Бланк-заказ на медиапланирование

Заказ №______ от______ 200______года

Клиент-менеджер___________________

Заказчик_____________

Рекламируемый продукт/услуга/марка

На какие СМИ необходимо составить медеаплан:

? Телевидение (перечислить каналы)

? Пресса (перечислить издания)

? Любые необходимые, по мнению специалиста, каналы (отметить), где ещё будет проходить данная рекламная кампания помимо перечисленных ранее каналов__________

Используемые рекламные материалы:

Форма оплаты

Срок рекламной кампании с по

Планируемый бюджет (если необходимо, указать для каждого

СМИ отдельно)

Скидка фиксированная от объема

Срок исполнения заказа рабочих дней

Согласовано (подпись медиаплеэнера)

Примечания

Этот документ — основа для проведения медиаобсчета (который документом не является), расчета бюджета рек­ламной кампании, составления графика размещения рекламы в СМИ и календарного плана проведения рек­ламной кампании, которые должны быть завизированы заказчиком и являются документами.

С образцами этих документов можно ознакомиться, про­читав раздел, посвященный медиапланированию.

На основании брифов составляются медиапланы, ори­гинал-макеты, эскизы, тексты. Это как бы промежуточ­ные рекламные продукты, проекты будущей рекламы. Все это своего рода документы - их подписывает рекламода­тель.

Одним из самых важных документов на этапе проекти­рования и производства рекламного продукта является бланк сопровождения заказа, который заполняется ме­неджером РА совместно с представителем рекламодате­ля. И.Гольман [11] предлагает следующий вариант блан­ка сопровождения заказа, снабжая его комментариями:

Рассмотрим его внимательнее. Вверху — сведения о заказчике. Справа — место для визы директора или его заместителя. С полу­чением этой визы работе дают ход.

Таким образом, не запускаются в дело неоплаченные работы, что раньше бывало сплошь и рядом.

В левой колонке сверху вниз даны:

• сведения о тираже (количестве) продукции (изделий);

■ срок исполнения, указанный производственному отделу;

• даты основных этапов производственного цикла. Во второй слева колонке:

• вид изделия (из наиболее употребительных), для уникально­ го оставлена строчка;

• дополнительные виды обработки.

Третья колонка:

• вид печати (сюда, правда, «затесался» плоттер, который бывает и режущим);

• материал;

• используемые цвета.

В крайней колонке справа:

• сведения об оригинал-макете;

• формат издания (изделия);

• виды вывода (очень важно, с учетом многообразия видов производства);

• масштаб при выводе;

• архивные сведения (очень важно: заказчики все время по­вторяют работы, и хорошая архивация сохраняет много времени и сил).

Заполненный «Бланк заказа» передается по технологической цепочке от одного производственного участка к другому, пока не будут выполнены все запланированные в «Бланке» работы. С готовой продукцией он возвращается к менеджеру, курирующему заказ, и, вместе с подписанным заказчиком оригинал-макетом, служит основным документом для оценки ее соответствия требо­ваниям заказчика.

По «Бланку» определят и причину задержки исполнения, если таковая произошла, и «автора» ошибок, если таковые случи­лись. А то, что каждая ошибка должна иметь вслух названного «автора», нам теперь предельно ясно. Даже степень его наказа­ния не столь важна. Главное, чтобы все «бракоделы» были на­званы. Это — мощный заслон на пути систематического повторения ошибок.

Это не единственный вариант бланка заказа. Каждое РА (рекламный отдел СМИ) разрабатывает для себя наи­более удобный вариант, учитывающий специфику произ­водства рекламы и особенности клиентуры. Приведем еще один пример.

Бланк-заказ на производство аудио- видеопродукции

Заказ № от 200 года

Заказчик

Предмет производства:

• Статичная компьютерная заставка

• Озвученная компьютерная заставка

• Аудиоролик

• Видеоролик

• Съемки на выезде у клиента

• Перемонтаж

• Наложение адресного плана

• Другое

Параметры производства: Хронометраж сек

Номер лицензии/информация о сертификации

(Сценарный план с подробным описанием аудио- и видеоряда составляется отдельно и, после согласования с заказчиком, явля­ется неотъемлемой частью данного заказа).

Стоимость производства заказа (без налогов)

Стоимость с учетом налогов

Срок исполнения заказа (с момента согласования сценария и внесения предоплаты) рабочих дней

Клиент-менеджер:

Примечание:

Бланки заказа сопровождают производство рекламных продуктов при их путешествии по разным отделам РА, помогают избежать ошибок, недоразумений.

