Классы бухгалтерских информационных систем

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии, подготовка финансовой отчетности в налоговые органы является одной из наиболее важных задач управления. Основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия в соответствии с законодательством РФ служат формы отчетности:

1. бухгалтерский баланс (форма № 1);

2. отчет о финансовых результатах (форма № 2);

3. пояснения к балансу и отчету о финансовых результатах;

4. отчет о движении капитала (форма № 3);

5. отчет о движении денежных средств (форма № 4);

6. приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Бухгалтерская информация должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Имеется много фирм, занимающихся разработкой программного продукта для автоматизации бухгалтерского учета. Основные из них перечислены в таблице. 3.1.

Таблица 3.1 Основные поставщики бухгалтерских информационных систем

Разработчики программных средств, работающие на российском рынке, находятся в условиях жесткой борьбы за клиента. В этих условиях существенным средством достижения конкурентных преимуществ является высокое качество предлагаемого программного продукта (ПП), но при этом нельзя забывать про такое важное свойство ПП как доступность для массового использования. Благодаря этому факту бухгалтерские программные продукты могут быть разделены на три класса:

7. Первый класс – это недорогие тиражные бухгалтерские программы, ориентированные на малый и средний бизнес. Наиболее известные разработчики программ этого типа фирмы: "1С", "Инфо-бухгалтер", "ДИЦ". Эти фирмы занимают до 70% своего сектора рынка.

8. Второй класс – это более дорогие тиражные бухгалтерские и управленческие системы, ориентированные на средние и частично крупные предприятия. Наиболее известные представители разработчиков систем этого класса: корпорация "Парус", фирмы "Интеллект-Сервис", "Инфин" и "Инфософт". Эти фирмы в совокупности занимают не менее 40% – 45% своего сектора рынка. В последнее время в этот класс проникает и фирма "1С" с моделью «клиент-сервер».

9. Третий класс – дорогие малотиражные комплексные управленческие системы, ориентированные на средние и крупные предприятия и корпорации. Наиболее известными представителями являются системы фирм "Галактика", "Парус", "АйТи", а также многие продукты компании SАР. Менее известны отечественные компании "Никос-Софт", "ЛокИС", "ИнтеллГрупп", также работающие на этом сегменте.

Существующие прикладные системы очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение по бухгалтерскому учету, но чаще всего выделяются следующие функциональные классы программ:

1. Мини-бухгалтерия.

2. Интегрированные бухгалтерские системы.

3. Бухгалтерский конструктор.

4. Бухгалтерский комплекс.

5. Бухгалтерия-офис.

6. Системы учета международного уровня.

7. Международные системы.

Отличительной чертой систем класса «Мини-бухгалтерия» является отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, учет товарно-материальных ценностей и т.д.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен. Системы типа «мини-бухгалтерии» позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности. Они предназначены для бухгалтерий численностью в 1-3 человека.

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы также позволяют организовать работу в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Программы класса «Бухгалтерский конструктор» отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в сегодняшних условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т.д. Программы же класса "Бухгалтерский конструктор" предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей (ЛИФО, по средневзвешенным или учетным ценам и др.), варианта начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов (например, исходя из сроков службы и стоимости в соответствии с нормативными или сметными ставками, в размере 50 или 100% стоимости при передаче в эксплуатацию) и т.д.

Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ "Финансы", АРМ "Заработная плата", АРМ "Склад", АРМ "Торговый зал" и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Программы класса «Бухгалтерия-офис», помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах – и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля ()). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи всех составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.

Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и провести анализ в соответствии международными стандартами учета (GААР, IАSС). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, “Break Event Point”). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.

Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными разработчиками и поддерживаются, как правило, местными дистрибьюторами. Разрабатываются международные системы с таким расчетом, чтобы примерно на 90% удовлетворить основным требованиям законодательства каждой страны, а остальные 10% подлежат модификации в соответствии с местными условиями. Отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10-15 языков). Другая особенность – модульность программ, что предполагает наращивание функциональных возможностей посредством новых модулей, приобретаемых отдельно за дополнительную плату. Международные системы, как и программы класса «Бухгалтерия-офис", не только представляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, закупками и продажами товаров (услуг) и т.д. Кроме возможностей генерации отчетов, настройки меню пользователя, международные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов ночью и в нерабочее время.

Альтернативой представленной выше классификации программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета служит подход, в соответствии с которым программы могут классифицироваться по принципу учета на работающие «от проводки» и «от документа».

В случае систем «от проводки», учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок, в случае систем «от документа» - ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов (кассовых ордеров, авансовых отчетов и т.д.). По введенным данным формируются проводки. Использовать данную классификацию на практике сложно, поскольку почти все современные программные продукты работают как "от проводки", так и "от документа". Наиболее последовательно подход работы "от проводки" реализован в пакете "Финансы без проблем”, в большинстве же других программ есть возможности непосредственного ввода в журнал хозяйственных операций документов, по которым формируются проводки. В различных пакетах эта функция реализована более или менее универсально. В частности, если в "1С: Бухгалтерия" производится заполнение условных полей стилизованной таблицы, то в "Инфо-Бухгалтер" генератор отчетов выводит на экран документ по форме, соответствующей типовой форме первичного документа.

Естественно, ответа на вопрос, какие программы универсальные или специализированные лучше, не существует. Он зависит от целого ряда условий. Зачастую среднее или крупное предприятие, использующее универсальную программу, затем приобретает в дополнение к ней и специализированную. Специализированная бухгалтерская программа в таком случае может использоваться для автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета. Необходимость в этой программе возникает и тогда, когда по некоторым участкам имеется большой документооборот или же требуется вести сложный специфический учет. Кроме того, некоторые программы имеют специальные функции для передачи проводок в другие программы, что позволяет организовать учет при одновременном использовании как универсальных, так и специализированных программ. Конечно, возможно использование универсальных программ и в условиях крупных предприятий в бухгалтерии, разделенной по участкам работы. В этом случае можно организовать учет по различным участкам на отдельных рабочих местах или в отдельных базах с последующим объединением информации в конце отчетного периода. Но в таком варианте не формируется единой базы данных, доступной всем пользователям и главному бухгалтеру, до момента слияния частных баз данных. Между тем эта информация необходима для целей оперативного управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. В конечном итоге, сам главный бухгалтер определяет целесообразность использования того или иного программного продукта или их совокупности, но в любом случае представление о различиях, существующих между двумя описанными выше классами программ, дает бухгалтеру общее представление об автоматизации бухгалтерского учета.