2. Ознайомлення з інформаційною системою «операційний день банку»

“Операційний день банку” (ОДБ) – програмне забезпечення, яке обслуговує внутрішню поточну діяльність банку (бухгалтерський облік, обслуговування рахунків клієнтів тощо). Іноді ОДБ включає внутрішню платіжну систему (ВПС) банку.

ВПС – програмно-технічний комплекс із власними засобами захисту інформації, який експлуатується банком і здійснює платіжний обіг між підрозділами банку та іншими банківськими установами.

Головне завдання ОДБ – ведення всіх рахунків бухгалтерського обліку, включаючи розрахункові і кореспондентські рахунки клієнтів. Усі зміни в рахунках здійснюються на підставі первинних документів [27].

Система ОДБ ПАТ «ДельтаБанк» складається з таких АРМів: АРМ операціоніста, АРМ технолога (адміністратора системи), АРМ контролера. Також має такі типи АРМ: АРМ кредитного відділу, АРМ депозитного відділу, АРМ із міжбанківських розрахунків, АРМ з роботи з філіями, АРМ фондового відділу, АРМ з управління ліквідністю, АРМ з управління активами і пасивами, АРМ маркетингу.

За допомогою інформаційної системи “Операційний день банку” в ПАТ «ДельтаБанк» розв’язуються такі питання:

1. Облік клієнтів банку (відкриття особових рахунків за балансовими рахунками, закриття особових рахунків, пошук та відображення інформації про клієнтів банку, складання звіту щодо їх кількості та особових рахунків);

2. Синтетичне врахування (урахування щоденних операцій із зарахування та списання з рахунків коштів клієнтів).

3. Розрахунок нормативів НБУ (сума коштів за депозитами та коефіцієнтами).

4. Врахування короткострокових та довгострокових позик (формування та ведення карток і журналу реєстрації термінових зобов’язань, контроль за короткостроковими та довгостроковими позиками за термінами покриття, переведення позик, які не покриті вчасно, на рахунки простроченої заборгованості, формування меморіальних ордерів, формування підсумкових (за прибутками та видатками), а також прибутково-видаткових коштів до позабалансових рахунків 9921, 9971, 9961, складання розшифровки окремих рахунків балансу за термінами залучення та спрямуванням коштів, формування відомості відсоткових чисел, формування відомості нарахування відсотків).

5. Формування меморіальних ордерів обороту.

6. Формування і ведення картотеки № 1 (відбір документів до картотеки № 1, ведення картотеки № 1).

7. Формування і ведення картотеки № 2 (формування картотеки № 2, розміщення розрахунково-грошових документів у картотеці № 2 за умови відсутності коштів на рахунках клієнтів, формування повідомлень клієнтам про відсутність коштів на рахунках, реєстрація документів у журналі та картотеці № 2, формування підсумкових сум за прибутками до позабалансових рахунків 9929, 9932, оплата (повна чи часткова) в порядку календарної черги документів картотеки № 2 з розрахункових, позичкових рахунків та рахунків фінансування, формування дебетових авізо та меморіальних ордерів, формування журналів до картотеки № 2 за видатками, формування підсумкових сум за видатками та прибутково-видатковими ордерами до позабалансових рахунків 9929, 9932, нарахування пені за документами з картотеки № 2, нарахування розміру та справляння пені за повної чи часткової оплати документів з картотеки № 2).

8. Формування та ведення картотеки № 3 до рахунка 9933 (розміщення розрахунково-грошових документів у картотеці № 3, формування повідомлень клієнтам про причини несплати, реєстрація документів у журналі та картотеці № 3, формування підсумкових сум за прибутками та позабалансовим рахунком 9933, оплата (повна чи часткова) розрахункових документів із картотеки № 3 з рахунків фінансування, формування авізо та меморіальних ордерів, формування журналів до картотеки № 3 за видатками, формування підсумкових сум за прибутками та видатками та прибутково-видатковими ордерами до позабалансового рахунка 9933, нарахування пені за документами з картотеки № 3, нарахування та справляння пені за повної чи часткової оплати документів з картотеки № 3).

9. Формування відомості врахування планів фінансування.

10. Врахування касових операцій (врахування грошового виторгу, що надходить на рахунки клієнтів, врахування та звітність при виконанні касового прогнозу).

11. Складання річного звіту за встановленими формами.

