зі збуту продукції весь інформаційний фонд підприємства функціонує у формі бази даних, бази знань і програмних засобів, які організовані в автоматизованому банку даних. Бази даних являють собою фактографічні дані про маркетингову діяльність. Інтелектуальною оболон-кою їх корисного прочитання є бази знань - методи й методика аналізу.

Програмні засоби утворюють інструмент автоматизованого виконання маркетингових задач для інформаційного обслуговування господарської діяльності. В цих умовах основним програмним засобом у підсистемі збутової діяльності є СУБД, що являють собою комплекс програм і язикових засобів, призначених для створення, ведення й використання баз даних, що містять всю необхідну комерційну інформацію про збутову діяльність підприємства або фірми.

СУБД виконує наступні функції:

- введення в базу нових файлів і записів;

- відновлення вмісту бази;

- видалення (знищення) непотрібних програм і даних;

- пошук інформації;

- видачу інформації на ПЕОМ або термінали користувачів;

- об'єднання й поділ файлів;

- копіювання й відновлення файлів;

- захист інформації від несанкціонованого доступу;

- усунення помилок у роботі;

- облік роботи користувачів і складання звітів і т.д.

Виходячи з функцій СУБД у збутовій діяльності, до них пред'являються наступні вимоги:

- використання мінімальних засобів, необхідних для створення бази;

- простота пошуку й відновлення вмісту бази даних;

- багаторазове використання користувачами однієї й тої ж інформації;

- швидкий доступ до потрібних відомостей;

- видача відомостей про інформацію, що втримується в базі;

- зменшення надмірності збереженої інформації;

- забезпечення вірогідності інформації;

- постійна готовність до роботи;

- захист інформації від несанкціонованого доступу й т.д.

У світі налічується кілька десятків СУБД для ПЕОМ. Однак у цьому різноманітті є загальні принципи побудови таких програм, організації їх функционування й можливості обробки даних. Серед зазначених пакетів відомі DBASE, DATAPLEX, FOXBASE, REFLEX, R:BASE, PARADOX, ORACLE, MS ACCESS і ін.

Різні пакети відрізняються як ідеологією побудови, так і своїми можливостями, але всім їм властива своя мова маніпулювання даними, орієнтована на роботу в режимі діалогу. Діалог може бути побудований у двох різновидах:

- командний режим, у якому користувач вводить потрібну йому команду, а система її негайно виконує;

- режим ASSІST, що є режимом роботи з меню, де користувачеві надається можливість вибору основних команд програми з меню.

Найбільше поширення на АРМ маркетологів одержали СУБД для роботи з базами даних в архітектурі " клієнт-сервер". Стосовно до систем баз даних архітектура "клієнт-сервер" актуальна головним чином тому, що забезпечує просте й відносно дещеве рішення проблеми колективного доступу до баз даних у локальній обчислювальній мережі. До певної міри системи баз даних, засновані на зазначеній архітектурі, є спрощеним наближенням до розподілених систем баз даних, не потребуючим рішення основного набору проблем розподілених баз даних.

Реальне поширення архітектури "клієнт-сервер" у маркетинговій діяльності стало можливим завдяки розвитку й широкому впровадженню в практику концепції відкритих корпоративних систем. Розвиток останніх відбувся за рахунок міжнародної й національної стандартизації апаратних і програмних інтерфейсів. Головною причиною розвитку концепції відкритих систем у маркетинговій діяльності з'явився повсюдний перехід до використання локальних обчислювальних мереж і ті проблеми комплексування апаратно-програмних засобів, які викликав цей перехід. В зв'язку з бурхливим розвитком технологій глобальних комунікацій відкриті системи здобувають ще більше значення й масштабність.

Головною перевагою відкритих систем, спрямованих убік користувачів- маркетологів, є незалежність від конкретного постачальника. Орієнтуючись на продукцію компаній, що дотримуються стандартів відкритих систем, маркетолог, що отримує будь-який продукт такої компанії, може продовжити нарощування потужності своєї системи, здобуваючи продукти будь-якої іншої компанії, що дотримує стандарти. Причому це стосується як програмних,так і апаратних засобів.