Итак, рекламный продукт готов, услуги оказаны и на­ступает последний этап сотрудничества рекламодателя с РА или с рекламным отделом СМИ — завершение отно­шений в системе «рекламодатель — РА». Документом, по­дытоживающим сотрудничество РА (СМИ) и рекламода­теля, закрывающим договор, является акт сдачи-при­ема работ. Он должен быть подписан обеими сторонами. В случае несогласия заказчика, подкрепленного реальны­ми аргументами (например, несоответствие по какому-то параметру продукции согласованным образцам), состав­ляется с перечислением необходимых доработок и сроком их исполнения.

Акт сдачи-приема работ

к Договору № от « » 2003 г.

г.Ростов-на-Дону « » 2003 г.

ОАО N, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Гене­рального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и PA S, именуемое в даль­нейшем «Исполнитель», в лице директора Яковлева Якова Яков­левича, действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о том, что Заказчик принял, а Испол­нитель сдал услуги по:

1. Разработке фирменного стиля Заказчика

2. Разработке и реализации рекламной кампании

3. Разработке и производству рекламных продуктов

и пришли к соглашению о том, что предусмотренные Договором

№ работы выполнены в полном объеме и надлежащем виде.

Договорная цена выполненных работ составляет

рублей.

Претензий со стороны Заказчика по выполнению работ нет.

Представитель Заказчика

Представитель Исполнителя

Если результатом сотрудничества с РА является про­изводство каких-либо материальных ценностей (проспек­тов, буклетов, сувенирной продукции и т.д.), рекламода­телю для того, чтобы забрать рекламные продукты, нуж­но оформить накладную (см. образец 5).

Если лицо, которому предстоит забрать продукцию, не имеет права подписи, ему выдают доверенность (см. об­разец 6) на получение продукции.

Все документы, связанные с обслуживанием того или иного клиента, должны быть упорядочены. Они хранятся как в РА, так и у рекламодателя.

Договор и/или счет с описанием работы и условий ее

выполнения.

Бланки-заказы на производство и размещение рекла­мы.

Брифы.

Сценарии, рекламные тексты, макеты (с подписями кли­ента).

Графики размещения рекламных материалов.

Календарный график рекламной кампании.

Утвержденный бюджет.

Эфирная справка (выдается клиенту по требованию и служит подтверждением реального размещения реклам­ных материалов в теле- или радиоэфире). Акт сдачи-приема работ и/или накладная. Доверенность на право получения продукции и/или под­писания Акта сдачи-приема.

Платежное поручение, которым Заказчик оплатил работу по «безналу» и/или приходный ордер, зафиксировавший оплату наличными деньгами.

Не всякий рекламный заказ сопровождается составле­нием всех перечисленных документов. Приведенные в спис­ке документы обслуживают достаточно большие комплекс­ные рекламные кампании. При небольших заказах, на­пример изготовление визиток, можно ориентироваться на минимальную документацию — счет, бланк-заказ, дове­ренность, платежное поручение или приходный ордер.

Желательно, чтобы все указанные документы были ори­гиналами (кроме платежного поручения заказчика). Оформ­ление документов производится до начала проведения рек­ламной кампании, во время проведения рекламной кампа­нии и завершается сразу же после окончания рекламной кампании.

Кроме документов, обслуживающих взаимодействие с клиентами, большое значение имеют так называемые до­кументы внутреннего пользования. Бухгалтерская доку­ментация не является предметом описания. Представим лишь те документы, которые находятся в ведении специ­алиста по рекламе. Финансовая справка является доку­ментом внутреннего пользования и позволяет точно, по факту, представить реальное движение денежных пото­ков в ходе проведения рекламной кампании.

Финансовая справка рекламной кампании

Клиент-менеджер

Клиент

Название рекламной кампании

В обязанности менеджера по рекламе входит составление фи­нансового отчета за месяц. Эта процедура помогает не только упорядочить финансовые поступления, но и обобщить информацию о клиентах.

Финансовый отчет за месяц

Месяц

Клиент-менеджер

для внутреннего пользования используется и рапорт о ходе и результатах рекламной кампании. В качестве воз­можного варианта авторы А.Курилина и В.А.Курнатовская приводят следующий текст [12, с. 64]:

Клиент-менеджер: Мария Иванова

Клиент магазин: «Светлячок» (одежда и обувь для детей и подростков)

Контактное лицо: (ФИО представителя клиента) Рекламируемый продукт /услуга: 20 % скидка на детскую де­мисезонную обувь; распродажа демисезонной одежды

Период действия торгового предложения клиента: сентябрь-октябрь 2000 года

Период проведения рекламной кампании: 21.08.2000 - 30.10.2000

Предложения для клиента по проведению рекламной кампании:

1. Разработаны следующие варианты рабочих слоганов дан­ ной рекламной кампании:

a. Файл либо тексты всех предложенных клиенту слоганов (с указание автора, даты, когда они были презентованы клиенту)

b. Вариант слогана, принятый клиентом

c. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент)

2. Производство и размещение на канале 3 информационных сюжетов: отказ клиента

a. Описание предложения (основная идея, формат, сроки, ав­ тор сюжетов)

b. Причина отказа (указать аргументы клиента).

