4.2. Порядок документального оформления движения денежных

средств в кассе банка

Порядок приема денежной наличности от организаций

Прием денежной наличности от организаций в приходную кассу банка производится по объявлениям на взнос налич­ными. Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет.

Операционный работник проверяет правильность запол­нения объявления на взнос наличными, оформляет его, от­ражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и пере­дает объявление на взнос наличными в кассу.

Получив объявление на взнос наличными, кассовый ра­ботник приходной кассы проверяет наличие и тождествен­ность подписи операционного работника имеющемуся образ­цу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вы­зывает вносителя денег и принимает от него банкноты.

После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фак­тически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ор­дер передает соответствующему операционному работнику.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, пер­воначально оформленное объявление на взнос наличными кассовый работник перечеркивает, на обороте квитанции указывает фактически принятую сумму денег и расписыва­ется. Объявление на взнос наличными передается операци­онному работнику, который осуществляет исправления в кас­совом журнале, оформляет вновь полученный документ и передает в кассу. Первоначально оформленные объявление и ордер уничтожаются, квитанция направляется в кассовые документы.

Если клиентом деньги в кассу не были внесены, кассовый работник возвращает объявление на взнос наличными опе­рационному работнику. Записи в кассовом журнале аннули­руются, объявление на взнос наличными перечеркивается и помещается в кассовые документы.

Кассовый работник приходной кассы ведет ежедневные записи принятых от клиентов и сданных заведующему кас­сой денежных сумм в книге учета принятых и выданных денег.

В конце операционного дня на основании приходных до­кументов кассовый работник составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денеж­ных документов и сверяет сумму по справке с суммой фак­тически принятых им денег.

Справка подписывается кассовым работником, и указан­ные в ней кассовые обороты сверяются с записями в кассо­вых журналах операционных работников. Сверка оформляет­ся подписями кассового работника в кассовых журналах и операционных работников на справке кассового работника.

Принятая в течение операционного дня денежная налич­ность вместе с приходными документами и справкой о сум­ме принятых денег и количестве поступивших в кассу де­нежных документов сдается заведующему кассой под рас­писку в книге учета принятых и выданных денег.

От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечиваю­щие их сохранность при доставке и не позволяющие осуще­ствить их вскрытие без видимых следов нарушения целости. В банке ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем наименования орга­низаций, количества и номеров закрепленных за каждой орга­низацией сумок.

Организации, сдающие денежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение банка образцы от­тисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сум­ки. Оттиск пломбы должен содержать номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Кассир организации формирует подлежащие сдаче сум­ки с денежной наличностью и заполняет препроводительную ведомость. При этом первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй и третий экземпля­ры — соответственно накладная к сумке и копия препрово­дительной ведомости — представляются в банк.

Кассовый работник банка при приеме сумки с денежной наличностью и другими ценностями осуществляет ее проверку. В случае предъявления сумки, имеющей дефекты упаковки, прием находящихся в ней ценностей осуществляется поли­стным, поштучным пересчетом.

После приема сумки кассовый работник подписывает тре­тий экземпляр препроводительной ведомости, проставляет печать и возвращает его представителю клиента, а также выдает ему порожнюю сумку.

О количестве принятых сумок кассовый работник состав­ляет справку о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках, заполняя в ней соот­ветствующие строки, и подписывает ее.

Журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, сумки с денежной наличностью, сопроводительные документы к ним кассовый работник сдает заведующему кас­сой под расписку в справке о принятых вечерней кассой сум­ках с денежной наличностью и порожних сумках.

Пересчет денежной наличности, принятой в сумках, мо­жет производиться в приходной кассе или кассе пересчета.

Все поступившие в течение операционного дня налич­ные деньги должны быть оприходованы в операционную кас­су в тот же день.

Прием денежной наличности от организаций, сумок с де­нежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов после окончания операционного дня производится вечерними кассами. О времени работы этих касс вывешивается объявление.

Кассовому работнику вечерней кассы выдается печать с надписью "Вечерняя касса", оттиск которой проставляется на принятых им приходных кассовых документах.

