Класифікація документов

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

• За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.

• За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

• За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

• За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.

• За напрямом / вхідні та вихідні.

• За формою / стандартні та індивідуальні.

• За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.

• За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.

• За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.

• За складністю / прості та складні.

• За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.

• За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.

• За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

Класифікація документів

За призначенням:

• Документи щодо особового складу

• Довідково-інформаційні документи

• Обліково-фінансові документи

• Господарсько-договірні документи

Документи щодо особового складу

• Автобіографія

• Резюме

• Заява

• Пропозиція

• Скарга

• Характеристика

• Трудова книжка

• Особовий листок з обліку кадрів

Довідково-інформаційні документи

• Анотація

• Відгук

• Рецензія

• Висновок

• Довідка

• Звіт

• План

• Службові листи

• Оголошення

• Протокол, витяг з протоколу, резолюція

• Прес-реліз. Стаття

• Наукова робота (курсова, дипломна)

• Конспект

• Адреса

• Телефонограма, радіограма, факс

• Доповідна записка

• Пояснювальна записка

• Резолюція

• Повідомлення

Обліково-фінансові документи

• Акт

• Доручення

• Розписка

• Список

• Таблиця

• Накладна

Господарсько-договірні документи

• Договір

• Трудова угода

• Контракт