1.2. Управление отделением банка и его организационная структура

Управление отделением возложено на управляющего, который действует на основании доверенности. Управляющий отделением непосредственно подчиняется управляющему отделением № 4447, который назначает и освобождает от должности.

Должность управляющего ОСБ РФ может занимать лицо с высшим профессиональным образованием по профилю работы и стаж в финансово-банковской или аналогичной деятельности на руководящих должностях не менее 3-х лет.

Управляющий ОСБ РФ имеет следующие должностные обязанности:

• осуществляет общее руководство и обеспечивает устойчивую эффективную работу отделения банка и его структурных подразделений в соответствии с Уставом Сбербанка, внутриведомственными документами и инструкциями в рамках действующего законодательства;

• в соответствии с проводимой Сбербанком экономической политикой определяет стратегию деятельности отделения и организует его работу на основе перспективных и текущих планов работы;

• рассматривает и утверждает Положения о структурных подразделениях отделения и должностные инструкции работников согласно штатному расписанию;

• осуществляет систематический анализ деятельности структурных подразделений и на этой основе принимает решения, направленные на выполнение функциональных задач, возложенных на отделение;

• обеспечивает организацию обслуживания населения и расширения сферы услуг, проведение необходимой массово-разъяснительной работы;

• разрабатывает и проводит мероприятия, направленные на совершенствование банковского дела, безналичных расчётов, операций с валютой, а также обеспечение кредитной политики;

• организует внедрение в работу отделения прогрессивных технологий, программ и методик с учётом прогнозирования развития Сбербанка;

• принимает меры к укреплению и развитию материально-технической базы отделения;

• рассматривает и утверждает в установленном порядке проектно-сметную документацию на строительство и ремонт служебных зданий;

• заключает хозяйственные и иные договоры с юридическими и физическими лицами в установленном порядке, в необходимых случаях предъявляет претензии и иски к этим лицам;

• утверждает акты на списание с баланса отделения пришедших в негодность имущества и инвентаря;

• проводит работу, направленную на предотвращение случаев причинения ущерба, в необходимых случаях принимает меры к его взысканию и привлечению к ответственности виновных лиц;

• обеспечивает сохранность денежных средств, ценностей и документов, несёт персональную ответственность за обеспечение сохранности ценностей в специальном хранилище отделения, принимает меры к оснащению помещений отделения охранной и пожарной сигнализацией;

• организует инкассацию денег и ценностей, обеспечивает бухгалтерский и статистический учёты и отчётность, представление достоверных сведений о деятельности отделения;

• осуществляет управление персоналом отделения, обеспечивает необходимые условия труда для его сотрудников;

• выполняет представительские функции вне отделения и обеспечивает взаимодействие с различными структурными подразделениями банка;

• организует делопроизводство с использованием современных средств связи и передачи информации, обеспечивает сохранение коммерческой тайны банка.

Заместитель управляющего отделением также действует на основании должностной инструкции и осуществляет следующую работу:

• курирует работу филиальной сети отделения, экономический сектор;

• осуществляет анализ деятельности операционного отдела отделения и филиалов, по операциям по приёму платежей от населения;

• обеспечивает организацию обслуживания населения и расширения сферы услуг;

• организует работу филиалов отделения, осуществляет контроль за режимом их работы, рассматривает и утверждает планы проведения технических учеб в филиалах;

• контролирует соблюдение операционно-кассовыми работниками инструкций;

• принимает меры по повышению квалификации операционно-кассовых работников, контролирует выполнение плана технической учёбы;

• осуществляет руководство отделением в отсутствие управляющего.

Приказом от 18 июня 1997г. № 02-263 утверждены Правила ведения бухгалтерского учёта № 61. Правила разработаны в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации, Федеральными законами РФ «О Центральном банке РСФСР (Банке России)», «О бухгалтерском учёте», иными законодательными актами Банка России.

Соблюдение Правил обеспечивает:

• быстрое и чёткое обслуживание клиентов;

• своевременное и точное отражение банковских операций в бухгалтерском учёте и отчётности;

• предупреждение возможности возникновения недостач, незаконного расходования денежных средств, материальных ценностей;

• сокращение затрат труда и средств на совершение банковских операций на основе применения средств автоматизации;

• надлежащее оформление документов, предупреждающее возникновение ошибок и совершение незаконных действий при выполнении учётных операций.

Сбербанк Российской Федерации разработал и утвердил Учётную политику в соответствии с Правилами бухгалтерского учёта № 61. За формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчётности ответственность несёт главный бухгалтер отделения. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству Российской Федерации, указаниям Центрального банка Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнение обязательств. Без подписи главного бухгалтера, а в его отсутствие - его заместителя, денежные и расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учёте» и на основании Правил бухгалтерского учёта, установленных Банком России разработаны правила документооборота и технология обработки учётной информации.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учёта и во внутренней бухгалтерской отчётности, обязаны хранить коммерческую тайну. За её разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Кроме документооборота информации на бумажных носителях организован электронный документооборот, который предусматривает создание системы, обеспечивающей подготовку, защиту, отправку, приём и обработку документов в электронном виде с использованием компьютерных средств обработки информации. Обмен электронными документами осуществляется по сети телекоммуникаций либо через магнитные носители. Электронный документ представляет собой файл, запись в базе данных или электронный образ документа, достоверность которого обеспечивается комплексом мероприятий защиты информации.

В соответствии с Уставом Сберегательный банк Российской Федерации осуществляет ревизии деятельности своих учреждений.

Служба внутреннего контроля по отделению проводит проверки деятельности отделения по всем его направлениям.

