5.6. Бухгалтера-контролера по налично-денежному обращению

В банковской практике оформлению платежных документов уделяется большое внимание, поэтому существуют основные требования к заполнению платежных документов:

• платежные документы должны содержать все необходимые реквизиты;

• все платежные документы должны быть составлены на машинных носителях или ЭВМ;

• при заполнении платежных документов не допускается подчисток и исправлений;

• в платежных документах число и год пишется цифрами, а месяц – прописью. Но, если документ составлен на компьютере, месяц может быть также написан цифрами;

• наименование плательщика и получателя, которые указаны в документах, должны соответствовать их назначению, указанному в уставе;

Эти документы должны быть подписаны лицами, которые имеют на это разрешение и образцы их подписи находятся в банке.

В начале операционного дня бухгалтер-контролер распечатывает себе документ, где указаны все документы, прошедшие за прошлый день (№ документа, номера счетов по дебету и по кредиту (14 знаков), и сумма по каждому документу). Напротив каждого документа бухгалтер-контролер проставляет порядковый номер. Затем он берет у операционистов первые экземпляры документов прошлого дня и проводит сверку, то есть: сверяет номера счетов, и суммы с теми, что указаны в документе. Найдя нужный документ, на бланке в верхнем углу он ставит порядковый номер, который соответствует этому документу, и после того, как он проведет сверку, бухгалтер-контролер должен сложить все документы в хронологическом порядке и проверить, все ли документы присутствуют. Сверяя документ, бухгалтер должен проверить наличие подписи бухгалтера-операциониста, наличие даты проводки и время проводки.

При нарушении указанных требований, данный документ является не действительным.

Ввод информации с документа на ЭВМ осуществляется по специально разработанной программе. В ней имеются готовые бланки документов, которые заполняются на основании полученных платежных документов от клиентов банка. Заполнение таких бланков документов следует очень внимательно, так как при неправильном занесении хотя бы одного реквизита ответственный работник несет полную материальную ответственность за правильное и своевременное зачисление средств на счета клиентов.

Лимиты устанавливаются исходя из:

- режима и специфики работы предприятия;

• отдаленности от банка;

• размер устанавливается по согласованию руководителя предприятия на основе расчетов среднедневных поступлений и выдачи наличности.

В случае открытия счета, юридические лица обращаются в учреждение банка по поводу лимита, сроков и порядка сдачи выручки. Все предприятия, имеющие счета в банке, на конец дня в своей кассе должны иметь суммы, не превышающие лимита.

Для установления лимита, до первого марта все предприятия подают в банк заявку-расчет в двух экземплярах. Всю наличность, сверх установленных лимита остатка наличности в кассе, предприятие обязано сдавать в порядке и в сроки, установленные учреждением банка для зачисления на их счета. В случае, если лимит остатка наличности в кассе предприятия вообще не установлен, вся имеющаяся наличность в его кассе на конец дня должна быть сдана в банк. Соблюдение предприятием лимита остатка наличности в кассе, порядка и сроков сдачи наличности должно контролироваться учреждениями банков, независимо от того, установлены эти лимиты непосредственно учреждениями банка или самостоятельно определены клиентами в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами. Установленные лимиты остатка наличности в кассе, порядок и сроки сдачи выручки в трехдневный срок от даты утверждения лимита сообщается учреждениями банка каждому предприятию, которому открыт текущий счет.

В целях усиления контроля за установлением банками лимитов кассы в случае отсутствия клиента, по указанному местонахождению учреждение банка сообщает об этом соответствующему органу Государственной Налоговой Администрации.

Для составления прогнозов наличного обращения, учреждения банков до начала прогнозируемого периода в установленные ими сроки получают от предприятий, независимо от форм собственности, а также от частных предпринимателей, имеющих счета в данном учреждении банка, необходимы отчетные и прогнозные материалы.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые расположены на территории двух или нескольких районов предоставляют кассовый заявки в учреждения банков, в которых находится текущий счет.

Учреждения банков в день получения кассовых заявок от таких организаций сообщают соответствующему учреждению банка и региональному управлению НБУ данные об объеме товарооборота и размере поступления выручки в их кассы на прогнозируемый квартал. Учреждения банков включают суммы поступлений и выдачи наличности в прогноз кассовых оборотов по статьям «Другие поступления» и «Выдача на оплату труда, денежные выплату и поощрения, другие выплаты, которые не входят в состав фонда оплаты труда».

Учреждения банков обеспечивают своевременное получение от предприятий независимо от форм собственности и вида деятельности, необходимых для составления прогнозов кассовых оборотов, а также заявки расчета на установление лимита остатка наличности в кассе. В случае наличия у клиента текущих счетов в нескольких учреждениях банков, указанный субъект хозяйствования в течение трех рабочих дней определяет основной текущий счет, по месту открытия которого, учреждения банков устанавливают лимит остатка наличности в кассе.

Заявка-расчет составляется таким клиентом исходя из общих кассовых оборотов. При утверждении лимита кассы, учреждение банка, в котором открыт основной счет, должно проанализировать приведенные в заявке-расчете показатели на основании кассовой книги клиента и других обосновывающих документов. Копия заявки-расчета с утвержденным лимитом представляется клиентом в течение трех рабочих дней другими учреждениями банков, в которых открыты его дополнительные счета.

