4. Документация и документооборот и внутрибанковский контроль.

Документооборот представляет собой движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учёт и контроль.

Документооборот должен обеспечивать:

1. Все документы, поступающие в течении операционного дня должны отражаться по счетам в этот же рабочий день.

2. Утром следующего рабочего дня документы необходимо передать работнику, на которого возложено составление сводных платёжных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти расчётные документы с описью передаются в РКЦ БК или другую КО для оплаты с корреспондентских счетов.

3. Выписки из корреспондентских счетов КО должны получать из РКЦ БР, других КО не позднее ел. дня до начала рабочего дня КО.

4. Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, КО отражает либо по счёту учёта сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, либо на счета получателей средств.

5. При подписании документов фамилия подписавшего работника КО должна быть разборчива с указанием также инициалов. Даты и подписи могут оформляться также комбинированными штампами.

Основными этапами документооборота являются:

1. Составление первичных документов в процессе оперативной работы

2. Приём документов бухгалтерией к исполнению

3. Проверка документов и отражение их в бух счетах

4. Передача документов в архив

Каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Номер счетов по Дт и Кт

2. Дата проводки

3. Подпись бух работника, оформившего документ.

Все бух операции, совершаемые в предыдущем рабочем дне , в течении следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записи в л/с. По л/с проверяется все ли записи подтверждены соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников КО. Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учётной информации, совершение операций и отражение их в бух. учёте.

Контроль должен быть направлен на:

1. Обеспечение сохранности средств и ценностей

2. Соблюдение клиентами положений по оформлению документа

3. Своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление средств

4. Перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчётных документах, принимаемых к исполнению.

Контроль осуществляется путём визуальной проверки документов, с последующей проверкой счётным методом, на соответствие равенства оборотов по ДТ и Кт.

Обязательной частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений и приниматься меры к их устранению.

Ошибки в записях, выявленные бух. работником и контролёрами при текущее проверке до заключения баланса, исправляются путём зачёркивания неправильно написанных сумм и надписания над ними правильных сумм. Заверяются подписью бух. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бух вычёркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачёркнутой суммой делается надпись «не считать», заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры.

Если по условиям обработки таким способом внести исправления нельзя, то ошибочные записи исправляются сторнированием и проводкой новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком.

Ошибочные записи выявленные после составления баланса должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи. Исправление производиться в день выявления.

Если для исправления записи требуется списание денежных средств со счетов клиента, то необходимо получить письменное заявление. Списание средств со счетов клиентов производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счёте клиента, списание производится со счёта учёта прочих дебиторов и КО принимает меры восстановления этих средств.