2.1. Сущность банковской документации

Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйственных организаций, от других банков, а также составляются в учреждениях банков и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль.

Банковская документация  совокупность документов, которые использует банк для ведения учета и контроля.

Большой объем и многообразие банковских операций требуют рациональной организации банковской документации. В условиях автоматизации учета документы должны быть приспособлены для обработки на машинах. Это достигается путем стандартизации и унификации форм документов.

Применение стандартных документов, формы которых для определенных операций построены по единым образцам, позволяет ускорить перенос информации на машинные носители, облегчает контроль за совершением операций и правильностью их отражения в бухгалтерском учете. Унификация документов, то есть максимальное сокращение количества их образцов и использование одной формы для отражения нескольких, близких по содержанию операций, значительно упрощает их изготовление и обработку на машинах.

Формы документов, предоставляемых предприятиями банкам, а также документов, получаемых ими от банков в подтверждение выполнения соответствующих операций, включены в унифицированную систему денежно-расчетной документации.

Формы документов, включенные в унифицированные системы документации, подлежат государственной регистрации, им присваиваются номера по классификатору управленческой документации.

Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы, изготовленные типографским способом. Допускается составление денежно-расчетных документов на ЭВМ без применения типографских бланков (но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка по данной операции)

Стандарты обеспечиваются определенным набором реквизитов. Реквизитами называются данные документов, раскрывающие их содержание. Основные реквизиты документов, применяемых в банках, регламентированы Положением о расчетных документах, в котором предусмотрены также правила и сроки оформления документов, ответственность подписавших их должностных лиц. Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

    название документа;

    номер формы;

    номер документа;

    дата составления документа;

    наименование и местонахождение плательщика;

    наименование банка плательщика;

    наименование и местонахождение получателя;

    наименование банка получателя;

    номера счетов плательщика и получателя в банке;

    сумма операции цифрами и прописью;

    назначение платежа (содержание операции, при необходимости  основание ее совершения);

    подписи должностных лиц клиента и оттиск его печати;

    подписи работников банка, проверивших документы.

Все документы должны быть правильно и четко оформлены, и поэтому их заполнение производится на машинах: пишущих, фактурных, электронных; кассовые документы  объявления на взнос наличными, квитанции в приеме наличных денег  заполняются от руки.

Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь:

    контировку, то есть обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

    дату проводки;

    подпись бухгалтерского работника, оформившего документ и совершившего операцию, а по документам, требующим дополнительного контроля, подпись контролирующего работника.

Для сокращения количества бухгалтерских записей по операциям, имеющим массовый характер, применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций. Причиной составления сводного документа является факт списания или зачисления разных сумм с одного счета.

Все расчетные документы составляются в том количестве экземпляров, необходимом для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам. Кроме того, к выпискам из этих лицевых счетов, как правило, прилагаются их копии.

Все документы по месту их формирования подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, организаций и учреждений.

К банковским документам относятся: авизо по межфилиальным расчетам, мемориальные ордера, кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела о выдаче кредита и др.

К клиентским документам относятся: платежные поручения, платежные требования, чеки, реестры, заявления о выдаче ссуд, объявления на взнос наличными.

Кроме того, все расчетно-денежные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные, внебалансовые.

Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными. К приходным кассовым документам относятся: объявления на взнос наличными, препроводительные ведомости к сумкам с денежной выручкой, приходные кассовые ордера, квитанции в приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера.

Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы, предоставляемые банку клиентами (платежные поручения, платежные требования, расчетные чеки, заявление на открытие аккредитивов и др.). К мемориальным документам также относят авизо по межфилиальным расчетам, мемориальные ордера, бланки строгой отчетности (книжки денежных и расчетных чеков, квитанции для оформления платежей в доходы государственного бюджета).

К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и бухгалтерии.

Документы, используемые в банковском учете, составляются методом мультипликации, то есть в таком количестве экземпляров, которое достаточно для отражения операции по всем затронутым счетам.

