2.3. Внутрибанковский контроль

Совокупность приемов и методов, применяемых учетно-операционными работниками для контроля банковских операций, называют внутрибанковским контролем. Его главная задача заключается в обеспечении законности выполняемых операций.

Внутрибанковский контроль бывает текущий и последующий.

Текущий внутрибанковский контроль в процессе документооборота заключается в проверке законности операций; соблюдения правил их совершения и правильности оформления документов. К текущему контролю относится также проверка регистров аналитического и синтетического учета при заключении операций за день. Такой контроль выполняют ответственные исполнители, бухгалтеры операционистов, начальники отделов. Ответственные исполнители при оплате денежно-расчетных документов проверяют наличие средств на расчетном счете организации, а также наличие права на получение денежных средств в пределах установленных лимитов кредитования или лимитов финансирования капитальных вложений. При недостаточности или отсутствии средств, но при наличии права на банковский кредит документы оплачиваются со ссудных счетов. Затем проверяются документы с точки зрения законности совершаемой операции и по форме их заполнения. В процессе проверки документов по существу операции выясняется целевое использование средств. При этом важно следить за строго целевым использованием банковских ссуд (текущий контроль при этом осуществляют сотрудники кредитного отдела). Ответственный исполнитель и контролер обязаны, исходя из содержания документа, проверить, соблюдены ли правила расчетов. Платежные требования с приложением товарно-транспортных накладных на оборудование, строительные материалы, а также заявления и телеграммы об отказах от акцепта принимаются операционистами для оформления оплаты лишь после предварительной проверки их работниками кредитного отдела.

Зачисляя средства на счет получателя, ответственный исполнитель убеждается в наличии на копии документа подписи того работника банка, который проводил операцию по списанию средств со счета плательщика. Подпись свидетельствует о проверке подлинности документа. Особенно тщательно контролируются операции по перечислению средств на счета вкладов граждан в учреждения Сберегательного банка, во избежание незаконного перечисления средств во вклады или текущие счета в этом банке. Все записи в аналитическом учете подвергаются последующей проверке. Записи, производимые на машинах операторами, контролируются, как правило, ответственными исполнителями.

Заявления на выдачу лимитированных книжек, а также акцепт платежных поручений заверяются подписью контролирующего работника. Главный бухгалтер или его заместитель контролируют операции по: переадресовке и возврату сумм; дополнительному взысканию пени; высылке дубликатов документов; закрытию расчетных и текущих счетов; взысканию с клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций; внутрибанковским операциям.

Проверяются и подписываются контролирующими работниками расчетно-денежные документы по: счетам вкладов граждан и военнослужащих, взысканию с клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций; основным средствам банка, малоценным и быстроизнашивающимся предметам; расчетам с хозрасчетными предприятиями банка; дебиторами и кредиторами банка (только по дебету); суммам, перечисленным до выяснения; хозяйственным материалам; расходам будущих периодов; операционным и разным доходам и расходам; расходам на содержание аппарата управления банка; внебалансовым счетам марок государственной пошлины, разных ценностей и документов (в части списания ценностей) и бланков строгой отчетности.

Дополнительно контролируются также операции по: текущим субсчетам и транзитным счетам общественных фондов, текущим счетам уполномоченных лиц; лицевым счетам выплат по пенсиям и счетам государственного бюджета; ссудным счетам индивидуальных заёмщиков; другим счетам и операциям по отдельным решениям банка.

При совершении кассовых расходных операций задача предварительного контроля, выполняемого централизованно контролером, сводится к тому, чтобы предупредить оплату неправильно оформленных документов без предварительной проверки их ответственным исполнителем. Контролирующий работник проверяет правильность оформления каждого расходного кассового документа.  При использовании именных денежных чеков, по которым выдаются наличные деньги клиентам, необходимо проследить наличие отметки о предъявлении паспорта получателем денег, а также его расписки на чеке и на расходных кассовых ордерах. Кроме того, сличаются подписи лиц, правомочных подписывать чеки, оттиск печати на чеке и его номер с образцами, указанными в карточке образцов подписей и печати при открытии счета; подпись ответственного исполнителя сопоставляется с имеющимся образцом. Затем контролер подписывает чек или расходный кассовый ордер и заносит сумму в расходный кассовый журнал. Кассовые работники контролируют и подписывают все кассовые документы, а также внебалансовые ордера, на основании которых принимаются и выдаются ценности и деньги.

Главный бухгалтер следит за оформлением открытия расчетных и текущих счетов клиентов, организует контроль и повсеместное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы в соответствии с общими правилами и инструкциями по отдельным операциям.

Главный бухгалтер и его заместитель контролируют исправления в лицевых счетах, открытие и закрытие счетов, начисление процентов по ним, использование бланков строгого учета, квитанций о приеме наличных денег.

Главный бухгалтер ежедневно проверяет: заключение кассовых операций; полноту оприходования денег как инкассированных, так и принятых вечерней кассой, сводку оборотов и баланс за день; правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов и всех учетных материалов. Главный бухгалтер учреждения банка несет ответственность за состояние учета и внутрибанковского контроля не всех участках учетно-операционной и кассовой работы.

Целью последующего контроля является систематическая проверка постановки учета и документооборота, выполнения работниками учетно-операционного аппарата возложенных на них обязанностей, законности и правильности оформления выполненных ими операций.

Последующий контроль проводится главным бухгалтером, его заместителями, внешними и внутренними аудиторами. В процессе проверки устанавливается законность совершения операций, правильность учета операций, правильность оформления денежно-расчетных документов и т. д. При последующем контроле все участки учетно-операционной работы подлежат проверке, как правило, не реже одного раза в квартал. В порядке такого контроля проводятся ревизии. Результаты последующих проверок, выявленные в ходе их проведения недостатки, меры по устранению должны рассматриваться руководством учреждений банков. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

Проверки носят тематический и комплексный характер. Так, могут проверяться только кассовые или мемориальные документы за определенный период; при комплексной проверке проверяется вся работа тех или иных ответственных исполнителей. В течение квартала должны быть проконтролированы все участки учетно-операционной работы. После ревизии или обследования разрешается не проверять состояние учетно-операционной работы в течение трех месяцев.

В процессе последующего контроля в выборочном порядке анализируются документы, не подвергавшиеся текущему контролю со стороны главного бухгалтера и его заместителей. По результатам последующих проверок управляющий и главный бухгалтер учреждения банка принимают меры по устранению выявленных недостатков и предотвращению их в дальнейшем.

Общую ответственность за состояние учета, документооборота и контроля в банке несет руководитель банка. В его обязанности входит проверка своевременности составления ежедневного баланса, который предоставляется ему на подпись. В соответствии с положением о штрафах за нарушение правил расчетных операций учреждения банков уплачивают штрафы клиентам за несвоевременное или неправильное зачисление сумм на их счет, несвоевременную или неправильную отправку расчетных документов, выдачу неверных выписок из счетов. При нарушении правил документооборота и уплате в связи с этим штрафов клиентам учреждения банков взыскивают причиненный им ущерб в установленных законом пределах с тех работников, по вине которых допущены ошибки.