4. Інші облікові документи щодо особового складу

До iнших облiкових документiв щодо особового складу вiдноситься штатно-посадова книга, яка є основним робочим документом служби персоналоу, який показує стан укомплек-тованості апарату пiдприємства i його пiдроздiлiв працiвника-ми всiх категорiй персоналу. Цю книгу складають на основi штатного розкладу пiдприємства за визначеною формою з та-кими графами:

•          номер за порядком;

•          найменування пiдроздiлiв i посад;

•          посадовий оклад;

•          категорiя персоналу;

•          прiзвище, iм’я та по батьковi;

•          рiк народження;

•          освiта, спецiльнiсть за освiтою;

•          дата i номер наказу про призначення на посаду. Книга слугує для визначення якiсного складу працiвникiв

у даний час (рiк, квартал, мiсяць). Для цього треба порiвняти штатний розклад (потребу) зі штатно-посадовою книгою (фактична укомплектованiсть).

Штатно-посадова книга дає можливiсть службi персоналу оперативно дати вiдповiдь щодо укомплектованостi якiсним i кiлькiсним складом персоналу будь-якого пiдроздiлу пiдприємства.

Для оперативного пошуку даних i одержання рiзних довiдок про працiвникiв, що працюють, переведенi в iншi пiдроздiли, вибули, про загальний i безперервний стаж роботи служба персоналу веде абеткову книгу, в якiй зазначається:

•          номер з/п; прiзвище, iм’я та по батьковi;

•          номер особової справи, особової картки;

•          мiсце роботи, номер наказу про призначення i пе-ремiщення;

•          стаж роботи (безперервний, загальний);

•          дата i номер наказу про звiльнення.

Для визначення частоти змiнностi (плинностi) кадрiв на тiй чи iншiй посадi i для вивчення причин плинностi на посадi ведуть посадову картку.

Особові листки з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під час чи то приймання його на роботу (навчання), чи то для участі в певному конкурсі тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних гро-мадянина, оформлених шляхом фіксації їх у таблицях.

Основні реквізити:

•          назва виду документа (особовий листок; анкета науко-вого працівника); прізвище, ім’я, по батькові, дата і місце народження, фото того, хто заповнює документ;

•          відомості про освіту;

•          відомості про наукові ступені, вчені звання;

•          якими мовами володіє;

•          трудова діяльність;

•          державні нагороди;

•          вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки;

•          відомості про родину;

•          паспортні дані; домашня адреса;

•          особистий підпис;

•          дата заповнення документа.