3. Производство слайд-фильма:

a. Файл либо ссылка на файл с вариантами сценариев слайд- фильма (с указание даты презентации сценариев и т.д.)

b. Вариант сценария, принятый клиентом

c. Дата оформления и номер внутренней заявки, сроки сдачи работы по плану

d. Дата сдачи слайд-фильма клиенту

e. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент).

4. Разработка графика размещения рекламных материалов:

a. Дата оформления и номер внутренней заявки, сроки сдачи работы по плану

b. Вариант графика, принятый клиентом

c. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент).

5. Размещение строчной информации в «бегущей строке» на канале:

а. Утвержденные тексты объявлений, сроки выхода объявле­ний в эфир

Описание проблем (коротко, если таковые были), возникших в процессе работы над рекламной кампанией:

Результаты рекламной кампании: оценка результатов клиент-менеджером.

В РА четко разграничиваются обязанности, назнача­ются приказом ответственные за составление тех или иных документов сотрудники в области подготовки документов, устанавливаются лица, которые обладают правом подпи­си, создается жесткая технология документооборота, где каждый документ «привязан» ко времени, к выполняе­мой работе и к конкретным сотрудникам.

В конце каждого квартала проводится сверка докумен­тов, чтобы до сдачи квартального баланса все бумаги были в порядке.

Эти несложные правила во многом помогут упорядо­чить работу в РА, избежать путаницы, претензий как со стороны клиентов, так и со стороны контролирующих ор­ганов.

Контрольные вопросы и задания

1. Перечислите основные документы, сопровождающие взаимоотношения РА с рекламодателем. Какие функции выполняет каждый из них?

2. Каковы особенности документального оформления наличного и безналичного расчета? Какие недостатки и преимущества имеет наличный и безналичный расчет?

3. Соберите коллекцию прайс-листов нескольких реклам­ных агентств (3—5). Охарактеризуйте их. О каких осо­бенностях маркетинговой стратегии самого РА можно го­ворить, проанализировав прайс-листы? Все ли рекламные агентства предоставили вам прайс-листы? Если нет, то как вы думаете, почему?

4. Охарактеризуйте документы «внутреннего пользо­вания».

Составьте, оформите, напечатайте формы для доку­ментов, обслуживающих работу РА. Сформируйте папку документов. Составьте рекомендации по их использованию

6. Изучите статьи главы 3 «Права и обязанности рек­ламодателей, рекламопроизводителей и рекламораспро-странителей» Закона РФ «О рекламе». Составьте инст­рукции, касающиеся документации, для работников РА, используя положения закона «О рекламе».

Статья 21. Сроки хранения материалов, содержащих рекла­му.

Рекламодатель, рекламопроизводитель и рекламораспростра-нитель обязаны хранить материалы или их копии, содержащие рекламу, включая все вносимые в них последующие изменения, в течение года со дня последнего распространения рекламы.

Статья 22. Предоставление рекламной информации для про­изводства и распространения рекламы.

1. Рекламопроизводитель и рекламораспространитель вправе требовать, а рекламодатель в этом случае обязан предоставлять документальные подтверждения рекламной информации.

2. Если деятельность рекламодателя подлежит лицензирова­нию, то при рекламе соответствующего товара, а также при рек­ламе самого рекламодателя последний обязан предоставлять, а рекламопроизводитель и рекламораспространитель обязаны тре­бовать предъявления соответствующей лицензии либо ее надле­жаще заверенной копии.

Статья 23. Обязанность рекламопроизводителя информиро­вать рекламодателя об обстоятельствах, которые могут приве­сти к нарушению законодательства РФ о рекламе.

Рекламопроизводитель обязан своевременно информировать рекламодателя о том, что соблюдение требований последнего при производстве рекламы может привести к нарушению законода­тельства РФ о рекламе.