Наличная выручка от реализации товаров и другие кассовые поступления сдаются предприятиями в установленном банком порядке. Сроки и порядок сдачи выручки устанавливается учреждениями банков по каждому предприятию по согласованию с его руководителем исходя из необходимости ускорения обращаемости денег и своевременного поступлении их в кассы банков:

• для предприятий, расположенных в местности, где есть учреждения банков и выручка сдается в банк – ежедневно в день поступления денег в их кассы;

• для предприятий, имеющих небольшие суммы выручки и находящихся на значительном расстоянии от учреждений банка или предприятий связи, - не реже одного раза в пять дней.

В случае наличия у предприятий или частных предпринимателей текущих счетов в нескольких учреждениях банков сдача выручки может осуществляться как на основной, так и на дополнительные счета.

Вечерние кассы принимают деньги от учреждений, предприятий, организаций и населения по окончанию операционного дня. Ни одной операции по выдаче денег из этой кассы не осуществляется. Приняв наличные кассир подписывает объявление, квитанцию и ордер, и ставит на них штамп Вечерняя касса, затем передает квитанцию вносителю денег. По окончанию работы вечерне кассы деньги, документы и печать закрываются в сейфе на два ключа, опломбируются и сдаются под охрану.

Учреждения банков в соответствии с действующим порядком ведения кассовых операций в Украине не одного раза в два года, согласно решению руководителя учреждения банка, проверяют соблюдение кассовой дисциплины на всех обслуживаемых ими предприятиях, независимо от форм собственности, и имеют право получать от них данные об их кассовых оборотах по источникам поступлений целевому назначению расходования денег.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется по данным бухгалтерского учета организаций за определенный период, квартал, полугодие, но не менее, чем за три месяца и с выделением операций за каждый месяц отдельно. В отдельных случаях учреждения банков при проведении проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины могут осуществлять контроль за достаточностью в их кассах размещенной монеты для выдачи сдачи гражданам.

В конце рабочего дня бухгалтер-контролер вместе с кассирами делает сверку кассовых документов, т.е. сверяет все записи в кассовых журналах по приходу и расходу с документами, по которым кассиры принимали или выдавали денежную наличность.

Итоговые суммы по журналам и по документам должны совпадать, если суммы совпадают, то считается, что день по кассе закрыт.

В «Кассовом журнале по приходу» указывает: номер документа, код, № счета, сумму и символ отчета. В нем используются такие символы:

02-выручка;

05-выручка приписной кассы;

08- выручка УМС

09-выручка театральная

11-услуги

12- страховые платежи

14-выручка у частных предпринимателей

28-депонирование заработной платы

30-выручка под отчет

31-акции

32-прочие

37-юбилейные монеты

39-валюта под отчет

Затем заносит документ в программу в приходные документы с корреспонденцией:

Д К

1001 3550, 3551

3550-авансы работникам банка на командировку

3551-авансы работникам банка на хозяйственные расходы.

По дебету также могут стоять счета по погашению ссуды, по погашению недостач, возврат не использованной суммы и т. д.

Проделав эту работу, бухгалтер-контролер передает приходный ордер в кассу.

Также к бухгалтеру-контролеру могут поступать « Объявления на взнос наличными», где в строке «Назначение платежа» указано: за открытие или закрытие счета, за открытие или закрытие валютного счета, за срочность, за справки, за пропуск, за чековую книжку, за карточку с образцами подписей. По этому документу составляется корреспонденция:

Д К

1001 6 класс

Когда поступает «Денежный чек», бухгалтер-контролер проверяет наличие подписи четкой печати, а затем сверяет с «Карточкой с образцами подписей и печати», а также он должен проверить чтобы сумма на передней стороне чека совпадала с суммой на обратной стороне чека. Затем заносит его в «Кассовом журнале по расходу», где он указывает: № счета клиента, корр. счет (три последние цифры в номере чека), сумму, проставляет символ отчета. В « Кассовом журнале по расходу» применяются такие символы отчета:40-заработная плата, материальная помощь.

41-специальное питание

42-стипендии

43-коммандировачные расходы

46-закупка с/х продуктов

50- пособие, пенсии, больничные

53-хозяйственные нужды

54-ссуды, кредит

55-вклады граждан

60-покупка ценных бумаг

66-валюта под отчет

72-излишки оборотной кассы

В банке, как правило, ведутся два вида кассовых журналов: внешний и внутренний. Во внешнем регистрируются чеки, а во внутреннем - расходные кассовые ордера. Зарегистрировав расходный ордер, бухгалтер-контролер ставит свою роспись. Составляет корреспонденцию:

Д К

3550,03551 1001

Также к бухгалтеру-контролеру могут поступать расходные ордера, где в строке « назначение платежа» указывается: «Сдача ветхих денег в НБУ», такой расходный ордер проводиться корреспонденцией

Д К

1007 1001

1007 – монеты и банкноты в дороге

В конце рабочего дня бухгалтер-контролер вместе с кассирами делает сверку кассовых документов, т.е. сверяет все записи в кассовых журналах по приходу и расходу с документами, по которым кассиры принимали или выдавали денежную наличность.