11.4. Організація документообігу за депозитними операціями банку

З метою упорядкування руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку за наказом керівника установи банку встановлюється графік документообігу, в якому визначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами установи банку.

Організація документообігу за депозитними операціями банку має складатися з таких етапів:

• перевірки правильності оформлення та змісту документів, що надійшли;

• визначення можливості виконання операції залежно від стану рахунку;

• перевірки та оформлення бухгалтерського проведення в документі, підписання її відповідальним виконавцем;

• передання документів до автоматизованої обробки;

• відправки документів з філії до Банку з забезпеченням усіх внутрішніх вимог банку щодо їх доставки;

• використання первинних документів для перевірки правильності відображення операцій в особовому рахунку клієнта;

• групування документів та їх підшивок в документи дня;

• зберігання документів.

Для відкриття депозитного рахунку банк формує юридичну справу клієнта, до якої входять:

• заява фізичної особи на відкриття рахунку;

• договір;

• копії перших чотирьох сторінок паспорта;

• довіреність на відкриття рахунку, якщо він відкривається вкладником.

При отриманні документів на відкриття депозитних рахунків установи банку зобов’язані перевірити відповідність наданих документів чинному законодавству.

У випадках виявлення підроблених (недостовірних) документів, що надані клієнтом для відкриття строкових депозитних рахунків, установа банку зобов’язана негайно повідомити про це органи внутрішніх справ із зазначенням паспортних даних уповноважених осіб, що подають документи на відкриття рахунку.

Договір має бути укладений письмово у двох примірниках, по одному для депонента та установи банку. Обидва примірники договору мають бути ідентичними та виключати виправлення, помарки, підчистки у тексті договору. Текст договору друкується з обох боків одного аркуша. Якщо текст депозитного договору не розміщується на одному аркуші, то кожну сторінку договору підписують обидві сторони.

При відкритті депозитного рахунку територіально відокремленою безбалансовою філією банку другий примірник договору в складі щоденного звіту передається разом із іншими первинними документами банку.

Кожному договору присвоюється номер у книзі реєстрації договорів.

Усі депозитні рахунки, що відкриваються клієнтом банку реєструються в книзі відкритих рахунків, яка ведеться в розрізі балансових рахунків четвертого порядку.

Банк організовує ведення реєстрації відкритих рахунків за такими даними:

• номер балансового рахунку;

• номер особового рахунку;

• код контрагента;

• найменування контрагента;

• дата відкриття рахунку;

• дата закриття рахунку;

• підстава про відкриття або закриття рахунку.

У разі закриття депозитного рахунку в книзі реєструється дата його закриття. Номери закритих рахунків не можуть бути присвоєні новим клієнтам банку.

Книга має бути пронумерована, прошнурована, засвідчена під­писами керівника та головного бухгалтера установи банку, скріп­лена відбитком печатки банку та зберігатись у призначеної від­повідальної особи.

Книга відкритих рахунків може вестись в електронному вигляді, але в такому разі вона роздруковується і зберігається в архіві з обов’язковим роздрукуванням за станом на 1-ше число звітного місяця змін, що відбулися протягом минулого місяця.

Внутрішніми положеннями банк установлює порядок зберіган­ня особових рахунків за депозитними операціями клієнтів банку, а саме: зберігання в окремих картотеках, які замикаються та опечатуються.

Банк організовує зберігання первинних документів (заяви клієнтів та договори) на відкриття депозитних рахунків з усіма необхідними документами щодо відкриття депозитних рахунків в окре­мій справі за кожним клієнтом. Вилучення документів з цих справ не допускається. У справу, що стосується юридичної особи, вміщується листування про зміну права підпису і документи, що визначають повноваження на розпорядження рахунком, заяви-зобов’язання про відкриття позичкових рахунків, інформаційні відомості, а також копії розпорядження про відкриття рахунків. Цій справі присвоюється такий самий номер, як і поточному рахунку юридичної особи.

Банк розробляє порядок і форму ведення касового журналу (операційного щоденника), який складається на підставі докумен­тів окремо за надходженнями і видатками каси. При відображенні операцій за депозитними вкладами в касовому журналі може передбачатися перелік таких даних: номер рахунку, за яким проведена операція, прізвище та ініціали вкладника, прийнята чи видана сума за рахунком вкладника відповідно в графі «Готівка-надходження» або «Готівка-видаток», а також сума коштів за операціями зарахування і списання за депозитним вкладом, яка відображається в касовому журналі (операційному щоденнику) у графі «Меморіальні обороти». Операційні щоденники (які складаються в автоматизованому режимі) друкуються і використовуються для звіряння касових оборотів.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів за депозитними операціями і достовірність інформації, що міститься в них, а також за їх передання в обумовлені терміни для подальшого обліку банк покладає на відповідальні особи, які скла­ли і підписали ці документи.

Внутрішнім розпорядженням головного бухгалтера банку покладається відповідальність на уповноваженого працівника за зберігання документів (справ) щодо оформлення рахунків, які можуть зберігатися в шафах і замикатися. Чинні зразки підписів клієнтів зберігаються в картотеках, що замикаються. За їх схоронність несуть відповідальність окремі операційні працівники.

Поточний рахунок юридичної особи закривається на підставі її заяви або в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.

Поточний рахунок фізичної особи закривається на підставі її заяви або у разі смерті та в інших випадках, передбачених договором або чинним законодавством України.

Прибутково-видаткові ордери за депозитними рахунками фізич­них осіб, які ведуться в окремих підсистемах, передаються в бухгал­терію наступного контролю, а в документи банківського дня підшиваються довідки про кількість і суму переданих первинних документів.

Документи за депозитними операціями клієнтів можуть підшиватися в окремі папки з відміткою у зведеній довідці окремо зшитих документів про кількість і суму дебетових і кредитових оборотів.

Терміни зберігання документів за депозитними операціями визначено «Переліком документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання», затверджених постановою Правління Національного банку України від 23.12.96 р. № 327.