1.1.3 Організація роботи касового апарату

При обслуговуванні рахунків юридичних та фізичних осіб банки здійснюють:

· видаткові касові операції;

· прихідні касові операції.

Видача грошей із кас банку здійснюється видатковими касами й оформляється грошовими чеками, заявою на видачу готівки та ордерами. При проведенні видаткових касових операцій завідувач каси видає в підзвіт касирам необхідну суму розмінних монет і банкнот під розписку касира в спеціальній книзі прийнятих і виданих грошей.

Представники підприємств для одержання готівки предявляють операційним працівникам грошові чеки. Видача готівки фізичним особам проводиться за заявою на видачу готівки. Операційний працівник перевіряє правильність оформлення видаткових касових документів і наявність коштів на рахунку клієнта. Чеки на одержання готівки юридичними особами додатково перевіряються контролером, який дає дозвіл на їх оплату. Операційний працівник після перевірки документів видає особі, яка отримує готівку, для предявлення в касу контрольну марку від грошового чека.

Одержавши видатковий документ, касир зобовязаний:

· перевірити наявність підписів посадових осіб банку та їх відповідність зразкам;

· порівняти суму, яка проставлена цифрами і суму, вказану літерами;

· перевірити наявність на документі розписки щодо одержання грошей і даних паспорта або іншого документа, що засвідчує особу;

· викликати одержувача грошей за номером видаткового документа і запитати у нього суму грошей, яку він одержує;

· звірити номер контрольної марки або талона з номером на видатковому документі і приклеїти контрольну марку до чека;

· підготувати суму готівки і видати їх одержувачеві;

· підписати видатковий документ.

· У кінці операційного дня касир підраховує підсумок і з метою контролю за схоронністю грошових коштів:

· звіряє суму прийнятих під звіт коштів і суму видаткових документів із запасом готівки;

· складає звітну довідку відповідної форми і підписує її;

· наведені в довідці касові обороти звіряє із записами в касових журналах операційних працівників.

Касир підписується в касовому журналі, а операційні працівники -- у довідці. Залишок грошей і видаткові касові документи разом зі звітною довідкою касир здає під розписку в спеціальній книзі завідувачеві каси, який перевіряє довідку і направляє її в документи дня (рис. 2).

Рис. 2. Схема документообігу і контролю за видатковими касовими документами

Прийом готівки здійснюється прихідними касами. Прихідні касові документи виписують в одному або у двох примірниках (під копірку). Записи сум у документах ведуться з великої літери обовязково з початку рядка, чітко, без скорочень, вільне місце прокреслюється.

Прийом готівки здійснюється прихідними касами. Готівка приймається за такими документами: заява на переказ готівки, прибуткові касові ордери, прибутково-видаткові касові ордери.

На підставі заяви на переказ готівки приймаються гроші від субєктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян для оформлення вкладів, на сплату платежів від фізичних осіб на користь юридичних осіб.

Внутрішньо банківські операції оформляються прибутковими касовими ордерами.

Найбільша сума готівки проходить через касу банку за заявами на переказ готівки. По суті, цей прибутковий документ складається з двох окремих документів: заяви на переказ готівки та квитанції.

Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи, що здає гроші, сума цифрами і словами, номер поточного рахунка), після чого заява на переказ готівки до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх зі зразками, що є в нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, з поаркушним перелічуванням приймає їх.

Якщо в клієнта, що здає готівку, встановлено розбіжності між сумою готівки і сумою, вказаною в документі, а також при виявленні неплатіжних і фальшивих грошей, йому пропонується переписати документ. Первинний документ касир перекреслює і на звороті квитанції до цього документа проставляє фактично прийняту суму грошей і підписує квитанцію. Заяву на видачу готівки передаються операційному працівнику, який викреслює попередньо вказану суму і записує нову суму внеску, оформляє знов одержані документи і надсилає їх до каси.

З різних причин фактична сума готівки, предявлена до підрахунку і здачі в установу банку, може не відповідати сумі, зазначеній в заяві на переказ готівки. За виявлення розбіжностей касир пропонує здавачеві переписати даний прибутковий документ, указавши у ньому суму, що фактично виявлена під час поаркушного перелічування. У такому разі первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції записує фактично виявлену суму. Повний документ (заява на переказ готівки та квитанція) передають назад операційному працівникові, який викреслює в касовому журналі попередню суму і записує нову за умови, що здавач переписав документ, котрий знову надсилається до каси.

Протягом дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що надійшли до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, а й обороти звіряються із записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю додатково підкреслює те, що звірка оформляється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.

Прийняті за операційний день гроші касир формує в пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) завідувачеві, який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами.

Гроші, що не сформовані у повні пачки (по 100 штук одного номіналу) завідувач каси передає для комплектування одному з касирів також під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

Для організації прийому готівки після завершення операцій дня в усіх банках працюють вечірні каси. Видаткових операцій вечірні каси не проводять, а прийняті гроші зараховуються на рахунки власників не пізніше наступного дня.

Операції у вечірній касі здійснюють касир і бухгалтер-контролер, який перевіряє прихідні документи, підписує їх, а потім передає касирові. Касир на прийнятих документах проставляє штамп "Вечірня каса". У вечірній касі працівники заповнюють касовий журнал, і всі прихідні документи та прийняті суми звіряються із записами в цьому журналі. Гроші, прихідні документи, касовий журнал і печатка зберігаються у сейфі, який здається під охорону.

Уранці наступного робочого дня працівники вечірньої каси приймають сейф від охорони (під розписку в контрольному журналі), здають гроші і прихідні документи завідувачеві каси під розписку в касовому журналі. Касовий журнал після цього передається головному бухгалтеру разом із прихідними документами для контролю і підпису. Прихідні документи передаються в операційний відділ для зарахування коштів на рахунки.

При здійсненні у вечірніх касах операцій без бухгалтера-контролера касир приймає гроші з використанням контрольно-касового апарата.

Працівники вечірньої каси приймають також сумки (мішки) з готівкою від інкасаторів. В установах банків, що приймають кошти від інкасаторів, організовуються каси перерахування. Працівники каси, перераховуючи готівку, повинні дотримуватися спеціальних правил, що встановлені відповідною інструкцією НБУ. Перераховані в цій касі кошти зараховуються на рахунки клієнтів і передаються в комору.