Если рекламодатель, несмотря на своевременное и обоснован­ное предупреждение рекламопроизводителя, не изменит свое тре­бование (требования) к рекламе, либо не представит по требова­нию рекламопроизводителя документальное подтверждение дос­товерности предоставляемой для производства рекламы инфор­мации, либо не устранит иные обстоятельства, которые могут сделать рекламу ненадлежащей, рекламопроизводитель вправе в установленном порядке расторгнуть договор и потребовать пол ного возмещения убытков, если договором не предусмотрено иное.

Статья 24. Предоставление информации органам исполни­тельной власти.

Рекламодатели, рекламопроизводители и рекламораспрост-ранители обязаны по требованию федеральных органов исполни­тельной власти (их территориальных органов), на которые воз­ложен контроль за соблюдение законодательства РФ о рекламе, в установленный срок предоставлять достоверные документы, объяс­нения в устной или письменной форме, видео- и звукозаписи, а также иную информацию, необходимую для осуществления пре­дусмотренных настоящим законом полномочий.

10. Проанализируйте форму договора, опубликованно­го в журнале «Рекламодатель» (2001. — № 1). Сравните его с уже знакомыми вам договорами. Какие отличия име­ет договор? Преимущества и недостатки? С какими пунк­тами договора вы бы не согласились, будучи представите­лем РА? Рассмотрите документы, дополняющие договор. В каких случаях они нужны? Когда без них можно обой­тись?

Договор

На изготовление рекламной продукции

г. № « » 200 г.

. . „ »

именуемое в дальнейшем «Рекламист», в лице

действующего на основании , с одной

стороны, и ,

именуемое в дальнейшем «Рекламодатель», в лице

, действующего на основании

, с другой стороны, заключи­ ли настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Рекламодатель поручает, а Рекламист обязуется выпол­нить работу по рекламе

в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

2. Обязательства сторон

2.1. Рекламист обязуется:

2.1.1. Представить на рассмотрение Рекламодателю в днев­ных срок со дня подписания настоящего Договора Программу работ по п. 1.1. (с указание в ней этапов работ, сроков их начала и окон­чания, количества рекламируемых изделий, товаров, услуг), ви­дов рекламной продукции и способов ее размещения (Приложение 1 к настоящему Договору, далее по тексту — Программа).

Программа утверждается Рекламодателем и после ее утвержде­ния становится неотъемлемой частью настоящего договора.

2.1.2. Изготовить своими силами и из своих материалов рекламу (товаров и услуг) Рекламодателя (в том числе выполнить все пред­ шествующие изготовлению операции — макетирование, эскизирование, составление текстов и т.п.) в соответствии с Программой.

3. Представить на утверждение Рекламодателю образцы подлежащей тиражированию рекламной продукции до начала ее тиражирования.

4. Знакомить Рекламодателя по его требованию с ходом работ по изготовлению рекламы.

5. Размещать рекламную продукцию в соответствии с Про­граммой в том случае, если Рекламодатель не берет на себя обя­зательства по ее размещению.

2.2. Рекламодатель обязуется:

2.2.1. Предоставить Рекламисту информацию, необходимую для:

А) для составления Программы;

Б) изготовления образцов рекламной продукции, в том числе:

• образцы ранее вышедшей рекламы;

• образцы (изображения) рекламируемых товаров;

• характеристики рекламируемых товаров;

• описание рекламируемых услуг;

— перечень предоставляемых Клиенту скидок и льгот. Нужные позиции в пункте 2.2.1 Б подчеркнуть. В рамках на­ стоящего договора действуют подчеркнутые позиции.

2.2.2. Утвердить Программу по п. 2.1.1. не позднее дней

со дня ее представления на рассмотрение.

3. Утвердить образцы рекламной продукции по п.2.1.2. и в соответствии с п.2.1.3 не позднее дней со дня ее представ­ления на рассмотрение.

4. Оплатить работу Рекламиста по настоящему договору в соответствии с п.З.

3. Цена работ и порядок расчетов

3.1. Величина цен на выполненную Рекламистом работу по настоящему договору определяется следующими документами:

• «Соглашение о ценах» (Приложение 2), являющимся неотъ­емлемой частью настоящего договора.

• «Протоколом обсуждения» Программы и /или образцов (при условии действия п.3.2.

• «Дополнительным соглашением» об участии в доходах (при условии действия п.3.3.)

Цена работ Рекламиста в соответствии с «Соглашением о це­нах» составляет ( ) без учета НДС.

3.2. При обсуждении совместно с Рекламистом Программы или подлежащих тиражированию образцов в течение более чем

часов, Рекламодатель оплачивает Рекламисту

рублей за каждый последующий час совместно­ го обсуждения; общая сумма оплаты фиксируется в «Протоколе обсуждения» и вносится в акт приемки-сдачи при завершении работ по настоящему договору.