Все экземпляры документов должны заполняться на машинах в один прием под копирку или путем размножения подлинников, изготовленных на ЭВМ, что обеспечивает идентичность всех экземпляров. Не допускается внесение в денежно-расчетные документы каких-либо изменений сумм, наименований клиентов и номеров их счетов. Работники банка в необходимых случаях могут исправлять в платежных требованиях и поручениях, используемых в качестве мемориальных документов, указанные клиентами номера счетов на номера других счетов тех же клиентов.

Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь подписи должностных лиц учреждений банков, оформивших и проверивших их. На документах по операциям, не требующим дополнительного контроля, достаточно одной подписи ответственного исполнителя. Подписями работников банка оформляются экземпляры документов, предназначенные для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также приложения к выпискам из счетов, направляемых их владельцам. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа. Право единоличной подписи денежно-расчетных документов независимо от их сумм предоставляется ответственным исполнителям. На кассовых документах обязательна подпись кассира.

Право контрольной (первой) подписи денежно-расчетных документов, подлежащих дополнительному контролю, принадлежит руководителям, главным бухгалтерам учреждений банков и их заместителям. Образцы подписей работников банка с указанием характера (единоличная или контрольная подпись) даются всем кассовым, операционным и другим работникам, проверяющим документы. Кассиры до приема денег от клиентов по их объявлениям проверяют на них наличие подписи ответственного исполнителя, а до выдачи денег по чекам  наличие на чеке подписи ответственного исполнителя и разрешительной подписи контролера.

При зачислении средств на счет получателя ответственный исполнитель проверяет наличие на копии платежного поручения, требования или мемориального ордера подписи ответственного исполнителя, ведущего счет плательщика. Эта подпись свидетельствует о законности операции и подлинности документа.

Некоторые операции подвергаются дополнительному контролю и поэтому подписываются после ответственных исполнителей старшими по должности работниками банка. К таким операциям относятся: перевод денег уполномоченным предприятий, выдача вкладов гражданам, выплата пени и некоторые другие выплаты. Все чеки на выплату наличных денег и расходные кассовые ордера повторно проверяются специальным контролером. Кассовые работники подписывают все кассовые документы и те внебалансовые ордера, по которым ценности и документы принимаются и выдаются кассой. Ряд операций совершается только при наличии на денежно-расчетных документах подписи главного бухгалтера или его заместителя. Так, главный бухгалтер подписывает все документы по операциям, производимым по счетам клиентов без их поручений или требований и распоряжений кредитного отдела, а также документы по внутрибанковским операциям, исправительные ордера. Все документы по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой подписываются главным бухгалтером, а по эмиссионным операциям  и управляющим учреждением банка.

После отражения денежно-расчетных документов по аналитическому и синтетическому учету и сверке записей документы за день формируются и брошюруются для хранения. В отдельные папки брошюруются кассовые документ бухгалтерии, подобранные по восходящим номерам дебетованных балансовых счетов, корреспондирующих со счетом кассы, и внебалансовые ордера по операциям с ценностями и документами, хранящимися в кладовой банка.

Формирование и хранение мемориальных документов осуществляется операционным работником по поручению главного бухгалтера. Документы для оформления подбираются в возрастающем порядке номеров по дебету одного балансового счета, а за ними  документы по дебету двух и более счетов. Сюда помещаются также внебалансовые документы по операциям, не проходящим через кассу. Сброшюрованные документы подсчитываются, сумма их сверяется с итогом оборотов в сводке оборотов, включая обороты по приходу и расходу кассы; лента подсчета прилагается к документам. Мемориальные документы и приложения к ним должны иметь сквозную нумерацию. Папка с документами за день снабжается указанием их количества и общей суммы, которая сверяется с итогами сводки оборотов за день, подписями работника, формировавшего документы, и главного бухгалтера.

На лицевой стороне общей папки кассовых и мемориальных документов указываются данные о сумме документов, находящихся в отдельных папках. Для обеспечения сохранности кассовые документы в течение года и мемориальные  в течение месяца хранятся в кладовой банка или несгораемом шкафу. Справки по документам можно навести с разрешения главного бухгалтера или его заместителя. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, арбитража и вышестоящего учреждения банка, оформив акт изъятия.