Бухгалтерские информационные системы (буис)

БУИС – это информационные системы, предоставляющие информацию для управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятий благодаря использованию информационных технологий, позволяющих облегчить трудоёмкий процесс формирования учётной информации и обеспечить оперативность получения финансовой отчётности предприятия для принятия решений.

БУИС рассматривается как основной компонент управления деятельностью предприятия в условиях рынка и служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. Схема управления предприятием в условиях использования БУИС представлена на рисунке 1.

В БУИС осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их об­работка, накопление, формирование финансово-экономических показателей, отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Как видно из рисунка 1, данные о хозяй­ственной деятельности являются входящими в БУИС, а ин­формация, выходящая из неё, поступает лицам, принимающих решения.

Функционирование БУИС на предприятии предоставляет ЛПР достоверную финансовую информацию, позволяющую повысить обоснованность принятия управленческих решений. БУИС предоставляет количественные данные для таких функ­ций управления производственной и коммерческой деятель­ностью предприятия, как планирование, контроль и анализ. Использование нефинансовой информации, необходимой для уп­равления предприятием, требует функционирования автоматизированной системы управления предприятием. Бух­галтерская подсистема играет ведущую роль в уп­равлении потоком информации и направлении ее во все подразде­ления предприятия.

На этапе планирования бухгалтер должен представить данные о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была достигнута поставленная цель или нет; если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации явля­ются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оцениваются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожи­даемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные на­правления деятельности, определяются себестоимость произво­димой продукции и другие показатели.

Рисунок 1 - Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

Бухгалтерская информация позволяет руководителям анализировать итоги и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

Таким образом, современная БУИС является системой поддержки принятия решений для руководителя и обеспечивает функции планирования, учета, контроля и анализа в системе управления предприятием.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. К ним относятся акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиен­ты, аудиторы и инспекторы налоговых служб. Акционерам и инвесторам требуется информация об эффективности и прибыльности ис­пользования собственного капитала владельцев предприятия, информация о необходимости новых инвестиций или об уменьшении их объёма, а также о том будет ли фирма оставаться прибыльной в дальнейшем и при каких условиях. Кредиторам требуется информация, касающаяся ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами.

Бухгалтерская информация связана с технико-экономическим обосновани­ем и с бизнес-планированием при привлечении инвестиций. Для покупателей продукции представляет ценность следующая информация: соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Сфера интересов госуд­арственных служб — полнота и правильность определения при­были и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

При принятии решений возникает проблема обоснования и правильного использования информации, которую должен решать руководитель, принимающий решение, и бухгалтер. Бухгал­тер предоставляет полезную информацию, а ЛПР дол­жен ее проанализировать и применить при выработке решений.

Бухгалтерская информация, предоставляемая ЛПР, должна быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные про­цессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтер­ской информации заключается в том, что она должна использоваться при составлении планов, основываться на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает информацию о том, насколько верными оказались преды­дущие прогнозы. Необходимо учитывать, что эффект, получен­ный от использования учетной информации, должен быть боль­ше произведенных на затрат.

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринима­лась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на пред­приятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять требованиям существенности, полноты, консерва­тивности, сравнимости и постоянства.

Лекция № 3

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем ЭИС, так и специфические. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статис­тического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, поскольку каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных для лю­бой системы управления. Однако только решив задачи бухгалтер­ского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС - един­ственный источник достоверной информации для обратной свя­зи. Именно эту информацию руководители предприятия исполь­зуют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерной чертой является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (авто­матизация первичного учета). При этом БУИС могут использо­вать, помимо традиционных форм учета, автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требовани­ям использования вычислительной техники и принципам бухгал­терского учета и отчетности.

В зависимости от функциональности современные БУИС можно классифицировать на мини-системы, универсальные сис­темы и системы для крупных предприятий. Они позволяют полностью автоматизировать весь комплекс задач бухгалтерского учета на небольших, средних и крупных предприятиях соответ­ственно.

Проблема автоматизации бухгалтерского учета на предприятии остается одной из актуальных и сложных в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.

В условиях совершенствования информационного и программного обеспечения, применения новых информационных технологий, а также изменений в российском бухгалтерском и налого­вом законодательстве определились тенденции в области развития современных БУИС. Одной из них является возможность аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в БУИС и используемой менеджерами и руково­дителями для принятия управленческих решений.

Результаты анализа представляют большую ценность для ру­ководителей организации и аналитиков. Поэтому в последнее время перед разработчиками встала задача использования технологии интеллектуального ана­лиза данных (data mining) в системах поддержки принятия реше­ний и в том числе в БУИС. Для решения типовых задач анализа данных необходимы специализи­рованные инструментальные средства. Они могут использоваться как в составе многофункциональных систем поддержки принятия решений, так и в виде бизнес-приложений к ним. Подобные системы должны обеспечить решение всех задач по обработке учетной информации – от сбора и корректировки информации, поступающей в БД, до традиционного и/или ин­теллектуального анализа данных (степень влияния различных факторов на состояние фирмы, прогнозирование) и оптимизаци­онного анализа. От пользователя при этом не тре6уется специальных знаний в области БД, факторного анализа или методов оптимизации.

Использование известных экономико-математических методов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жёсткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. К ним относятся «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза» ); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consalting») и др.

Данные программы целесообразно использовать для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии. Они могут функционировать самостоятельно, а также применяться для рас­ширения функциональных возможностей отдельных БУИС.

Источником информации для проведения анализа являются формы финансовой отчетности предприятия. Для более деталь­ного анализа можно использовать также дополнительную инфор­мацию (описание структуры активов, собственного капитала, долгов компании и др.).

Например, для расширения функциональных возможностей программы «Парус» (для средних и крупных предприятий) целе­сообразно использовать программу «Audit Expert». Это позволяет кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов вы­полнить:

- переоценку баланса по данным детального описания струк­туры активов и пассивов предприятия, что значительно повыша­ет достоверность результатов анализа финансовых отчетов;

- анализ прошлой деятельности и текущего финансового сос­тояния предприятия. При этом рассчитываются показатели лик­видности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяющих проанализи­ровать динамику изменения структуры баланса с различным ша­гом как в абсолютных величинах, так и в процентах;

- приведение финансовой отчетности к международным стандартам, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.

Другим важным направлением развития современных БУИС является их интегрированность в многофункциональные систе­мы управления предприятием — корпоративные информацион­ные системы (КИС). Такие системы предназначены для комп­лексной автоматизации управления финансами и бизнесом предприятия. При проектировании КИС предприятие рассмат­ривается не в виде структуры подразделений, выполняющих отдельные функции, а как совокупность бизнес-процессов. Одним из главных бизнес-процессов является бухгалтерский учет.

На российском рынке наиболее известными КИС являются следующие системы: «Галактика» (корпорация «Галактика»), «Цефей» (Комплекс «Эталон»); «ЭЙС» (Комплекс «Гепард»), «АлефКонсалтинг&Софт», (система «Алеф-бухгалтерия»), «ГроссМейстер» (система «Учет и анализ финансово-хозяйственной деятельности крупной корпора­ции»); «АйТи» (комплексная ИС «Босс-Корпорация») и др.

На российском рынке присутствуют также западные системы управления пред­приятием (для крупного бизнеса): «R/3», «Sca1a» , «SunSystem» (британская фирма «Systems Union»), «Platinum ЕRА» (фирма Epicor Software») и др.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке является возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Большинство зарубежных программных продуктов способны поддерживать два варианта учета: западный и российский. Основные их недостатки — громоздкость, вызывающая трудности внедрения и освоения, а также высокая цена.

Лекция № 4