12.Электронная документация и ее защита.

Электронная документация: определение и особенности.

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные)и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов,хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является«регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

-более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

-более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

-более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

-возможность контекстного поиска;

-новые возможности защиты документов;

-упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;

-принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

-соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

-распределенность;

-масштабируемость;

-модульность;

-открытость;

-переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

-регистрация документов;

-контроль исполнения документов;

-создание справочников и работа с ними;

-контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

-создание и редактирование реквизитов документов;

-формирование отчетов по документообороту предприятия;

-импорт документов из файловой системы и Интернета;

-создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

-работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

-электронное распространение документов;

-работа с документами в папках;

-получение документов посредством сканирования и распознавания.

-уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

-обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всехх уровнях;

-поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

-исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешев ление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

-экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;

-поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

-обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

-протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

-оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Защита электронной документации

По характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие типы:

-угроза раскрытия информации;

-угроза нарушения целостности документа;

-угроза потери доступа к документу;

-угроза подделки документа.

По типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:

-природные

-непреднамеренные техногенные

-преднамеренные

Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:

-обеспечение надежности функционирования технических средств;

-обеспечение резервирования каналов связи;

-резервное дублирование информации;

-ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;

-разграничение прав доступа к файлам и папкам;

-внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;

-защита от вирусов;

-защита от "взлома" сетей.

Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.