Система кодирования – совокупность принципов кодирования. Наиболее распространенные системы кодирования:

• Порядковая – всем позициям присваиваются порядковые номера без их пропусков. Эта система кодирования не требует предварительной классификации и допускает добавление объектов только в конец, поэтому используется при кодировании небольших совокупностей объектов.

• Серийная – по выбранному признаку серийности совокупность делят на группы. За каждой группой закрепляется серия кодов с учетом размера группы и резерва, в пределах которой отдельным позициям присваиваются коды по порядку. Например, номера счетов в бухгалтерском плане счетов.

• Позиционная (разрядная) – каждый разряд кода закрепляется за определенным признаком. Эта система кодирования применяется при сложных иерархических и при фасетных классификациях в соответствии с множеством признаков классификации для кодирования больших совокупностей. По такой системе кодирования составлен, например, номер счета в банке, состоящий из 20 знаков, где первые 5 разрядов обозначают код счета по банковскому плану счетов, 6-8 разряды – код вида валюты, 9 разряд – защитный ключ, 10-11 разряды – номер филиала, 12-13 разряды – номер подразделения, 14-20 разряды – номер счета.

Требования к кодам:

• должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию, и давать им однозначное обозначение;

• должны быть единые во всей системе обработки информации;

• предоставлять возможность добавления объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

• иметь максимальную информированность при минимальной значимости;

• должны позволять осуществлять автоматическую группировку, поиск, контроль данных;

• должны быть стабильные, не должны меняться, коды выбывших объектов новым объектам не присваиваются;

• коды одного массива должны иметь одинаковое количество знаков;

• удобство, простота.

После присвоения кодов создается классификатор – систематизированный свод наименований и их кодовых обозначений.При автоматизированной обработке коды и классификаторы хранятся в памяти ЭВМ. При составлении классификаторов производится классификация информации и ее кодирование – присвоение кодов в соответствии с выбранной системой кодирования.

Классификаторы разрабатываются:

• общегосударственные – единые для всей страны;

• отраслевые – используются на предприятиях одной отрасли,

• региональные – используются в пределах региона,

• локальные – составляются и используются на предприятии.

Общегосударственные классификаторы начали создаваться в стране в 1970-х годах. В составе общероссийских классификаторов важное место занимают:

общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

совокупность обозначений административно-территориальных объектов (СОАТО);

общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) и др.

К классификаторам относятся планы бухгалтерских счетов, существуют классификаторы банков (коды БИК), налоговых органов и т.д.

Локальные классификаторы на предприятиях особенно важны при автоматизированной обработке информации. Чаще всего они вводятся в ЭВМ и используются при составлении документов. Например, это классификаторы подразделений, сотрудников, материальных ценностей (материалов, основных средств, видов готовой продукции), контрагентов (поставщиков, покупателей) и т.д. Классификаторы в автоматизированной информационной системе часто называют справочниками. Назначение справочников – облегчение заполнения первичных документов. При заполнении в документе реквизита, являющегося постоянной информацией, происходит обращение к справочнику. Если нужный реквизит есть в справочнике, он выбирается и заносится в документ, если отсутствует – его можно занести в справочник, не выходя из режима составления документа.

2.6. Система документации и документооборот

Классификаторы используются при составлении документов.

Входные и выходные документы – утвержденные формы носителей информации, имеющие юридическую силу, являются основными носителями информации в информационной системе предприятия. Документы можно классифицировать.

По сфере деятельности:

• бухгалтерские;

• банковские;

• статистические;

• плановые;

• кадровые и т.д.

По порядку составления:

• первичные;

• сводные.

По способу заполнения:

• заполняемые вручную;

• заполняемые автоматизировано.

По виду носителя информации:

• бумажные;

• картонные;

• электронные (на машинных носителях);

• пластиковые и т.д.

По отношению к объекту управления:

• входящие;

• исходящие.

По отношению к информационной системе:

• входные;

• выходные.

