2.2. Организация документооборота в банке

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день.

От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам коммерческого банка и их отражение в учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям учреждений банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными Правилами документооборота и контроля.

Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации документооборота в коммерческих банках.

Приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат денежно-расчетные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня (операционного дня). Денежно-расчетные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

Прием денежно-расчетных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (ответственными исполнителями).

При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой; наличные деньги выдаются из кассы коммерческого банка после отражения расходных кассовых документов в учете коммерческого банка. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы, поступившие в коммерческий банк от клиентов, прослеживаются ответственным исполнителем, то есть ответственный исполнитель принимает клиентские документы к оплате, следя за остатком средств на расчетном счете клиента с учетом документов, по которым на расчетный счет клиента поступили средства в течение операционного дня.

Ответственный исполнитель обязан проверить каждый клиентский документ на его правильное оформление, в подтверждение чего подписывает все экземпляры принятых документов, проставляет штамп банка и календарный штемпель, после чего передает все документы, кроме последнего, на ЭВМ для проводок в учете банка.

В настоящее время все коммерческие банки связаны с ВЦ, поэтому прием документов от клиентов ограничен операционным временем, по окончании которого коммерческий банк работает с ВЦ, передавая и получая от него информацию в виде оплаченных документов и выписок из лицевых счетов в конце рабочего дня.

В каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время для расчетно-кассового обслуживания объединений, организаций, а также время прохождения документов по всем участкам их обработки.

По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки. График документооборота утверждается руководителем банка.

Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким учетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих денежно-расчетных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Для ускорения документооборота и обеспечения равномерной операционной нагрузки устанавливается ступенчатый график рабочего времени банковских работников разных подразделений. Работники экспедиции, групп инкассо начинают работу раньше ответственных исполнителей, чтобы к началу рабочего дня последних подготовить документы, поступившие от предприятий связи. Прием документов производится непосредственно в операционное время рабочего дня. Остальное время дня используется для проверки составленных за день учетных материалов, заключения операций за текущий день подготовки к операциям следующего дня. Документы по ссудным операциям передаются кредитными работниками ответственным исполнителям в начале рабочего дня.

Ускорению внутреннего документооборота способствует четко организованная связь между отдельными структурными подразделениями учреждения банка, а также между операционными бригадами и отдельными работниками. В этих целях используются различные средства оргтехники, применяются механизированные способы передачи документов с использованием пневматических и электромеханических транспортеров разных конструкций.