3. В случае, если предполагается участие Рекламиста в до­ходах Рекламодателя, полученных от использования им реклам­ной продукции по настоящему договору, условия такого участия оговариваются «Дополнительным соглашение» к настоящему до­говору.

4. Оплата по п.3.1. и 3.2. производится единовременно за

выполненную работу с авансовым платежом в размере %

от стоимости работ, указанной в п.3.1.

5. Оплата по п.3.3. производится в соответствии с условия­ми «Дополнительного соглашения».

6. Расчеты по настоящему договору производятся Рекламо­дателем путем перечисления денежных средств на расчетный счет Рекламиста.

4. Порядок приемки работ

4.1. Рекламодатель принимает выполненную Рекламистом ра­боту по акту приемки-сдачи работ.

Фактом выполнения работы считается:

• утверждение Рекламодателем образцов рекламной продук­ции в случае, если дальнейшее размещение рекламной продукции Рекламодатель берет на себя, или

• факт размещения Рекламистом рекламной продукции в со­ответствии с Программой, если действует п.2.1.5. настоящего Договора.

4.2. Подписанный обеими сторонами акт приемки-сдачи работ является основание для проведения окончательных расчетов по настоящему Договору.

5. Ответственность сторон

1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обяза­тельств по настоящему Договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. В случае досрочного расторжения договора по основани­ям, изложенным в п.6.2. расходы, понесенные Рекламистом, воз­мещению не подлежат.

3. В случае досрочного расторжения договора по п.6.2.1. Рекламодатель не должен использовать разработанную в рамках настоящего Договора рекламную продукцию.

4. Рекламист не несет ответственности за фактические (от­личающиеся от указанных в п.2.1.1.) показатели и качество то­варов и услуг Рекламодателя.

6. Срок действия договора, досрочное расторжение договора

6.1. Настоящий Договор заключен на срок с

года по года и вступает в силу с момента подпи­сания.

6.2. Договор может быть расторгнут по требованию Рекламо­дателя в следующих случаях:

1. Неудовлетворительного содержания, художественного, эстетического и иного качества рекламной продукции. Право оцен­ки качества рекламы принадлежит Рекламодателю.

2. При нарушении промежуточных сроков в соответствии с Программой, если таковое нарушение ставит под угрозу срыва окончательный срок выполнения Договора.

3. При неисполнении или ненадлежащем исполнении обяза­тельств по настоящему договору одной из сторон другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор с виновной стороной и предъявить требования о возмещении по­несенных убытков.

4. В случае установления нецелесообразности или невозмож­ности дальнейшего проведения работ заинтересованная сторона вносит предложение о досрочном расторжении настоящего Дого­вора с письменным уведомлением за неделю.

7. Прочие условия

1. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим Догово­ром, стороны руководствуются действующим законодательством.

2. При возникновении споров по настоящему Договору стороны руководствуются действующим законодательством.

7.3. При возникновении споров по настоящему Договору сто­роны примут все меры к их разрешению путем переговоров. При недостижении договоренности споры должны рассматриваться в третейском суде или органах арбитража.

Настоящий Договор составлен в 2-х экземплярах, по одному для каждой стороны. Оба экземпляра имеют одинаковую силу.

8. Реквизиты сторон

8.1. Рекламист 8.2. Рекламодатель

Подпись Подпись

М.П. М.П.

Дополнительное соглашение К договору № от

Мы, нижеподписавшиеся, от лица Рекламодателя и от лица Рекламиста

исходя из того, что эффективная деятельность Рекламиста будет способствовать успешной реализации товаров, услуг Рекламода­теля, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Сверх оплаты, предусмотренной в указанном Договоре, Рек­ламист имеет право на получение доли дохода от реализации рекламируемых товаров, услуг Рекламодателя.

2. Причитающаяся Рекламисту доля дохода исчисляется сле­дующим образом:

Величина доли Рекламиста от ежемесячного дохода Рекламо­дателя составляет %

Ежемесячный доход Рекламодателя, принимаемый за базу для расчета, составляет ( ) рублей.

Указанная сумма оспариванию не подлежит.

Величина причитающейся Рекламисту доли дохода составля­ет: ( ) рублей.

НДС на указанную сумму составляет: ( )

рублей.

Подлежит ежемесячному перечислению на счет Рекламиста:

( )рублей

3.Срок участия Рекламиста в доходах Рекламодатедя сторонами согласован с ____..._____________по ___________________

Рекламист Рекламодатель

Подпись Подпись М.П.

М.П.

Приложение № 1

К договору №____________

От