10.6. Організація документообігу за кредитними операціями

З метою забезпечення правильного та своєчасного оформлення розрахунково-грошових документів, що надходять від клієнтів (контрагентів) банку та упорядкування руху і своєчасного одержання їх для записів у бухгалтерському обліку банк установлює графік документообороту, в якому визначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами банку.

При здійсненні кредитної операції, кожний структурний підрозділ банку подає документи, які стосуються сфери його діяльності, за графіком документообороту для відображення в обліку за відповідними рахунками.

Етапи документообігу включають в себе перевірку змісту і правильності оформлення первинних документів, що надійшли; визначення можливості виконання операції; перевірку або оформ­лення бухгалтерського запису в документах; передання документів для автоматизованої обробки; використання документів для перевірки правильності відображення операцій за рахунком та їх збереження.

У процесі супроводження кредиту формується кредитна справа за кожним позичальником або кредитна історія, яка зберігається в металевих або вогнестійких шафах, сейфах під відповідальністю посадової особи.

Кредитна справа за кожним позичальником в обов’язковому порядку має містити такі дані:

• назву клієнта, його місцезнаходження (місце проживання);

• номер основного поточного, додаткового поточного та позичкового рахунків;

• письмове клопотання (заявка) про надання кредиту та техніко-економічне обгрунтування потреби в кредиті на відповідні цілі;

• кредитну угоду та зміни до неї;

• угоду про заставу (забезпечення) та зміни до неї;

• дату видачі та погашення кредиту (за угодою);

• початкову суму кредиту в гривнях або гривневому еквіваленті та код валюти (у разі видачі кредиту в іноземній валюті);

• процентну ставку, про всі її зміни та на звітну дату;

• фінансову звітність позичальника (контрагента), що подається до банку-кредитора;

• інформацію про результати оцінювання фінансового стану позичальника (контрагента);

• документи, що свідчать про перенесення суми боргу за кредитною операцією на рахунки пролонгованої (із зазначенням номерів рахунків, сум і термінів кожної пролонгації), простроченої чи сумнівної заборгованості (із зазначенням номерів рахунків, дати, суми);

• дату прийнятого рішення про визнання заборгованості безнадійною із зазначенням суми основного боргу та суми відсотків, відповідну виписку з протоколу засідання кредитного комітету банку;

• інформацію про стан погашення заборгованості із зазначенням дат і сум;

• суму забезпечення, що береться до розрахунку резерву.

Обов’язковому зберіганню в металевих шафах, сейфах, ящиках у приміщеннях, що охороняються, підлягають:

• картотеки діючих рахунків;

• відомості по нарахуванню відсотків;

• касові документи.

При виникненні простроченої заборгованості за наданими кредитами чи відсотками, банк має вжити заходів щодо їх погашення шляхом подання позовів, оскарження неправильних рішень судів, одержання виконавчих листів, направлення виконавчих листів судовим виконавцям та ін.

У разі наявності в заставі майна та прийняття рішення про відчуження та реалізацію цього майна банк здійснює організаційні та практичні заходи щодо його реалізації та погашення простроченої (сумнівної) заборгованості.

Усі первинні документи, які пов’язані з листуванням з позичальником, акти перевірки цільового використання кредиту за групами ризику зберігаються в кредитній справі, а всі бухгалтерські документи формуються та підшиваються за кожний робочий день в окремі папки відповідно до встановленого порядку формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів.

Банки зобов’язані зберігати протоколи засідань кредитних комітетів (кредитних комісій), інформацію про здійснення кредитної операції, класифікацію кредитного портфеля і формування резервів не менше п’яти років з часу закінчення дії кредитної угоди, а також подавати ці документи уповноваженим працівникам Національного банку на їх запит.

Усі докумети бухгалтерського обліку за попередні місяці до здавання їх в архів установи банку зберігаються в поточному архіві бухгалтерії, обладнаному стелажами, металевими шафами, тер­міни зберігання яких визначаються установою банку самостійно. Відповідальність за зберігання документів у поточному архіві за розпорядженням керівника установи банку покладається на спеціально виділеного працівника.

На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова та інша звітність, яка задовольняє потреби окремих користувачів (НБУ, податкові органи, органи статистики, керівництво банку).

Порядок надання форми фінансової звітності та основні вимоги до її складання визначаються «Правилами організації фінансової та статистичної звітності банків України», які затверджені постановою НБУ від 12.12.97 р. № 436 зі змінами і доповненнями та внутрішньобанківськими вимогами.

Щомісячно за всіма балансовими та позабалансовими рахун­ками складається перевірна відомість залишків на 1-ше число місяця.

Виявлені помилкові записи після складання оборотно-сальдо­вого та місячного балансу виправляються за допомогою коригуючих проведень з відома головного бухгалтера установи банку із зазначенням підстав для внесення змін, дати та підпису особи, що їх здійснила.