Главными задачами службы внутреннего контроля являются:

• контроль за ведением банковского дела в соответствии с Законом «О банках и банковской деятельности», нормативными документами Банка России, Уставом Сберегательного банка Российской Федерации, Совета банка, другими нормативными документами по вопросам банковской деятельности;

• своевременное предупреждение потенциальных потерь доходов отделения, а также случаев хищений и злоупотреблений;

В соответствии с задачами служба внутреннего контроля:

• проводит ревизии и целевые проверки деятельности отделения и его филиалов;

• осуществляет свою контрольную работу во взаимодействии с управляющим и главным бухгалтером отделения путём совместного принятия мер по материалам, свидетельствующим о негативных явлениях в деятельности подчинённых учреждений, исполнения предложений руководителей отделения о проведении внеплановых проверок подчинённых учреждений, участия в производственных совещаниях и мероприятиях, связанных с повышением квалификации аппарата отделения;

• обеспечивает реализацию материалов ревизий отделения и филиалов;

• вносит предложения управляющему отделения о привлечении в соответствии с действующим законодательством к дисциплинарной ответственности должностных лиц за нарушения, допущенные ими в работе, если за эти нарушения не предусмотрена административная или уголовная ответственность;

• ежеквартально анализирует отчётные, статистические данные деятельности отделения, проверяет их достоверность, а также подтверждает достоверность годовой бухгалтерской отчётности отделения;

• осуществляет контрольно-ревизионную работу в соответствии с разрабатываемыми годовыми планами, которые представляются для утверждения в контрольно-ревизионные отделы головного отделения за 50 дней до начала планируемого года;

• составляет и представляет вышестоящему подразделению контрольно-ревизионной службы отчётность в установленном порядке;

• совместно с руководителями отделения принимает необходимые меры по выявленным в учреждениях отделения случаям хищений, злоупотреблений, недостач, переплат и контролирует своевременность представления срочных извещений по этим фактам;

• совместно с управляющим и главным бухгалтером принимает меры по предотвращению потерь доходов отделения;

• проводит мероприятия по повышению квалификации контрольно-ревизионного аппарата.

Организационная структура управления Горномарийского отделения № 4447 представлена на рисунке 1.

Структурные подразделения Горномарийского ОСБ №4447 выполняют следующие основные функции:

Отдел контроля за вкладными операциями организует перечисление средств населения во вклады и проводит безналичные расчеты за товары и услуги, организует работу негосударственного пенсионного фонда СБ РФ.

Отдел по работе с юридическими лицами исследует конъюнктуру рынка и среды обслуживания юридических лиц, организует привлечение денежных средств юридических лиц в рублях и инвалюте, контролирует денежное обращение предприятий - клиентов банка, организует расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц в рублях и инвалюте, обслуживает бюджеты и внебюджетные фонды, осуществляет связь со средствами массовой информации, поддерживает фирменный стиль банка.

Отдел ценных бумаг организует работы по выпуску и размещению ценных бумаг банка, в т.ч. акций банка, размещает государственные ценные бумаги, осуществляет функции платежного агента, контролирует состояние инвестиций в ценные бумаги и эффективность портфеля акций и др. ценных бумаг, организует брокерское и депозитарное обслуживание клиентов на рынке ценных бумаг, проводит вексельные операции.

Отдел кредитования осуществляет кредитование юридических и физических лиц, находящихся на обслуживаемой территории, анализирует структуру кредитного портфеля отделения и разрабатывает предложения по выбору направлений кредитования, контролирует формирование резерва на возможные потери по ссудам.

Организационная структура управления Горномарийского отделения № 4447:

Операционный отдел обеспечивает универсальное обслуживание физических и юридических лиц на основе предоставления всего комплекса банковских услуг.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности организует бухгалтерский учет и отчетность в отделении, контролирует рациональное использование финансовых ресурсов, формирует сводную и достоверную информацию о финансовых результатах деятельности отделения.

Экономический отдел изучает конъюнктуру регионального финансового рынка, анализирует финансовую деятельность отделения, составляет сводные финансовые планы, сметы расходов и затрат отделения, контролирует их выполнение, готовит предложения по совершенствованию процентной политики отделения с учетом региональных особенностей, осуществляет планирование и прогнозирование деятельности отделения, собирает и анализирует статистическую информацию о деятельности отделения.

Главный инспектор по работе с персоналом осуществляет управление персоналом, ведает подбором и расстановкой персонала, отвечает за создание резерва и подготовку кадров.

Главный юрисконсульт обеспечивает соблюдение законности в деятельности отделения, осуществляет защиту прав и законных интересов отделения, обеспечивает правовыми методами имущественные интересы отделения.

Отдел автоматизации осуществляет введение и эксплуатацию в отделении систем и средств автоматизации банковских операций, обеспечивает внедрение и эксплуатацию систем межбанковских телекоммуникаций, организует техническое обслуживание средств вычислительной и банковской техники, эксплуатируемых в отделении, обеспечивает сопровождение и администрирование программных комплексов.

Отдел инкассации, охраны и экономической безопасности организует работу по инкассированию денег и ценностей, внедрению специального оборудования и спецтехники для обеспечения сохранности денег и ценностей, осуществляет сбор, обработку и анализ экономической информации о клиентах отделения, обеспечивает оперативный контроль за возвратностью кредитов, осуществляет внедрение и эксплуатацию систем защиты информации, обеспечивает внутреннюю и внешнюю безопасность учреждений отделения.

Служба внутреннего контроля проводит ревизии и целевые проверки деятельности учреждений отделения, предупреждает и своевременно выявляет негативные явления в деятельности отделения.

Общий отдел ведает решением вопросов социально-бытового обеспечения сотрудников отделения, организует работу по текущему ремонту и поддержанию зданий и сооружений отделения, а также оборудования и коммуникаций в надлежащем состоянии, организует делопроизводство в отделении.