Для ОДБ первинним є грошовий документ у паперовому чи електронному вигляді, що ініціює платіж. Це може бути розпорядження на платіж, касовий або меморіальний ордер, платіжне доручення, реєстр на зарахування чи списання та ін. [22].

Характерна особливість первинних документів ОДБ у національній валюті – їх уніфікованість. Виділяють дві групи документів:

1) Документи за безготівковими розрахунками: платіжне доручення (головний), платіжна вимога, меморіальний ордер та інші. В ОДБ вони вводяться та обробляються за єдиною технологією. Їх основне призначення – “обґрунтувати” платіж. 

2) Касові документи: прибутковий і видатковий касовий ордер. За традиційною банківською технологією, проводка може виконуватися лише за наявності санкції не менш ніж двох уповноважених співробітників.

Для здійснення максимального контролю при вводі кожний первинний документ вводиться двічі різними співробітниками. В обробку приймаються лише ті документи, результат двох незалежних вводів яких співпав. Документи за безготівковими розрахунками вводять операціоніст і контролер, а касові документи – операціоніст і касир.

Допускається і більш складна технологія, при якій усі введені документи за безготівковими розрахунками додатково переглядаються на окремому робочому місці бухгалтером, який “випускає” потрібні документи на подальшу обробку.

У загальному випадку банк для здійснення міжбанківських платежів може мати декілька кореспондентських рахунків (Ностро і/або Лоро), до яких обов’язково входить кореспондентський рахунок в управлінні НБУ.

Коли є декілька кореспондентських рахунків, то для кожного міжбанківського платежу необхідно вказати, через який із них він буде здійснений. Вирішує це завдання спеціальний співробітник для роботи з кореспондентськими рахунками (позиціонер).

Первинний документ, який виходить за межі банку, тобто обґрунтовує міжбанківський платіж, повинен “схвалюватися” трьома співробітниками: операціоністом, контролером та позиціонером.

Внутрішнє представлення (структура) первинного документа в ОДБ, так званий електронний документ, повинно включати:

• дату заповнення і номер документа (власні дата і номер);

• вид документа;

• кореспондентські рахунки (дебет і кредит);

• суму і призначення платежу.

Касовий документ додатково включає касовий символ і, якщо необхідно, платіж – комісію за касову операцію.

В ОДБ з кожним документом пов’язується і внутрішня інформація:

• ідентифікація документа;

• ідентифікація вводу і контролю (хто, коли і на якому робочому місці);

• стадія обробки документа та інше.

Усі об’єкти, з якими працює бухгалтерський облік, групуються на синтетичних рахунках, що відкриваються відповідно до єдиних планів рахунків. Усі особові рахунки в межах України мають унікальну ідентифікацію [25].

Головний банк (філія, відділення) в межах України має унікальний код (МФО). Кожний відкритий у банку рахунок має свій номер, який разом з МФО однозначно його ідентифікує.

МФО банку має 6 цифр, з яких 5 інформаційних і одна контрольна, що вираховується за п’ятьма першими.

Номер рахунка має 12 цифр (як правило, використовуються 9), із яких 3 цифри задають балансовий номер другого порядку, 8 (як правило, 5) цифр – порядковий номер рахунка в межах балансової групи й одна цифра – контрольна. Контрольна цифра обраховується за 11 (як правило, 8) інформаційними цифрами рахунка і кодом (МФО) банку.

Операції відображаються на рахунках бухгалтерського обліку за допомогою подвійного запису, при якому кожна операція проводиться однією сумою за дебетом одного рахунка і кредитом другого.

Крім того, з кожним рахунком пов’язуються всі обіги за ним і залишки на ті дні, коли з рахунком виконувалися які-небудь проводки.

Структурно «Операційний день банку» в ПАТ ««ДельтаБанк» включає такі блоки (вузли):

1) “Відділення” – обслуговування клієнтів, ввід, контроль та випуск первинних документів;

2) “Центр” (філія) – обробка документів, які прийшли з відділень, внесення змін у рахунки, ведення (супровід) балансу (балансів);

3) “Позиціонування” – прийняття рішень про переміщення сум за межі банку (філії), ведення лімітів за кореспондентськими рахунками;

4) “Фільтр” – узгодження форматів різних систем електронних платежів;

5) “Гіперцентр” (центральний офіс банку) – супровід єдиної спільної (загальної) бази рахунків, ведення консолідованого балансу банку, можливо, у розрізі філій і/або відділень [28].