Распространение автоматизированной обработки экономической информации потребовало унификации и стандартизации всей документации – разработки и использования стандартных и единых для всех предприятий форм документов. Система документации – совокупность документов, циркулирующих на объекте.

По ряду документов разработаны единые унифицированные, стандартные формы. Каждой разработанной форме документа присвоен код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). По организационно-распорядительной документации утвержден Постановлением Госстандарта ГОСТ Р 6-30-2003. Большая часть документации финансово-кредитных учреждений, а также первичных и отчетных документов бухгалтерского учета унифицированы. Их формы утверждаются Центральным банком РФ, Министерством финансов.

Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Требования к документам:

• стандартная форма построения,

• приспособление к автоматизированной обработке и удобное восприятие человеком,

• минимизация показателей,

• исключение дублирования информации,

• включение всех необходимых показателей,

• обслуживание всех звеньев и видов хозяйственного руководства.

Применение унифицированной системы документации обеспечивает:

• сокращение количества форм документов;

• использование единых форм документов;

• стандартизацию и единообразие оформления документов;

• употребление единой терминологии.

При наличии утвержденных, унифицированных форм документов, в информационной системе предприятия они должны использоваться. При отсутствии стандартных форм, на предприятии должна быть разработана собственная форма документа с учетом всех стандартов и требований к документам. Такая форма утверждается руководителем предприятия. Так же руководитель утверждает формы бухгалтерских регистров и систему организации документооборота. Регистры любой формы счетоводства являются способом организации и хранения информационных массивов. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Федеральном законе РФ «О бухгалтерском учете» и Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

При проектировании информационного обеспечения информационной системы предприятия обследуются все применяемые на предприятии формы документов, неунифицированные формы по возможности заменяются унифицированными, разрабатываются собственные формы.

Большое значение придается правильной организации документооборота – движения документа от момента первой записи до сдачи в архив. При проектировании информационной системы разрабатываются графики документооборота и схемы информационных потоков. Организация электронного документооборота – необходимость для предприятий, учреждений с большими объемами документооборота (п. 9. 3). Для этого можно использовать текстовые редакторы, специализированные системы управления документооборотом, вычислительные сети.

Первичные учетные документы оформляются и передаются в бухгалтерию в соответствии с установленным на предприятии графиком документооборота, который разрабатывается под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем. График документооборота позволяет рационально распределить обязанности между работниками, вести точный учет, своевременно составлять отчетность. График документооборота отражает взаимосвязи между структурными подразделениями по поводу создания и сроков представления документов.

Рациональной организации документооборота способствует уменьшение количества документов, упрощение их формы, устранение дублирования, автоматизация сбора и регистрации информации.

2.7. Базы и банки данных. Базы знаний

Основной формой хранения информации (показателей, классификаторов, документов и др.) во внутримашинном варианте является база данных.

База данных - совокупность структурированных данных, отражающая их взаимосвязанность, обеспечивающая удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. В отличие от локальных файлов, базы данных основываются на принципах интегрированного использования информации в системе.

База данных позволяет:

• устранить многократный ввод и дублирование одних и тех же данных;

• сократить избыточность данных;

• устранить противоречивость данных;

• совместно использовать данные для решения большого круга задач пользователя;

• обеспечить удобство доступа к данным;

• обеспечить защиту данных.

Банк данных – это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных.

Главными составляющими банка данных являются база данных, ЭВМ, обслуживающий персонал и СУБД – программный продукт, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы. Распространенные СУБД – Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper, для крупных предприятий используются Oracle, Informix, SQL-Server и др.

Логическая модель организации данных в базе данных может быть

• иерархическая – в виде дерева с вертикальными связями, выражающими подчинение нижнего уровня высшему,

• сетевая – с вертикальными и горизонтальными связями,

• реляционная – представляет собой совокупность таблиц, наиболее распространенная.

Базы знаний содержат факты (данные) и правила, законы (эвристики), которые управляют использованием фактов и позволяют находить решения сложных задач в некоторой предметной области. Базы знаний являются основой экспертных систем – компьютерных программ, которые позволяют модифицировать знания и опыт человека-эксперта.