12.Электронная документация и ее защита.
Электронная документация: определение и особенности.
Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные)и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов,хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является«регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:
-более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;
-более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;
-более низкая стоимость архивного хранения ЭД;
-возможность контекстного поиска;
-новые возможности защиты документов;
-упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;
-принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).
Основные принципы построения системы электронного документооборота:
-соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
-распределенность;
-масштабируемость;
-модульность;
-открытость;
-переносимость на другие аппаратные платформы.
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
-регистрация документов;
-контроль исполнения документов;
-создание справочников и работа с ними;
-контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
-создание и редактирование реквизитов документов;
-формирование отчетов по документообороту предприятия;
-импорт документов из файловой системы и Интернета;
-создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
-работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
-электронное распространение документов;
-работа с документами в папках;
-получение документов посредством сканирования и распознавания.
-уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:
-обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всехх уровнях;
-поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
-исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешев ление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
-экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;
-поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
-обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
-протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
-оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Защита электронной документации
По характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие типы:
-угроза раскрытия информации;
-угроза нарушения целостности документа;
-угроза потери доступа к документу;
-угроза подделки документа.
По типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:
-природные
-непреднамеренные техногенные
-преднамеренные
Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:
-обеспечение надежности функционирования технических средств;
-обеспечение резервирования каналов связи;
-резервное дублирование информации;
-ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;
-разграничение прав доступа к файлам и папкам;
-внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;
-защита от вирусов;
-защита от "взлома" сетей.
Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.
Yandex.RTB R-A-252273-3
- 17. Оперативное управление предприятием
- 18. Информационные системы выработки стратегических решений
- 28. Корпоративные информационные системы.
- 29. Стандарты стратегического управления, направленные на непрерывное улучшение бизнес-процессов (bpi)
- 30.Ис маркетинга
- 31. Программные продукты ис бух.Учета
- 32. Требования предъявляемые к абс
- 33. Технические решения и программное обеспечение банковских технологий
- 34. Архитектуры абс
- 35. Информационное обеспечение автоматизированных информационных технологий в банке
- 36. Электронные банковские технологии.
- 38. Эл.Услуги дбо
- 39. Информационные системы используемые при дистанционном банковском обслуживании
- 40. Особенности дбо в России
- 41. Системы межбанковских расчетов
- 42. Автоматизация межбанковских расчетов
- 43. Электронные платежные системы в интернет
- 45. Защита информации в электронном бизнесе
- 22. Реляционная база данных и её особенности. Виды связей между реляционными таблицами.
- 23. Субд ms Access. Таблицы и их структура. Типы полей и их свойства. Контроль вводимых данных.
- 24. Запросы к базе данных и их использование. Виды запросов. Технология создания.
- 25. Формы, их виды. Структура формы. Свойства формы. Технология создания форм. Элементы управления и их использование в формах.
- 26. Отчёты, их назначение и использование. Виды отчётов. Структура отчёта. Технология создания.
- 1.Понятие информационной технологии. Этапы развития ит.
- 2. Новая информационная технология. Основные принципы компьютерной ит.
- 3. Классификация информационных технологий.
- 4. Понятие экономической информации. Свойства экономической информации.
- 5. Структура экономической информации.
- 6. Понятие ис. Этапы развития ис. Соотношение между ис и ит.
- 7. Состав и структура ис. Характеристика функциональных подсистем.
- 8.Характеристика обеспечивающих подсистем.
- 9. Жизненный цикл аис. Модели жизненного цикла.
- 1.Предпроектное обследование:
- 2. Проектирование:
- 3. Разработка ис:
- 4. Ввод ис в эксплуатацию:
- 5. Эксплуатация ис:
- 10. Информационная модель предприятия. Фазы разработки информационной модели.
- 11.Определение эффективности экономической информационной системы.
- 12.Электронная документация и ее защита.
- 13. Виды ит. Ит обработки данных.
- 14.Ит управления.
- 15. Ит поддержки принятия решений.
- 16.Ит экспертных систем.
- 37. Электронные услуги с использованием банковских карт.
- 44.Интернет-магазины.
- 19. Понятия о базах данных и системах управления ими.
- 27.Макросы и их конструирование.
- 20. Модели данных. Основные виды моделей. Сравнение моделей данных.
- 21.Функциональные зависимости и ключи.