Прием наличных денег в вечерней кассе производится кассовым и операционным работниками, имеющими право подписи на приходных кассовых документах. По письменно­му распоряжению руководителя прием денег может произво­диться одним работником, на которого возлагаются обязан­ности кассового и операционного работников.

Прием вечерней кассой денежной наличности от организаций

Вноситель сдает наличные деньги в вечернюю кассу по объявлению на взнос наличными.

По окончании приема денег кассовый и операционный работники производят сверку их фактического наличия с данными приходных документов и кассового журнала по при­ходу и подписывают кассовый журнал.

Банкноты и монета, пересчитанные, сформированные и упакованные кассовым работником вечерней кассы соответ­ственно в пачки и мешки, приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать по окончании операций вечерней кассы хранятся в сейфе. Сейф закрывается кассовым и опе­рационным работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану.

Утром следующего дня работники вечерней кассы прини­мают сейф от охраны и сдают деньги и приходные документы заведующему кассой под расписку в кассовом журнале. Све­рив сумму принятой денежной наличности с данными при­ходных документов и кассового журнала по приходу, заве­дующий кассой при совпадении сумм расписывается в кассо­вом журнале. Приходные кассовые документы передаются главному бухгалтеру (его заместителю), который подсчиты­вает по документам общую сумму поступлений и сличает ее с общей суммой прихода по кассовому журналу, подписыва­ет кассовый журнал и передает его вместе с объявлениями на взнос наличными операционным работникам для осуще­ствления бухгалтерских проводок по счетам. Объявления на взнос наличными возвращаются заведующему кассой.

В случае несоответствия суммы принятой денежной налич­ности данным кассового журнала и приходных документов за­ведующий кассой выясняет причины и составляет об этом акт.

Прием кассовым работником вечерней кассы сумок с де­нежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов.

Инкассатор предъявляет операционному работнику вечер­ней кассы вторые экземпляры препроводительных ведомос­тей — накладные к сумкам, явочные карточки и служебные удостоверения. Операционный работник проверяет соответ­ствие записей в накладных и явочных карточках, регистри­рует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок. Жур­нал оформляется в двух экземплярах.

В журнале учета принятых сумок с ценностями и порож­них сумок указываются обнаруженные при приеме исправ­ления в явочных карточках без соответствующих оговорок, расхождения записей в явочных карточках с накладными.

После этого операционный работник проверяет соответ­ствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках и воз­вращает явочные карточки инкассаторам.

Кассовый работник при приеме сумок с денежной налич­ностью и другими ценностями от инкассаторов проверяет:

— не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреж­дений или дефектов, разрыва ткани, поврежденных замков или поврежденных пломб;

— наличие четких и целых оттисков пломбиров на плом­бах, которыми опломбированы сумки, и соответствие их име­ющимся образцам;

— соответствие номеров сумок, сдаваемых инкассатора­ми, номерам, указанным в накладных к сумкам;

— соответствие общей суммы принимаемых денег или ценностей записям в накладной.

При предъявлении инкассаторами в вечернюю кассу де­фектных сумок с денежной наличностью или другими ценно­стями — отрыв пломбы от шпагата, повреждение сумки или замка — при несоответствии в накладной сумм, проставлен­ных цифрами и прописью, а также в случае расхождения сумм, указанных в накладной и в явочной карточке, кассо­вый работник в присутствии операционного работника и ин­кассаторов, предъявивших такие сумки, вскрывает их и пе­ресчитывает находящиеся в них деньги и ценности.

Во всех случаях приема дефектной сумки о результатах пересчета находящихся в ней денег и ценностей составляет­ся акт в трех экземплярах. Акт подписывается всеми лица­ми, присутствовавшими при приеме и пересчете денег и цен­ностей. В акте указываются: дата приема и вскрытия сумки, ее номер, за каким клиентом она закреплена, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен ее пересчет, какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были деньги и ценности, сумма вложенных денег и ценностей по данным сопроводительного документа и какая сумма факти­чески оказалась в сумке по достоинствам, видам ценностей.

