8. Изучение порядка работы на контрольно-кассовых машинах и заполнение документов по учету операций на ККМ

Открытое Акционерное Общество «Холмский морской торговый порт» в виду своей деятельности контрольно-кассовые машины не применяет. Но, учитывая то обстоятельство, что современный бухгалтер должен быть высокообразованным специалистом, который обязан владеть теорией и практикой бухгалтерского учета, гражданским и налоговым правом, быть квалифицированным компьютерным пользователем и опытным администратором, то он должен иметь понятие о порядке работы на контрольно-кассовых машинах и порядок заполнения документов по учету операций на ККМ. При использовании ККМ необходимо вести и хранить множество документов. Для начала необходимо разобраться какие именно документы нужно заполнять и как это делать.

Первый документ - это карточка регистрации кассовой машины. Владелец получает ее в Государственной налоговой инспекции после окончания регистрации ККМ. День получения этой карточки считается первым днем работы кассовой машина, следовательно, с этого дня ведется отчетность по ККМ. Карточку регистрации необходимо хранить на предприятии, без нее очень проблематично снять кассовый аппарат без регистрации. Кроме того, ее копию могут потребовать различные государственные органы, предоставляющие всякого рода разрешения и лицензии.

Вторым документов является журнал учета по вызову технических специалистов, который заводят в организации, регистрируют в нем сбои в работе кассовой машины и ставят отметку об устранении неполадок. Записи ведут специалисты ЦТО, с которым организация заключает договор и кассиры. Кроме того, мастер ЦТО указывает оттиск пломбира, которым была опечатана кассовая машина. При разборе споров, возникающих между владельцем ККМ и ЦТО, анализ записей в журнале позволяет определить виновных.

Третий документ - это книга кассира-операциониста, порядок пользования которой определяется типовыми правилами эксплуатации. Книгу можно завести как на группу ККМ, так и на каждую ККМ в отдельности. Кассиры обязаны сделать в ней записи перед началом работы, а также после завершения смены. Кассир проставляет дату, подпись, указывает возврат суммы и содержимое денежных счетчиков. В зависимости от специфики работы предприятия отличаются формы для учета. В книге все листы должны быть пронумерованы, книга прошнурована и скреплена печатями, а хранить ее необходимо рядом с ККМ. Проверяющие в первую очередь изучают эту книгу.

Последним обязательным документом является акт административных операций. При использовании ККМ случается, что нужно изменить данные относительно выручки кассовой машины. Согласно законодательству, в этих случаях должны присутствовать кассир, представитель администрации предприятия, специалист ЦТО и работник ГНИ. Забор в ремонт, с обнулением счетчиков, возврат в ремонта, перевод кассовой машины на новый масштаб цен и прочие операции, сопровождается заполнением и подписанием актов.

Для эксплуатации кассовой машины существуют Типовые правила, согласно которым проводится работа на контрольно-кассовой технике. В соответствии с правилами на ККМ могут работать только лица, которые освоили правила эксплуатации ККМ, а также изучили «Типовые правила». Контрольно-кассовая машина должна быть установлена таким образом, чтобы «табло покупателя» было хорошо видно покупателю.

Перед началом работы кассир-операционист получает под роспись у ответственного лица разменную монету и ключи от денежного ящика. Кассир-операционист обязан на рабочем месте включить кассовую машину, проверить ее работоспособность, правильность установки времени и даты, четкость распечатки чеков, проверить исправность устройств для блокировки, т.е. кассовая машина должна быть полностью исправна и заправлена чековая лента.

Кассиру-операционисту запрещено покидать рабочее место без уведомления администрации, не закрыв на ключ ККМ и не отключив ее, допускать к кассовой машине посторонние лица (за исключением директора, его заместителя, дежурного администратора, бухгалтера или проверяющего кассу), вносить изменения в программу ККМ, а также имеет личные или неучтенные ККМ деньги.

Оформление покупки проходит следующим образом. Кассир-операционист четко называет покупателю сумму его покупки, берет деньги, печатает чек и выдает его покупателю вместе со сдачей (если есть необходимость), при этом вслух называет сумму сдачи. После этого кассир-операционист должен положить деньги в денежный ящик.

Если покупатель отказывается от покупки, он должен предоставить чек, тогда кассир-операционист направляет покупателя к администратору. Директор или его заместитель визирует чек и отдает распоряжение кассиру-операционисту вернуть сумму из кассы. После этого кассир-операционист возвращает из кассы, в которой был выдан чек, деньги. Чек необходимо сохранить до конца смены. При оформлении дневной выручки будет составлен акт о возврате денежной суммы покупателю по неиспользованным чекам.

В конце смены кассир-операционист должен подготовить денежную выручку вместе с платежными документами, составить отчет и сдать выручку старшему кассиру. Снимаются показания контрольных счетчиков. Отчетные ведомости показаний необходимо внести в журнал кассира-операциониста. Согласно показаниям секционных регистров определяются суммы выручки, которые должны совпадать с суммой денежных средств, которые были сданы старшему кассиру.