3. Основні вимоги до організації сучасного діловодства

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

• управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;

• загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

• канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Відповідно служба діловодства родить:

• розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

• організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

• організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

• організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

• здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх матинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

• контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;

• здійснює приймання. Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

• реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

• удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;

• здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

• організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

• впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

• завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.