Первый экземпляр акта остается в кассовых документах, второй — направляется организации, сдавшей деньги инкас­саторам, третий — подразделению инкассации.

Об общем количестве принятых вечерней кассой сумок с денежной наличностью составляется справка.

Кассовый и операционный работники производят подсчет количества принятых от инкассаторов сумок, сверяют их с количеством, указанным в справке о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках, и вкладывают в сейф. Документы, на основании которых про­изводился прием сумок, хранятся вместе с денежной налич­ностью и другими ценностями. Сейф закрывается кассовым и операционным работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану.

Утром следующего дня кассовый и операционный работ­ники сдают сумки с денежной наличностью и накладные к ним в кассу пересчета. По усмотрению руководителя переда­ча ценностей из вечерней кассы в операционную кассу может быть организована без явки работников вечерней кассы.

Один комплект ключей от сейфа закрепляется за кассовым и операционным работниками вечерней кассы, второй — за руководителем и заведующим кассой. Запасной ключ от шка­фа, где кассовый работник вечерней кассы хранит конт­рольный журнал приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей, закрепляется за заведующим кассой.

Сейф сдается под охрану. В договоре на охрану должно быть предусмотрено, что сейф, сданный под охрану работниками вечерней кассы, принимается из-под охраны должностными лицами банка, ответственными за сохранность ценностей.

Сумки с денежной наличностью, сопроводительные доку­менты к ним сдаются кассовым и операционным работниками вечерней кассы контролирующему работнику кассы пересче­та либо заведующему кассой под расписку в справке о при­нятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью.

Сумки с денежной наличностью, доставленные после зак­рытия вечерней кассы, хранятся в специально выделенных сейфах под ответственностью инкассаторов, доставивших сумки.

Порядок пересчета сумок с денежной наличностью

Пересчет денег из сумок, доставленных инкассаторами, производится кассовыми работниками в присутствии работ­ника кассы пересчета.

Сумки с денежной наличностью, доставленные инкасса­торами после операционного дня, и накладные к ним работ ник кассы пересчета принимает от работников вечерней кас­сы с проверкой целости сумки и соответствия номера прини­маемой сумки номеру, указанному в журнале учета приня­тых сумок с ценностями, и расписывается в справке о при­нятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью. Работник кассы проверяет соответствие номера принимае­мой сумки номеру, указанному в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок.

Пересчет денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу, производится не позднее следующего рабочего дня.

Доставленные в течение операционного дня сумки с де­нежной наличностью сдаются инкассаторами в кассу пере­счета или приходную кассу. Прием сумок осуществляется работником кассы пересчета или кассовым работником приходной кассы по журналу учета принятых сумок с цен­ностями.

После вскрытия всех сумок и пересчета денег контроли­рующий работник выводит суммы пересчета денежной на­личности по каждому кассовому работнику в контрольных ведомостях и передает препроводительные ведомости и на­кладные к сумкам заведующему кассой. Накладные к сум­кам направляются операционным работникам для записи ре­зультатов пересчета выручки в кассовый журнал по приходу и отражения в бухгалтерском учете.

1. По договору с клиентом об оказании инкассаторских услуг в кассу пересчета банка поступили суммы инкассируе­мых наличных денег:

Дт 20209 "Денежные средства в пути"

Кт 40906 "Инкассированная денежная наличность".

2. После пересчета инкассированные наличные деньги передают в кассу банка:

Дт 20202 "Касса кредитных организаций" Кт 20209 "Денежные средства в пути".

3. Инкассированные наличные деньги зачислены на рас­четный счет клиента:

Дт 40906 "Инкассированная денежная наличность"

Кт 40702 Расчетные счета негосударственных, коммер­ческих организаций.

4. С расчетного счета клиента списаны суммы комиссион­ных за оказанные инкассаторские услуги:

Дт 40702 Расчетные счета негосударственных, коммерчес­ких организаций

Кт 70107 "Доходы банка".

5. В случае недостатка, выявленного в процессе пересче­та денег, составляется дополнительная проводка: Дт 40702 "Расчетный счет клиента" Кт 20209 "Денежные средства в пути".

6. На сумму излишка, выявленного в процессе пересче­та инкассируемой денежной наличности, составляется про­водка:

Дт 20209 "Денежные средства в пути"

Кт 40702 "Расчетный счет клиента".

Порядок выдачи денег организациям

Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам.

Денежный чек состоит из чека и корешка, одновременно с заполнением чека заполняется корешок. При заполнении никакие подчистки и исправления не допускаются. Запол­ненный чек заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится оттиск печати чекодателя. На оборот­ной стороне чека указывается, на какие цели чекодатель получает деньги (коммерческие расходы, оплата труда).

Порядок заполнения следующий:

— чек и корешок заполняются чернилами от руки;

— в реквизите "Сумма цифрами" свободные места после суммы должны быть прочеркнуты двумя линиями;

— сумма прописью начинается с заглавной буквы в самом начале строки;

— чек подписывается чекодателем;

— подписание чека до его заполнения категорически зап­рещается.

Для совершения расходных кассовых операций заведую­щий кассой выдает кассовым работникам расходных касс под отчет необходимую сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег. Полученную сумму кассовый работник записывает в книгу учета принятых и выданных денег.

Для получения наличных денег клиент предъявляет де­нежный чек операционному работнику. После соответствую­щей проверки ему выдается контрольная марка от денежно­го чека для предъявления в кассу.

Получив денежный чек, кассовый работник:

— проверяет наличие подписей должностных лиц банка, оформивших и проверивших денежный чек, и тождествен­ность этих подписей имеющимся образцам;

— сличает сумму, проставленную в денежном чеке циф­рами, с суммой, указанной прописью;

— проверяет наличие на денежном чеке расписки клиен­та в получении денег и данных его паспорта или удостовере­ния личности;

— подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;

— вызывает получателя денег по номеру чека и спраши­вает у него сумму получаемых денег;

— сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;

— повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сум­му денег в присутствии клиента;

— выдает деньги получателю и подписывает чек.

Кассовый работник выдает банкноты полными и неполны­ми пачками и полными корешками по обозначенным на на­кладках и бандеролях суммам, монету — полными, непол­ными мешками, пакетами, тюбиками по надписям на ярлы­ках к мешкам и пакетах, тюбиках при условии сохранения неповрежденной упаковки. Полные и неполные пачки банк­нот, метки, пакеты, тюбики с монетой и полные корешки банкнот, имеющие повреждения упаковки, а также неполные корешки банкнот, отдельные банкноты и монеты выда­ются кассовым работником полистным и поштучным пере­счетом.

Совершение операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно денежный чек и объявле­ние на взнос наличными, не допускается.

Получатель денег, не отходя от кассы, в присутствии кас­сового работника, выдавшего деньги, проверяет полные и неполные пачки банкнот по количеству пачек и корешков в них: полные корешки, не упакованные в пачки, и отдель­ные банкноты — полистным пересчетом, монету — по коли­честву мешков и надписям на ярлыках к мешкам, пакеты, тюбики и отдельные монеты — пересчетом.

В случае возникновения у клиента претензий о полу­ченной и пересчитанной сумме денег указанная сумма по­вторно просчитывается под наблюдением заведующего кас­сой, который принимает решение о снятии остатка денег в кассе.

В конце операционного дня кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денег с суммами, указанны­ми в расходных документах, и фактическим остатком денег. После чего составляет справку о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет, подписывает ее и приведен­ные в ней кассовые обороты, сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников.

Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и операционных работников на справке кассового работника.

Остаток наличных денег, расходные кассовые докумен­ты, отчетную справку кассовый работник сдает под распис­ку в книге учета принятых и выданных денег заведующему кассой.

При выполнении приходных и расходных операций одним кассовым работником составляется сводная справка о кассо­вых оборотах.

Учет наличных денег касс

Учет кассовых операций осуществляется на активных ба­лансовых счетах.

Планом счетов бухгалтерского учета в кредитных органи­зациях Российской Федерации для учета операций коммер­ческих банков с наличными деньгами предусмотрено исполь­зовать счета:

20202 "Касса кредитных организаций";

20207 "Денежные средства в операционных кассах, нахо­дящихся вне помещений банков";

20209 "Денежные средства в пути".

Учет наличных денег, находящихся в кассе банка, осу­ществляется на счете 20202 "Касса кредитных организаций" (активный). Сальдо дебетовое означает сумму свободной де­нежной наличности в кассе банка. Оборот по дебету - сум­мы зачисленные, полученные кассой от клиентов; погаше­ние долгов сотрудниками; получение с корсчета. Оборот по кредиту — суммы, выданные наличными клиентам; сдан­ные на корсчет; выданная заработная плата сотрудникам:

1. В бухгалтерском учете операция по зачислению внесен­ных наличных денег на счет клиента осуществляется на осно­ве приходного кассового журнала и оформляется проводкой:

Дт 20202 "Касса кредитных организаций"

Кт 40702 АО "Восход" коммерческие предприятия и орга­низации (расчетный счет клиента)".

2. Выдача денежных средств клиенту оформляется денеж­ным чеком. С расчетного счета клиента списывается сумма денежных средств, выданных ему из кассы банка:

Дт расчетный счет клиента

Кт 20202 "Касса кредитных организаций".

3. Банком получена выписка из расчетно-кассового цент­ра о снятии суммы наличного денежного подкрепления с корреспондентского счета:

Дт 20209 "Денежные средства в пути"

Кт 30102 "Корреспондентские счета кредитных организа­ций".

4. Из расчетно-кассового центра в кассу банка получены наличные деньги:

Дт 20202 "Касса кредитных организаций" Кт 20209 "Денежные средства в пути".

5. Клиентом оплачена стоимость чековой книжки по при­ходному ордеру в кассу банка:

Дт 20202 "Касса кредитных организаций" Кт 70107 "Доходы банка" (другие доходы).

6. Выданы в подотчет денежные средства сотруднику банка для приобретения канцелярских товаров:

Дт 60308 "Расчеты с работниками банка по подотчетным суммам"

Кт 20202 "Касса кредитных организаций".

7. Возвращена неиспользованная часть выданной в подот­чет суммы на канцелярские товары:

Дт 20202 "Касса кредитных организаций"

Кт 60307 "Расчеты с работниками банка по подотчетным суммам".

Доставка наличных денег в РКЦ, как правило, осуществ­ляется инкассаторами. На сумму наличных денег, сдаваемых в кассу РКЦ, составляется препроводительная ведомость в трех экземплярах.

Первый экземпляр препроводительной ведомости и на­личные деньги вкладываются в инкассаторскую сумку (сум­ка пломбируется).

Второй экземпляр препроводительной ведомости переда­ется инкассатору.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с рас­пиской инкассатора в приеме денег остается в банке.

На сумму инкассируемых наличных денег выписывается платежное поручение для зачисления сдаваемой кассой на­личности на корреспондентский счет банка в РКЦ.

1. Сумма наличных денег, переданных из кассы инкасса­тору, отражается в учете:

Дт 20209 "Денежные средства в пути"

Кт 20202 "Касса кредитной организации".

2. В РКЦ сумма инкассированных наличных денег посту­пает в кассу и зачисляется на корреспондентский счет ком­мерческого банка. В коммерческом банке на основе получен­ной выписки делается проводка:

Дт 30102 "Корреспондентские счета кредитных организа­ций"

Кт 20209 "Денежные средства в пути".

3. Из кассы банка выданы наличные деньги для подкреп­ления кассы филиала:

Дт 20209 "Денежные средства в пути" Кт 20202 "Касса кредитной организации".

4. С корреспондентского счета филиала списаны денеж­ные средства взамен выданных ему наличных денег:

Дт 30302 "Расчеты с филиалами, расположенными в РФ" Кт 20209 "Денежные средства в пути".